apply-cold-email-drafter

教授冷邮件撰写指南

一封好的教授冷邮件应当简短、具体、便于回复。邮件应证明发件人做了足够的功课，值得信赖，同时避免写成长篇自述或泛泛赞美。

适用场景

• 用户想起草、审阅、缩短或个性化一封写给教授或 PI 的邮件。
• 用户询问博士生指导、实验室名额、研究实习、RA 职位、轮转或会面事宜。
• 用户已有教授匹配度相关笔记，并希望撰写联系邮件。
• 用户需要在未收到回复后发送跟进邮件。
• 用户想为学术联系邮件拟定主题行或不同语气的版本。

不适用场景

• 用户还不了解教授目前的研究方向。请先使用 apply-research-direction-mapper。
• 用户想撰写完整的 SOP 或申请文书。请使用 apply-sop-writer。
• 用户正在比较多位教职人员或多个项目。请使用 apply-program-fit-mapper。
• 用户需要推荐人策略。请使用 apply-recommendation-letter-strategist。

工作流程

1. 收集最低限度的背景信息

确认：

• 发件人身份：博士申请者、硕士生、本科生、业界研究人员、RA 申请者等
• 目标教授、院系、机构，以及相关的项目申请周期
• 联系目的：询问名额、请求会面、征求反馈、申请前表达匹配度，或询问 RA／实习机会
• 教授相关依据：近期论文、项目、演讲、资助项目或实验室主题
• 发件人相关依据：1-2 项最有说服力的研究经历、技术技能、发表成果或项目
• 限制条件：期望语气、字数限制、附件、CV 链接、截止日期、国家／项目惯例

如果缺少教授相关依据，请向用户询问，或起草一个明确标注占位内容的版本。不要编造论文标题或说法。

1b. 根据目标体系确定称呼和语体

撰写开头前，先确认应如何称呼收件人。references/address-and-formality.md 汇总了相关惯例——德语地区通常要求写出完整头衔，除非对方主动邀请，否则不使用名字；意大利语称呼较正式，且通常遵循已发布的 bando；英语地区通常使用 Dear Professor [Surname]；北欧和荷兰学界则明显更为随意。

以下两条规则优先于任何惯例：

• 称谓应以收件人所在机构网页上注明的信息为准，切勿根据姓名推断或自行猜测。网页信息不明确时，选择更正式的称呼。
• 以对方明示的偏好和回复邮件中的署名为准。 对方以什么语体回复，就采用相同语体。

正确称呼不费吹灰之力，而且收件人会先看到它。但称呼不能代替邮件内容——称呼再得体，内容泛泛的邮件仍然很普通。

2. 选择邮件策略

确定一个主要诉求：

• 博士匹配度／名额：询问对方本申请周期是否考虑招收学生，以及你的研究方向是否契合。
• 研究会面：围绕一个具体的共同主题，邀请对方进行简短交流。
• RA／实习：询问是否有机会，并说明可参与的时间或相关技能。
• 跟进：简要重申联系背景，并让对方在忙碌时可以轻松略过。

避免同时提出过多诉求。教授应该能在快速浏览后决定如何处理。

3. 组织邮件内容

采用以下结构：

1. 主题：具体、便于检索，不故弄玄虚。
2. 开头：说明发件人身份和写信原因。
3. 教授相关切入点：提及一项近期工作／主题，以及发件人真正感兴趣的地方。
4. 发件人匹配度：用简洁、有依据的内容连接发件人的背景与教授的研究。
5. 请求：提出一个明确、低门槛的请求。
6. 结尾：如附有 CV／材料则提及，向对方致谢并署名。

除非用户另有要求，邮件正文以 120-220 词为宜。优先使用具体细节，而非奉承。

4. 校准语气和风险

检查以下内容：

• 没有证据支撑的泛泛赞誉，例如“您尊贵的研究”
• 过多的个人经历介绍，或长达一段的项目总结
• 夸大契合度，或暗示对方一定会指导
• 要求教授代替申请者完成本应由申请者做的工作
• 提及过时的研究方向，而教授近期的研究方向已有不同
• 项目周期或机会类型不明确
• 提及了附件或链接，但实际并未附上

如有帮助，可同时提供润色版和精简版。

5. 提供后续跟进建议

跟进时：

• 除非有截止日期，否则等待合理的时间间隔
• 控制在 100 个词以内
• 在同一邮件线程中转发或回复
• 仅在会实质性改变请求时，补充一条有用的新信息
• 避免让对方感到内疚、施加紧迫感或反复催促

输出格式

起草：

## Subject options
1. [Specific subject]
2. [Alternative]

## Draft email
Dear Professor [Last Name],

[Email body]

Best regards,
[Name]

## Why this works
- Professor-specific hook: ...
- Applicant fit bridge: ...
- Ask: ...

## Optional edits
- Shorter version: ...
- If attaching CV: ...
- If no reply: ...

审阅：

# Cold Email Review

## Overall assessment

## Main risks

## Revised email

## Line-level fixes

质量标准

一封出色的邮件应让人觉得发件人是一位认真的初级研究者，而不是在群发模板。内容应具体到足以展现契合度，简短到足以尊重教授的时间，并清晰到让教授可以简单回复“可以”“不行”或给出建议。