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Microsoft Purview のデータ ライフサイクル管理とレコード管理

データ ライフサイクル管理（保持ポリシーとラベル）およびレコード管理では、Microsoft 365 全体でコンテンツをどのくらいの期間 保持 し、いつ 削除 するかを管理します。規制、法的要件、業務上の要件を満たしながら、過剰な保持によるリスクとコストを削減します。

使用する場面

Exchange、SharePoint、OneDrive、Teams に対する保持と廃棄を実装し、弁護可能なファイル計画に基づいて正式なレコード（規制対象レコードを含む）を管理する場合に使用します。

特定の案件に紐づく法的保全にはこのスキルを使用しないでください（purview-ediscovery を使用してください）。監査ログの保持には使用しないでください（purview-audit を使用してください）。

適切な制御を選ぶ

ニーズ	使用するもの
場所単位（メールボックス／サイト全体）でコンテンツを保持または削除する	保持ポリシー
アイテム単位で保持／削除し、ラベル主導のワークフローを使用する	保持ラベル
不変で、規制当局の基準を満たすレコード	規制対象レコード（ラベルベース）
イベントを契機とする保持（例：契約終了時に期間の計測を開始する）	イベントベースの保持
ユーザーの異動や退職に応じて適応するポリシー	アダプティブ スコープ（クエリベース）
一度限りの対象範囲	静的スコープ

経験則：広範囲にはポリシー、精密な制御にはラベルを使用し、組織図が2年前のままではなく、組織の変化にポリシーが追従するよう、デフォルトではアダプティブ スコープを使用します。

アプローチ

1. 要件を定義する - 規制、法的要件、業務上の保持ルールをコンテンツの種類と場所に対応付け、レコード管理者とともに保持スケジュール／ファイル計画を作成します。 確認事項：各保持ルールに、規制または業務責任者の承認が明記されています。
2. 保持ポリシーとラベルを使い分ける - 広範囲な場所単位の保持／削除には 保持ポリシー を使用し、アイテム単位の制御とレコードの宣言には 保持ラベル を使用します。 確認事項：ファイル計画の各ルールが、ポリシーまたはラベルのどちらか一方に対応付けられており、両方には対応付けられていません。
3. アダプティブ スコープ - 組織の変化に応じてポリシーを最新の状態に保つため、静的スコープよりも アダプティブ スコープ（ユーザー／サイト／グループの属性に基づくクエリ）を優先します。 確認事項：スコープのクエリをプレビューすると、想定どおりのユーザー／サイトのセットが返されます。
4. レコード管理 - 不変性が必要な場合は レコード／規制対象レコードとして宣言し、必要に応じてイベントベースの保持トリガーを含むファイル計画を作成します。 確認事項：廃棄ワークフロー以外では、レコードを編集または削除できません。
5. ラベルの自動適用 - SIT、分類子、キーワードに基づく自動適用ルールを、まずシミュレーションで構成します。広範囲に展開する前に影響を確認します。 確認事項：シミュレーションで想定どおりの一致範囲が示され、誤検知が少数です。
6. 廃棄 - 廃棄レビューを構成し、レビュー担当者がラベル付きコンテンツの削除を承認できるようにします。監査用に廃棄の証跡を取得します。 確認事項：廃棄キューに項目が追加され、レビュー担当者への通知が送信されます。
7. 運用 - ポリシーの適用範囲、廃棄の滞留状況、新しい規制に対するファイル計画のずれを四半期ごとに確認します。

ガードレール

• ポリシーを重ねる前に、保持の 優先順位の原則（保持は削除に優先する、最長の保持期間が優先する、明示的な設定は暗黙的な設定に優先する、レコードは非レコードに優先する）を理解してください。予期しない相互作用は、サポート上の問題で最も多い原因です。
• 規制対象レコードは不変です。本当に必要な場合にのみ適用してください。グローバル管理者であっても、宣言を取り消すことはできません。
• 自動適用する保持ラベルはパイロット運用し、広範囲に展開する前に影響を確認してください。対象を誤った自動適用は、大規模に展開した後では元に戻すのが困難です。
• eDiscovery と連携してください。保持ラベルは法的保全の代わりにはならず、保全が解除されるまで保持期間が延長されます。
• ファイル計画は簡潔で読みやすくしてください。誰にも理解できない200行の計画では、監査に対応できません。

よくあるアンチパターン

• 同じ場所に重複する保持ポリシーを3つ設定し、優先順位の結果に驚く。
• 「念のため」とすべてを規制対象の記録として宣言し、正当な削除を永久に妨げる。
• シミュレーションなしで本番環境にラベルを自動適用し、大量の誤ラベル付けを招く。
• 記録管理者や法務部門の承認を得ず、IT部門だけでファイル計画を策定する。
• 保持を一度限りのプロジェクトとして扱う。規制は変わるため、計画も更新する必要があります。

プロンプトの例

• 適応型スコープを使って保持ポリシーとラベルを作成してください。
• 処分レビューを含む記録管理を設定してください。
• 記録を宣言し、規制に準拠した保持を実現するにはどうすればよいですか？
• コンテンツを適切に保持・削除するためのファイル計画を作成してください。
• ポリシーとラベルが重複する場合の保持の優先順位について説明してください。

Microsoft Learn

• データ ライフサイクル管理：https://learn.microsoft.com/purview/data-lifecycle-management
• 保持ポリシーとラベル：https://learn.microsoft.com/purview/retention
• 記録管理：https://learn.microsoft.com/purview/records-management
• 処分レビュー：https://learn.microsoft.com/purview/disposition
• SharePoint と OneDrive の保持：https://learn.microsoft.com/purview/retention-policies-sharepoint
• 保持の原則：https://learn.microsoft.com/purview/retention-policies-exchange