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身元調査におけるプライバシー

概要

採用前の身元調査では、通常の照会先確認から、機微性の高い犯罪歴データまで、幅広い個人データを処理します。GDPR第10条は、犯罪の有罪判決および犯罪に関するデータの処理に特別な制限を設けており、適切な保護措置を定めるEU法または加盟国法による許可を必要としています。犯罪関連データ以外にも、身元調査では信用履歴、学歴、専門職登録、ソーシャルメディア上の活動、就労資格の確認を扱うことがあり、それぞれに異なる比例性およびデータ最小化の要件が伴います。あらゆる身元調査の基本となるのは、職務に基づく必要性の原則です。身元調査の範囲は、すべての職種に一律に適用するのではなく、特定の職務とそれに伴うリスクに見合うものでなければなりません。

法的枠組み

第10条 — 犯罪の有罪判決に関するデータ

「第6条（1）に基づく、犯罪の有罪判決および犯罪に関する個人データ、または関連する保安措置に関する個人データの処理は、公的機関の管理下で行われる場合、またはデータ主体の権利および自由に対する適切な保護措置を定めたEU法もしくは加盟国法によって処理が許可される場合に限り、実施するものとする。」

主な要件：

• 犯罪関連データの処理には、国内法による個別の許可が必要です（正当な利益だけでは不十分です）。
• 国内法では適切な保護措置を定める必要があります。
• 犯罪の有罪判決に関する包括的な登録簿を保持できるのは、公的機関の管理下にある場合に限られます。

第6条（1） — 身元調査全般の適法な根拠

確認の種類	適法な根拠	備考
照会先確認	第6条（1）（b）契約上の必要性 ＋ 第6条（1）（f）正当な利益	雇用上の決定に必要です。職務上の照会先に限定します。
犯罪経歴の確認	第6条（1）（c）法的義務、または第6条（1）（e）公共の任務	国内法が特定の職務について確認を義務付けるか許可している場合に限ります。
信用調査	第6条（1）（f）正当な利益	財務上の責任を伴う職務に限定し、利益衡量テストを通過する必要があります。
資格の確認	第6条（1）（b）契約上の必要性	契約上の要件を確認するために必要です。
就労資格の確認	第6条（1）（c）法的義務	国内の移民法に基づき義務付けられています。
ソーシャルメディアのスクリーニング	第6条（1）（f）正当な利益	厳しく制限されています。以下の詳細な分析を参照してください。
健康診断	第9条（2）（b）＋国内法	職務で特定の健康基準が求められる場合に限ります。

国内の犯罪経歴確認の枠組み

英国 — DBS（Disclosure and Barring Service）

開示には3つのレベルがあります。

レベル	内容	対象となる職務
Basic DBS	未消滅の有罪判決のみ	あらゆる職務。本人が申請します。
Standard DBS	消滅した有罪判決および未消滅の有罪判決、注意、譴責、最終警告	1974年犯罪者更生法（例外）命令1975に記載された職務（例：弁護士、会計士、医療従事者）
Enhanced DBS	Standard ＋ 関連する警察情報 ＋ 該当する場合は就業禁止リストの確認	子どもや脆弱な成人に関わる規制対象の活動、国家安全保障に関わる信頼性の高い職務

GDPR準拠に関する主な要件：

• 1974年犯罪者更生法は、ほとんどの雇用目的で消滅した有罪判決を考慮することを禁止しています。
• DBS証明書は雇用主ではなく申請者のものです。
• 雇用主はDBS証明書のコピーを保管せず、DBS証明書番号、発行日、結果（問題なし／問題あり）のみを記録する必要があります。
• DBS Update Serviceを利用すると、新しい証明書を請求せずに継続的なステータス確認を行えます。

ドイツ — Führungszeugnis（無犯罪証明書）

• Belegart N（標準）：90日分を超える日数罰金または3か月を超える禁錮刑に該当する有罪判決を記載します（例外あり）。
• Belegart O（拡張）：未成年者に関わる職務について、すべての有罪判決を記載します。
• 雇用主がFührungszeugnisを請求できるのは、その職務上必要な場合に限られます。すべての職種で定型的に請求するのは不相応です。
• 雇用主は証明書を閲覧できますが、コピーを保管すべきではありません。確認結果に問題がなかったことだけを記録してください。

フランス — Extrait de Casier Judiciaire

• Bulletin No. 3（雇用で最も一般的）：最も重大な有罪判決（執行猶予なしで2年を超える拘禁刑）のみを記載します。
• 雇用主がBulletin No. 3を請求できるのは、業務の性質上正当化される特定の職務に限られます。
• 公共部門の職務については、行政機関がBulletin No. 2に直接アクセスできます。

