accounts-receivable-automation

应收账款自动化

概述

应收账款（AR）自动化将手动发票跟进工作——发送提醒、跟踪付款状态、升级逾期账户——转变为由系统驱动的工作流。在 B2B 电商中，客户按 net-30、net-60 或 net-90 账期付款，而非结账时付款，因此应收账款管理会直接影响现金流和销售未结天数（DSO）。

配置完善的应收账款系统可将 DSO 缩短 5–15 天，确保及时、持续地跟进，避免发票被遗漏，并让财务团队实时了解应收款项以及每张发票的逾期时长。

何时使用此技能

• 当 B2B 客户采用信用账期（net-30、net-60、net-90）付款，而非结账时付款
• 当财务团队每周花费数小时以上追收逾期发票
• 当活跃 B2B 账户超过 50 个，手动跟踪难以为继
• 当需要执行信用额度，并标记超出额度的账户
• 当 DSO 高于行业基准，需要找出根本原因
• 当构建带有贸易账户的批发或分销电商平台
• 当需要为贷款机构或投资者准备可供审计的应收账款记录

核心说明

步骤 1：确定平台并选择合适的应收账款工具

平台	推荐工具	原因
Shopify	Invoiced.com 或 Apruve（B2B 应用）+ QuickBooks Online	Shopify 负责处理订单；专用应收账款工具负责处理 net 账期发票、催收和账龄分析，这些都超出了 Shopify 标准结账流程的范围
Shopify Plus	Shopify B2B（内置）+ Invoiced 或 NetSuite	Shopify Plus 原生支持 B2B 付款账期、公司账户和订单审批工作流；搭配 Invoiced 可实现高级催收
WooCommerce	WooCommerce B2B 插件 + WooCommerce PDF Invoices	WooCommerce B2B 支持 net 账期；WooCommerce Payments 或 Stripe 负责处理付款；FreshBooks/QuickBooks 同步功能负责应收账款账龄分析
BigCommerce	BigCommerce B2B Edition + Apruve 或 NetSuite	BigCommerce B2B Edition 原生支持公司账户、付款账期和报价
自定义 / 无头架构	Stripe Invoicing API，或使用 Stripe + 会计系统 webhook 构建	Stripe Invoicing 负责创建发票、催收和付款链接；搭配 QuickBooks 或 Xero 进行应收账款账龄分析

步骤 2：配置 net 账期付款选项

Shopify（标准版）

1. 如需基本的 net 账期发票功能，请从 Shopify 应用商店安装 Invoiced
2. 在 Invoiced 中：前往 Settings → Payment Terms，配置 net-30、net-60、net-90 选项
3. 在 Invoiced → Customers → [Customer] → Payment Terms 中为每位客户分配付款账期
4. 将 Invoiced 连接到 Shopify：前往 Invoiced → Integrations → Shopify，并授权你的商店
5. 下达 B2B 订单时，Invoiced 会自动创建对应发票，并设置正确的到期日

Shopify Plus（原生 B2B）

1. 前往 Shopify Admin → Customers → Companies，为 B2B 账户创建公司资料
2. 为每家公司设置 Payment Terms（net 7、net 15、net 30、net 60、net 90 或自定义）
3. 在公司资料中设置 Credit Limit，以防止订单金额超出批准额度
4. 公司买家下达的订单会自动生成带有已配置付款账期的发票
5. 如需催收邮件自动化，请安装 Klaviyo 或 Invoiced，以自动发送 Shopify 基本提醒之外的逾期邮件序列

WooCommerce

1. 安装 WooCommerce B2B 插件，并按客户群组配置付款期限
2. 安装 WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips，生成带有品牌标识的 PDF 发票
3. 如需自动化催款，请安装 AutomateWoo 并配置工作流：
   • 触发条件：订单状态变为 On Hold（表示发票未付款）
   • 为到期后 1 天、7 天和 14 天设置时间规则
   • 操作：发送附有付款链接的提醒邮件
4. 通过 WooCommerce QuickBooks 插件连接到 QuickBooks Online，以生成应收账款账龄报告

BigCommerce

1. 在 BigCommerce B2B Edition 中：前往 Company Management → Payment Methods 并启用 net-terms
2. 在 B2B Edition → Companies → [Company] 中为每家公司设置信用额度和付款期限
3. 从 BigCommerce App Marketplace 安装 Invoiced 或 NetSuite，实现高级应收账款自动化
4. 在应收账款工具中配置自动催款序列：逾期 1 天、7 天、14 天和 30 天时发送提醒

Custom / Headless

使用 Stripe Invoicing 处理完整的应收账款生命周期，无需从头构建：

// Create an invoice for a B2B order using Stripe Invoicing
const invoice = await stripe.invoices.create({
  customer: stripeCustomerId,
  collection_method: 'send_invoice',
  days_until_due: 30, // Net-30 terms
  metadata: { order_id: orderId, po_number: poNumber },
  description: `Invoice for Order ${orderNumber}`,
});

