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CRM のメンテナンス

クイックスタート

参照先のメールやカレンダーイベントからコンテキストを取得し、適切な HubSpot のコンタクトと取引を特定して、アクティビティを記録し、変更点を提示します。取引の整理では、最近のメールやカレンダーのアクティビティと照合して取引を監査し、更新案を提示します。承認を得ずに更新を適用してはいけません。

User: "log this call to the Acme deal"
→ Read the most recent completed calendar event
→ Confirm attendees map to the Acme deal's contacts
→ Write a call activity on the Acme deal
→ Report: "Logged call to Acme Q2 Expansion. [deal link]"

ワークフロー

1. 意図を特定します。 ユーザーのメッセージとコンテキストに基づいて、次の3つのパスのどれに該当するかを判断します。

   • メールパス — 「CRMを更新して」「これを取引に追加して」、またはメールスレッドへの言及がある場合
   • 通話パス — 「この通話を記録して」「ミーティングを記録して」、またはカレンダーイベントへの言及がある場合
   • 整理パス — 「HubSpotを整理して」「この取引は最新の状態ですか」、または特定の取引を監査する依頼の場合 意図が曖昧な場合（例：「HubSpotを更新して」とだけあり、参照先のメール、ミーティング、取引が示されていない場合）は、先にどのパスを使うかユーザーに確認します。

2. コンテキストを収集します。

   • メールパス：スレッド（件名、参加者、直近の1～3件のメッセージ）を読み取ります。主要な社外コンタクトを特定します。
   • 通話パス：カレンダーイベント（タイトル、出席者、日時、説明）を読み取ります。イベントが指定されていない場合は、直近24時間以内に終了した最も新しいミーティングを使い、処理を進める前にユーザーに確認します。
   • 整理パス：取引（ステージ、金額、クローズ日、次のステップ、関連付けられたコンタクト、直近60日間のアクティビティ）に加え、取引のコンタクトが関係する直近14日間のメールスレッドとカレンダーイベントを取得します。

3. HubSpot のコンタクトと取引を特定します。 メールパス／通話パスでは、次の手順に従います。

   • メールアドレスで HubSpot のコンタクトを検索します。コンタクトが見つからない場合は、メールの署名またはカレンダーの招待情報から作成します。書き込む前に、チャットで作成することを伝えます。
   • 適切な取引を次の順で探します。（a）ユーザーが指定した取引があればそれを選択、（b）コンタクトの未完了の取引が1件のみならそれを選択、（c）コンタクトの未完了の取引の中からメールの件名またはミーティングのタイトルをもとに曖昧一致で探し、書き込む前に確認、（d）一致する取引がなければユーザーに確認します。取引を自動作成してはいけません。
   • フィールド名、アクティビティの種類、関連付けのルールについては、HubSpot に書き込む前にreference/hubspot-fields.mdを読みます。
   • 重複排除や取引の特定に曖昧さがある場合は、先にreference/gotchas.mdを確認します。最もよくある失敗例が記載されています。

4. アクションを実行します。

   • メールパス：スレッドの件名をタイトルに、簡潔な要約（スレッド全体ではなく）を本文にして、メールアクティビティを書き込みます。日時には最新のメッセージの日時を設定します。手順例については、reference/examples/log-email-happy-path.mdを参照してください。
   • 通話パス：イベントのタイトル、所要時間、利用可能なメモを含めて、通話アクティビティを書き込みます。日時にはイベントの開始時刻を設定します。コンタクトが見つからない場合の例を含む手順例については、reference/examples/log-call-happy-path.mdを参照してください。
   • 整理パス：reference/cleanup-checklist.mdに従って各フィールドを確認し、変更案の一覧を作成します。現在の値と変更案を並べて表示します。ユーザーが承認した内容のみを書き込みます。詳しい手順例については、reference/examples/cleanup-deal.mdを参照してください。

5. 承認ゲート — 外部から見える書き込みはすべて対象です。 コンタクトの作成やアクティビティの記録では、書き込む前にユーザーに伝え、書き込み後に結果を提示します。整理に伴う編集では、ユーザーが具体的な変更を承認するまで、何も書き込んではいけません。

6. 実行内容を報告します。 何を書き込んだか、何が保留中かをユーザーに伝えます。可能であれば、対象の取引への HubSpot リンクを含めます。簡潔にまとめます。

承認ゲート

• レコードは絶対に削除しないでください。 コンタクト、取引、アクティビティを問わず削除しません。ユーザーから依頼された場合は、このスキルでは対応できないことを伝え、HubSpot を案内してください。
• ユーザーから明示的な承認を得ずに、取引ステージを変更したり取引をクローズしたりしないでください。 根拠が十分にある場合でも同様です。変更を提案し、判断を保留してください。
• 依頼されていない取引を新規作成しないでください。 該当する取引を特定できない場合は、ユーザーに確認してください。
• コンタクトを作成する前に、その旨を伝えてください。 1行で伝えれば、ユーザーが誤記や重複を見つけられます。
• 整理の際は、変更前後を並べて表示してください。 現在の値と提案する値を示し、項目ごとに承認を待ってください。

リファレンス

• reference/hubspot-fields.md — このスキルで使用するアクティビティの種類、フィールド名、関連付けのルール
• reference/cleanup-checklist.md — 取引の整理で確認するフィールドと、それぞれの項目を指摘するために必要な根拠
• reference/gotchas.md — コンタクトの特定、アクティビティの要約、整理の提案に関する適切な例／不適切な例
• reference/examples/log-email-happy-path.md — 実例：既存の取引へのメール記録
• reference/examples/log-call-happy-path.md — 実例：既存の取引へのミーティング記録、コンタクトが未登録の場合
• reference/examples/cleanup-deal.md — 実例：長期間更新されていない取引の監査