financial-document-management

請求書オーガナイザー

このスキルは、請求書、領収書、財務書類が雑然と入ったフォルダーを、手作業なしで整理された税務申告用のファイリングシステムに変換します。

このスキルを使うタイミング

• 税務申告の準備にあたり、記録を整理する必要があるとき
• 複数の取引先にまたがる事業経費を管理するとき
• 散らかったフォルダーやメールからダウンロードした領収書を整理するとき
• 継続的な簿記のために請求書の自動ファイリングを設定するとき
• 財務記録を年やカテゴリごとにアーカイブするとき
• 経費精算のために支出を照合するとき
• 会計士向けの書類を準備するとき

このスキルでできること

1. 請求書の内容を読み取ります：PDF、画像、書類から次の情報を抽出します。

   • 取引先／会社名
   • 請求書番号
   • 日付
   • 金額
   • 商品またはサービスの説明
   • 支払い方法

2. ファイル名を統一します：標準化されたファイル名を作成します。

   • 形式：YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - ProductOrService.pdf
   • 例：2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf

3. カテゴリ別に整理します：用途に応じたフォルダーに振り分けます。

   • 取引先別
   • 経費カテゴリ別（ソフトウェア、事務用品、出張など）
   • 期間別（年、四半期、月）
   • 税区分別（控除対象、個人用など）

4. 複数の形式に対応します：次のファイルを扱えます。

   • PDF形式の請求書
   • スキャンした領収書（JPG、PNG）
   • メールの添付ファイル
   • スクリーンショット
   • 銀行取引明細書

5. 元のファイルを保持します：コピーを整理しながら、元のファイルも保存します。

使い方

基本的な使い方

散らかった請求書フォルダーに移動します。

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

次に、Claude Code に次のように依頼します。

Organize these invoices for taxes

または、より具体的に次のように依頼します。

Read all invoices in this folder, rename them to 
"YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" format, 
and organize them by vendor

高度な整理

Organize these invoices:
1. Extract date, vendor, and description from each file
2. Rename to standard format
3. Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
4. Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant

手順

ユーザーから請求書の整理を依頼された場合：

1. フォルダーをスキャンする

   すべての請求書ファイルを特定します：

   # Find all invoice-related files
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   調査結果を報告します：

   • ファイルの総数
   • ファイルの種類
   • 日付の範囲（ファイル名から判別できる場合）
   • 現在の整理状況（または整理されているかどうか）

2. 各ファイルから情報を抽出する

   各請求書について、次の情報を抽出します：

   PDF の請求書の場合：

   • テキスト抽出を使用して請求書の内容を読み取ります
   • よくある表記を確認します：
     • 「Invoice Date:」、「Date:」、「Issued:」
     • 「Invoice #:」、「Invoice Number:」
     • 会社名（通常は上部に記載されています）
     • 「Amount Due:」、「Total:」、「Amount:」
     • 「Description:」、「Service:」、「Product:」

   画像のレシートの場合：

   • 画像内の見えるテキストを読み取ります
   • 販売元名を特定します（多くの場合、上部に記載されています）
   • 日付を探します（一般的な形式を確認します）
   • 合計金額を確認します

   ファイルの内容が不明瞭な場合の代替手段：

   • ファイル名の手掛かりを利用します
   • ファイルの作成日／更新日を確認します
   • 重要な情報が不足している場合は、手動確認が必要なものとしてフラグを付けます

3. 整理方法を決める

   指定がない場合は、ユーザーに希望を尋ねます：

   I found [X] invoices from [date range].
   
   How would you like them organized?
   
   1. **By Vendor** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, etc.)
   2. **By Category** (Software/, Office Supplies/, Travel/, etc.)
   3. **By Date** (2024/Q1/, 2024/Q2/, etc.)
   4. **By Tax Category** (Deductible/, Personal/, etc.)
   5. **Custom** (describe your structure)
   
   Or I can use a default structure: Year/Category/Vendor
   

4. 標準化されたファイル名を付ける

   各請求書に、次の形式に従ったファイル名を付けます：

   YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext
   

   例：

   • 2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf

   ファイル名のベストプラクティス：

   • ハイフン以外の特殊文字を削除します
   • 販売元名を正しい表記で大文字にします
   • 説明は簡潔でわかりやすいものにします
   • 並べ替えやすいよう、日付形式（YYYY-MM-DD）を統一します
   • 元のファイル拡張子を保持します

5. 整理を実行する

   ファイルを移動する前に、計画を提示します：

   # Organization Plan
   
   ## Proposed Structure
   

   Invoices/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Services/ │ └── Office/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Services/ └── Office/

   
   ## Sample Changes
   
   Before: `invoice_adobe_march.pdf`
   After: `2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf`
   Location: `Invoices/2024/Software/Adobe/`
   
   Before: `IMG_2847.jpg`
   After: `2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg`
   Location: `Invoices/2024/Office/Staples/`
   
   Process [X] files? (yes/no)
   

   承認後：

   # Create folder structure
   mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe"
   
   # Copy (don't move) to preserve originals
   cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf"
   
   # Or move if user prefers
   mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"
   

6. 概要レポートを作成する

   すべての請求書の詳細を記載した CSV ファイルを作成します：

   Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path
   2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
   2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/2024-03-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
   ...
   