// Add line items
await stripe.invoiceItems.create({
  customer: stripeCustomerId,
  invoice: invoice.id,
  amount: lineTotal, // in cents
  currency: 'usd',
  description: productDescription,
});

// Finalize and send
await stripe.invoices.finalizeInvoice(invoice.id);
await stripe.invoices.sendInvoice(invoice.id);

Stripe 会自动处理：

• 生成带有品牌标识的 PDF
• 在邮件中添加付款链接，方便客户在线付款
• 自动重试催款（在 Stripe Dashboard → Billing → Settings → Invoice reminders 中配置）
• 收到付款后将发票标记为已付

步骤 3：配置催款序列

为逾期发票设置自动提醒邮件。标准升级序列如下：

第 0 天（到期日）： 到期提醒 — “您的发票今天到期” 逾期 1 天： 友好提醒 — “您的款项已逾期 1 天” 逾期 7 天： 第二次通知 — “发票仍未结清 — 请安排付款” 逾期 14 天： 最终通知 — “需要审核账户 — 请立即联系我们” 逾期 30 天： 暂停信用额度 — 停止接受新订单；升级给客户经理或催收部门处理

在 Invoiced 中：在 Settings → Chasing → Chasing Schedules 下配置。设置默认计划并分配给所有客户，同时为高风险账户单独设置更严格的计划。

在 Stripe Invoicing 中：在 Stripe Dashboard → Billing → Settings → Invoice reminders 下配置。启用到期日、到期后 3 天、7 天和 14 天的提醒。

步骤 4：设置账龄报告

账龄报告会按账龄区间汇总未结清发票：未逾期、逾期 1–30 天、31–60 天、61–90 天和 90 天以上。

• Invoiced：内置账龄报告，位于 Reports → Accounts Receivable Aging
• QuickBooks Online：Reports → Accounts Receivable Aging Summary or Detail
• Xero：Reports → Aged Receivables
• Stripe：使用 Stripe 的发票报告，位于 Dashboard → Billing → Revenue Recognition，或通过 API 导出

每周查看账龄报告。任何处于逾期 61–90 天区间的账户都应接到电话，而不只是收到邮件。任何逾期 90 天以上的账户都应暂停信用额度。

步骤 5：执行信用额度限制

接受采用 net terms 的 B2B 客户新订单前，请检查其当前应收账款余额是否超过信用额度。

• Shopify Plus B2B：原生执行信用额度限制 — 超出信用额度的订单会被拦截或提交审批
• Invoiced：在 Customer → Credit Limit 下为每位客户设置信用额度；超出额度时，Invoiced 会阻止创建发票
• WooCommerce B2B：在插件的客户设置中配置信用额度；超出额度的订单会进入待处理／暂挂状态以供审核

最佳实践

• 立即发送发票 — 不要按周或按月批量发送发票；每延迟一天，DSO 就会增加一天
• 在每张发票中添加付款链接 — 让客户只需点击一次即可在线付款；付款流程中的阻碍会妨碍客户按时付款
• 按客户等级划分催款序列 — 对年消费额为 $500K 的客户和年消费额为 $5K 的客户，应采取截然不同的处理方式；请设置不同的催款序列
• 为战略客户提供提前付款折扣 — “2/10 net-30”（10 天内付款可享受 2% 折扣）能大幅降低 DSO
• 在逾期 45–60 天时设置信用冻结，而不是等到逾期 90 天以上 — 到 90 天时，客户关系已经受损，而且你一直在向信用状况不佳的客户提供无担保赊账
• 每天对账应收账款，并核对支付处理商的入账款项，确保及时记录部分付款

常见问题

问题	解决方案
催款邮件被标记为垃圾邮件	为账单邮件使用专用发送域名（[email protected]）；配置 SPF、DKIM、DMARC 身份验证；切勿使用营销域名发送催款邮件
客户已付款，但发票仍显示逾期	将支付处理商连接到应收账款工具，以便自动匹配付款；Invoiced 和 Stripe Invoicing 都能自动完成此操作
结账时未执行信用额度限制	使用平台原生的信用额度限制（Shopify Plus B2B、BigCommerce B2B Edition），或使用应收账款工具的信用额度功能；在确认订单前检查额度
月末应收账款余额与会计记录无法对账	在电商平台和会计系统（QuickBooks 或 Xero）之间使用单一集成；避免会导致差异的手动数据录入
客户在 60 天后对发票金额提出异议	对 B2B 订单，要求在创建订单时提供 PO 编号；发货时立即发送发票；记录客户通过电子邮件确认的凭证

相关技能

• @invoice-generation-automation
• @payment-terms-optimization
• @payment-reconciliation-automation
• @stripe-integration
• @tax-compliance-automation