オランダ — Verklaring Omtrent het Gedrag（VOG）

• VOG（行状証明書）は法務省が発行します。
• VOGには、特定の職務に関連する情報が本人の司法記録に含まれているかどうかだけが記載され、有罪判決そのものは開示されません。
• 雇用主は審査プロファイルを指定します（例：「persons」は社会的弱者と関わる職務、「finances」は金融関連の職務）。

前科の消滅 — 更生の原則

欧州の多くの法域では、更生の原則が適用されています。所定の期間が経過すると、有罪判決は「消滅」したものとして扱われ、雇用上の目的で考慮できなくなる場合があります。更生に関する法律によって保護されている消滅した有罪判決を処理することは、国内法とGDPRのデータ最小化の原則の両方に違反します。

法域	更生に関する枠組み	主な規則
英国	1974年犯罪者更生法	例外対象の職務を除き、消滅した有罪判決の開示や考慮は認められません
ドイツ	BZRG（連邦中央登録法）	所定の期間（5～15年）が経過すると、証明書から有罪判決が削除されます
フランス	刑法第133-16条	所定の期間が経過すると自動的に更生されます
オランダ	Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens	司法データは20年後（成人）または5年後（未成年者）に削除されます

比例性の枠組み

役割に応じた必要性の評価

すべての役割で、同じレベルのバックグラウンドチェックが正当化されるわけではありません。比例性の原則により、チェックの範囲は役割固有のリスクに合わせて調整する必要があります。

役割のカテゴリー	適切なチェック	過度なチェック
一般事務職員	就労資格、推薦状、資格の確認	犯罪歴、信用調査、ソーシャルメディアのスクリーニング
財務管理者	就労資格、推薦状、資格、信用調査、基本的な犯罪歴（詐欺関連の犯罪）	拡張犯罪歴、ソーシャルメディアのスクリーニング
教員／青少年支援員	就労資格、推薦状、資格、禁止対象者リストを含む拡張犯罪歴	信用調査、ソーシャルメディアのスクリーニング
警備員	就労資格、推薦状、SIA ライセンスの確認、標準的な犯罪歴	拡張犯罪歴（規制対象の業務でない場合）、信用調査
倉庫作業員	就労資格、推薦状	犯罪歴（高額商品を取り扱う場合を除く）、信用調査、資格の確認
上級管理職	就労資格、推薦状、資格、役員在任歴の確認、基本的な犯罪歴	拡張犯罪歴（規制対象の役割でない場合）

Atlas Manufacturing Group の例：Atlas はバックグラウンドチェックプログラムの比例性を見直し、倉庫作業員や食堂スタッフを含むすべての職種に基本的な DBS チェックを求めていたことが判明しました。DPO の助言を受け、Atlas は段階的なチェック体制を導入しました。

• すべての役割：就労資格の確認、専門職としての推薦状 2 通
• 財務にアクセスできる役割（財務、調達、上級管理職）：信用調査＋基本的な DBS
• 研究開発ラボにアクセスできる役割：基本的な DBS（知的財産の価値を考慮）
• 18 歳未満の施設訪問者と接する役割（見習い指導員）：禁止対象者リストを含む拡張 DBS

ソーシャルメディアのスクリーニング

候補者のソーシャルメディアをスクリーニングすることは、バックグラウンドチェックの中でも特にプライバシーへの侵害性が高い行為の 1 つです。次の情報が明らかになる可能性があります。

• 政治的見解（Art. 9(1)）
• 宗教的または哲学的信条（Art. 9(1)）
• 労働組合への加入状況（Art. 9(1)）
• 健康情報（Art. 9(1)）
• 性的指向（Art. 9(1)）
• 人種または民族的出自（Art. 9(1)）

ソーシャルメディアのスクリーニングが正当化される可能性がある場合：

• 候補者の公開発言が組織の評判に直接影響する可能性がある、対外的な役割
• 公的な知名度が高い上級管理職
• 国内法でスクリーニングが認められている、セキュリティクリアランスが必要な役割

実施する場合の要件：

• 公開されている情報に限定する（友達申請や偽のプロフィールは禁止）
• 役割に関連する情報に限定する
• 可能な限り遅い段階で実施する（候補者の絞り込み後、最終的な内定の前）
• 確認した内容とその結果を明確に記録する
• ソーシャルメディアのスクリーニングが選考プロセスの一部であることを候補者に伝える
• 偶然確認された特別カテゴリーのデータは記録も採用判断への利用もしない