   この CSV は、次の用途に便利です：

   • 会計ソフトウェアへのインポート
   • 会計士との共有
   • 経費の追跡と報告
   • 税務申告の準備

7. 完了内容の概要を提示する

   # Organization Complete! 📊
   
   ## Summary
   - **Processed**: [X] invoices
   - **Date range**: [earliest] to [latest]
   - **Total amount**: $[sum] (if amounts extracted)
   - **Vendors**: [Y] unique vendors
   
   ## New Structure
   

   Invoices/ ├── 2024/ (45 files) │ ├── Software/ (23 files) │ ├── Services/ (12 files) │ └── Office/ (10 files) └── 2023/ (12 files)

   
   ## Files Created
   - `/Invoices/` - Organized invoices
   - `/Invoices/invoice-summary.csv` - Spreadsheet for accounting
   - `/Invoices/originals/` - Original files (if copied)
   
   ## Files Needing Review
   [List any files where information couldn't be extracted completely]
   
   ## Next Steps
   1. Review the `invoice-summary.csv` file
   2. Check files in "Needs Review" folder
   3. Import CSV into your accounting software
   4. Set up auto-organization for future invoices
   
   Ready for tax season! 🎉
   

例

例 1：税務申告の準備（Martin Merschroth 氏より）

ユーザー：「税務申告用の請求書が雑然としたフォルダーにあります。整理して、適切なファイル名に変更してください。」

手順：

1. フォルダーをスキャンし、PDF と画像を 147 個検出します
2. 各請求書を読み取り、次の情報を抽出します：
   • 日付
   • 販売元名
   • 請求書番号
   • 商品／サービスの説明
3. すべてのファイル名を変更します：YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf
4. 2024/Software/、2024/Travel/ などに整理します
5. 会計士向けに invoice-summary.csv を作成します
6. 結果：数分で、税務申告に使えるよう請求書を整理できます

例 2：毎月の経費照合

ユーザー：「先月の事業用レシートをカテゴリー別に整理してください。」

出力：

# March 2024 Receipts Organized

## By Category
- Software & Tools: $847.32 (12 invoices)
- Office Supplies: $234.18 (8 receipts)
- Travel & Meals: $1,456.90 (15 receipts)
- Professional Services: $2,500.00 (3 invoices)

Total: $5,038.40

All receipts renamed and filed in:
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`

CSV export: `march-2024-expenses.csv`

例 3：複数年のアーカイブ

ユーザー：「3 年分の請求書が雑然としています。年別、次に販売元別に整理してください。」

出力：次の構成を作成します：

Invoices/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

各ファイルは日付と説明を含む適切な名前に変更されます。

例 4：メールからダウンロードしたファイルの整理

ユーザー：「Gmail から請求書をダウンロードしています。ファイル名がすべて『invoice.pdf』、『invoice(1).pdf』などになっています。この状態を整理してください。」

出力：

Found 89 files all named "invoice*.pdf"

Reading each file to extract real information...

Renamed examples:
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Invoice - Monthly Subscription.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Invoice - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Invoice - Pro Plan.pdf

All files renamed and organized by vendor.

よくある整理パターン

販売元別（シンプル）

Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

年別・カテゴリー別（税務申告向け）

Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Services/
│   └── Travel/
└── 2024/
    └── ...

四半期別（詳細な追跡向け）

Invoices/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Office/
│   │   └── Travel/
│   └── Q2/
│       └── ...

税務カテゴリー別（会計士向け）

Invoices/
├── Deductible/
│   ├── Software/
│   ├── Office/
│   └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/
│   └── Meals-Travel/
└── Personal/

自動化の設定

継続的に整理する場合：

Create a script that watches my ~/Downloads/invoices folder 
and auto-organizes any new invoice files using our standard 
naming and folder structure.

これにより、請求書が届くたびに整理する永続的な仕組みを作成できます。

プロのヒント

1. メールを PDF にスキャンする：Preview などを使って、まずメールの請求書を PDF として保存します
2. ダウンロード先を統一する：一括処理できるよう、すべての請求書を 1 つのフォルダーに保存します
3. 毎月のルーティンにする：請求書は年単位ではなく、月単位で整理します
4. 元のファイルをバックアップする：整理する前に、元のファイルを保管しておきます
5. CSV に金額を含める：予算管理に役立ちます
6. 控除対象かどうかをタグ付けする：税控除の対象となる経費を記録します
7. 領収書は 7 年間保管する：一般的な監査期間です

特殊なケースへの対応

情報が不足している場合

日付や販売元を抽出できない場合：

• ファイルに手動確認のフラグを付けます
• 代替としてファイルの更新日を使用します
• 「Needs-Review/」フォルダーを作成します

請求書が重複している場合

同じ請求書が複数回表示される場合：

• ファイルのハッシュを比較します
• 最も品質の高いバージョンを残します
• 概要に重複があることを記載します

複数ページの請求書

請求書が複数のファイルに分割されている場合：

• 必要に応じて PDF を結合します
• 各パートに一貫した命名規則を使用します
• 請求書が分割されている場合は CSV に記載します

標準外の形式

形式が特殊な領収書の場合：

• 可能な情報を抽出します
• 可能な範囲で標準化します
• 重要な情報が不足している場合は確認のフラグを付けます

関連するユースケース

• 立替払いの精算用経費報告書の作成
• 銀行取引明細書の整理
• 取引先との契約書の管理
• 古い財務記録のアーカイブ
• 監査への準備
• サブスクリプション費用の経時的な追跡