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ビジネスレポート

忙しい読者がまず流し読みし、その後にじっくり読むレポートを作成します。 構成で論旨を示し、文章で補足します。

執筆前

1. 依頼内容と添付ファイルから、次の4点を明確にします。真に欠けていて推測できない場合に限り、質問してください。レポートが支える意思決定、読者（経営幹部、チーム、クライアント、規制当局）、対象期間または範囲、分量（指定がなければ2～4ページ）。
2. 下書きを始める前に、添付または参照されたファイルをすべて最後まで読みます。数値、名称、日付は必ずそれらの情報源から取得し、記憶に頼ってはいけません。情報源に記載がない場合は、数値を作り出さず、レポートにその旨を記載します。
3. まず、結論を1文で書きます。1文で言い切れない場合は、まだ執筆を始める準備ができていません。

構成

次の見出しをこの順序で使い、太字の段落ではなく、正式な見出しスタイル（見出し1）を適用します。依頼の内容に反する場合に限り、セクションを省略します。

1. エグゼクティブサマリー — 3～6文。結論、それを支える2～3の事実、読者に求める決定または行動を記載します。背景や方法論は含めません。
2. 背景 — なぜ今この問いが生じているのかを説明します。対象範囲と期間を示します。何を調査し、何を対象外としたかを、それぞれ短い段落で記載します。
3. 調査結果（または分析）— 調査結果ごとに小見出し（見出し2）を1つ設け、発見した順ではなく、意思決定にとって重要な順に並べます。各小見出しでは、最初の文で調査結果を1行で述べ、その後に根拠を示します。比較は表に、傾向は期間と出典をそれぞれ明記した数値の短い箇条書きにまとめます。
4. 提言 — 番号付きで記載します。各項目では、情報源から特定できる場合、担当者と期限を含む行動を示し、実施しない場合のコストまたはリスクを1文で続けます。提言は上記の調査結果に基づくものとし、新しい事実を持ち込んではいけません。
5. リスクと未解決の問い — 結論が誤りとなる可能性と、依然として不明な点を記載します。短い箇条書きにします。
6. 付録 — 出典一覧、本文に収めるには大きすぎるデータ表、定義を記載します。記載する内容がある場合に限ります。

文体

• 平易で断定的な文を使います。1文につき1つの要点を述べます。形容詞より具体的な数値を優先します。「大幅に減少」ではなく「第3四半期に12％減少」とします。
• すべての数値に単位と期間を付けます。「調査結果」では出典（括弧内のファイル名または文書タイトル、あるいは脚注）も記載します。
• 「おそらく可能かもしれない」といった、ためらいを重ねた表現は避けます。重要な箇所で確信度を1度だけ示します。
• 前置きのためだけの表現（「重要なのは」「目まぐるしく変化する今日の世界では」など）は使いません。要点から始めます。
• 読者が使う言語に合わせます。情報源と依頼が同じ言語の場合、見出しも含め、レポート全体をその言語で作成します。

文書の書式設定

• 文書タイトルスタイルでタイトルを付け、その下に、日付と分かる場合は著者またはチーム名を1行のサブタイトルとして記載します。
• セクションには正式な見出しスタイル、提言には正式な番号付きリスト、比較には正式な表を使います。タブ、手動入力の番号、太字だけの行で構造を擬似的に表現してはいけません。
• 表には見出し行を設け、見出しに単位を記載し、数値を右揃えにします。列数は最大6列です。各表の上に1行のキャプションを付けます。
• ユーザーから求められない限り、装飾要素、色、画像は使いません。

完了と伝える前に

• エグゼクティブサマリーと提言の内容が一致していることを確認します。結論と行動の件数を一致させます。
• サマリーに記載した数値はすべて、出典とともに「調査結果」にも記載します。
• 見出しには見出しスタイル、リストにはリストスタイルが適用されていることを確認します。
• 最初と最後の段落を読み返し、それぞれ単独でも意味が通ることを確認します。
• 使用した構成と、情報源を確認できなかった内容をユーザーに伝えます。