データ最小化と保持

収集時のデータ最小化

• 一律のスクリーニングではなく、役割に関連する特定のチェック結果のみを収集する
• 本人確認書類のコピーは確認後に保持しない（書類を撮影して確認し、画像を削除する。確認を完了した記録のみを保持する）
• 犯罪歴証明書のコピーは保持しない。証明書の参照番号、日付、結果のみを記録する
• 必要以上の推薦状を集めない（専門職としての推薦状 2 通が標準であり、個人的な人柄に関する推薦状は一般に過度です）

保持期間の上限

データの種類	保持期間	根拠
就労資格確認記録	雇用期間＋2年	法的義務（移民法の要件）
リファレンスへの回答	採用決定から6か月	試用期間中の紛争に対応するうえで十分
犯罪歴確認の結果（照会番号＋結果のみ）	雇用期間	規制対象の職務における継続的な規制遵守に必要
信用調査の結果	採用決定から6か月	雇用決定後の継続的な必要性なし
資格確認記録	雇用期間	専門職登録を継続して維持する必要がある場合がある
ソーシャルメディア審査の記録	採用決定から6か月、または不採用の場合は直ちに削除	保持を最小限にするため。非常に機微な情報
不採用候補者のバックグラウンドチェックデータ	最長6か月	法的請求の時効期間（差別の申し立てリスクが確認された場合は12か月に延長）

不採用候補者

不採用となった候補者のバックグラウンドチェックデータは、次の要件を満たす必要があります。

• 採用決定から6か月以内に削除する（差別の申し立てリスクが確認された場合は12か月以内）
• 今後の採用に備えて、候補者の一般データベースに保持しない
• 候補者が同意を撤回するか、消去を請求した場合は、それより早く削除する

候補者の権利

情報提供を受ける権利 — Art. 13

バックグラウンドチェックを実施する前に、候補者に次の事項を知らせる必要があります。

• 実施する具体的なチェック
• 各チェックの適法な根拠
• チェックの実施者（該当する場合は第三者の審査プロバイダー）
• 取得するデータ
• 採用決定におけるデータの利用方法
• 保持期間
• Arts. 15-22 に基づく権利

異議を申し立てる権利

• 最終的な雇用決定を下す前に、候補者に不利なチェック結果について話し合い、異議を申し立てる機会を設ける必要があります
• 犯罪歴の確認で有罪判決が明らかになった場合、候補者が背景情報（更生を示す証拠、情状酌量の事情）を提示できるようにする必要があります
• 犯罪歴が少しでもある候補者をすべて拒否する自動失格方針は違法です。犯罪の性質、職務との関連性、経過した時間を考慮し、個別に評価する必要があります

第三者の審査プロバイダー

バックグラウンドチェックを第三者プロバイダーが実施する場合：

• GDPR Art. 28 に基づくデータ処理契約を締結する必要があります
• プロバイダーは、雇用主（管理者）の指示に基づいて処理を行う処理者です
• 雇用主は実施可能なチェックの内容を指定する必要があり、プロバイダーは承認された範囲を超えてチェックを実施してはなりません
• 合意した保持スケジュールに従い、プロバイダーは結果を雇用主に送信した後、チェックデータを削除する必要があります
• （グローバルな審査プロバイダーでは一般的な）国際移転は、GDPR Chapter V に準拠する必要があります

執行事例

当局	事例	罰金／結果	主な問題
ICO（英国）	Experian、2020年	執行通知	Experianの雇用審査サービスは、データ主体に対する十分な透明性を確保せずに個人データを処理していました
CNIL（フランス）	SAN-2019-007	EUR 30,000	雇用主が、確認期間を超えて犯罪歴証明書を人事ファイルに保持していました
AEPD（スペイン）	PS/00321/2020	EUR 50,000	雇用主が候補者に知らせずにソーシャルメディア審査を実施し、採用決定で特別カテゴリのデータを利用していました
Autoriteit Persoonsgegevens（NL）	2021年の調査	是正命令	雇用主が、職務ごとの必要性を評価せず、すべての職務についてVOGを要求していました
Garante（イタリア）	Provvedimento 2020-0893	警告	雇用主が不採用候補者のバックグラウンドチェックデータを5年間保持していました。これは過剰な保持です

統合ポイント

• 雇用における同意の制限：ほとんどのバックグラウンドチェックでは、同意は適切な適法根拠ではありません（employment-consent-limits スキルを参照）。
• 従業員の DSAR への対応：候補者や従業員は、バックグラウンドチェックデータへのアクセスを請求する場合があります（employee-dsar-response スキルを参照）。
• HR システムのプライバシー設定：バックグラウンドチェックデータの保存とアクセスは、適切な制限を設けて設定する必要があります（hr-system-privacy-config スキルを参照）。
• 従業員の健康データ：雇用前の健康診断には、別個の規則が適用されます（employee-health-data スキルを参照）。