case-summarization-approvals

审批案例摘要

概述

此技能可为 HR 案例、服务请求和申请项目生成侧重审批的摘要，为审批人提供做出明智决策所需的上下文：

• 从请求详情和变量中提取并突出显示业务理由
• 计算成本影响，包括经常性费用、一次性费用和预算影响
• 构建审批历史时间线，显示谁已批准、已拒绝或待审批
• 显示策略合规状态和标记的例外情况
• 总结请求者的个人资料、部门背景以及以往类似请求
• 识别可能需要进一步审查的风险因素

适用场景： 审批人需要简洁、可直接用于决策的待审批事项摘要时，或为 HR 和 IT 请求构建自动化审批通知增强功能时。

先决条件

• 角色： approver_user、sn_hr_core.case_reader、itil 或 admin
• 插件： com.sn_hr_service_delivery（HR 服务交付）、com.glideapp.servicecatalog（服务目录）
• 访问权限： 对 sysapproval_approver、sn_hr_core_case、sc_req_item、sc_request、sn_hr_core_profile 的读取权限
• 知识： 审批流程概念、HR 案例生命周期、目录请求变量

操作步骤

步骤 1：检索待审批记录

获取审批记录，以确定源文档和审批上下文。

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  query: approver=<user_sys_id>^state=requested^ORDERBYDESCsys_created_on
  fields: sys_id,sysapproval,source_table,state,approver,group,sys_created_on,due_date,expected_start,comments
  limit: 20

REST 方式：

GET /api/now/table/sysapproval_approver
  ?sysparm_query=approver=<user_sys_id>^state=requested^ORDERBYDESCsys_created_on
  &sysparm_fields=sys_id,sysapproval,source_table,state,approver,group,sys_created_on,due_date,comments
  &sysparm_display_value=true
  &sysparm_limit=20

步骤 2：检索源记录详情

根据 source_table 获取底层请求或案例。

HR 案例：

MCP 方式：

Tool: SN-Get-Record
Parameters:
  table_name: sn_hr_core_case
  sys_id: <sysapproval_value>
  fields: sys_id,number,short_description,description,state,priority,opened_by,opened_at,subject_person,hr_service,assignment_group,u_business_justification,u_cost_estimate

申请项目（sc_req_item）：

Tool: SN-Get-Record
Parameters:
  table_name: sc_req_item
  sys_id: <sysapproval_value>
  fields: sys_id,number,short_description,description,cat_item,requested_for,price,recurring_price,quantity,variables,opened_at,opened_by,request,stage

REST 方式：

GET /api/now/table/sc_req_item/<sysapproval_value>
  ?sysparm_fields=sys_id,number,short_description,description,cat_item,requested_for,price,recurring_price,quantity
  &sysparm_display_value=true

步骤 3：提取业务理由

从多个来源提取理由：请求变量、描述字段和日志条目。

从目录变量中提取：

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sc_item_option_mtom
  query: request_item=<ritm_sys_id>
  fields: sc_item_option.item_option_new.question_text,sc_item_option.value
  limit: 50

从日志/评论中提取：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sys_journal_field
  query: element_id=<source_sys_id>^element=comments^ORDERBYsys_created_on
  fields: value,sys_created_on,sys_created_by
  limit: 20

步骤 4：计算成本影响

汇总请求中的成本，包括一次性费用和经常性费用。

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sc_req_item
  query: request=<request_sys_id>
  fields: sys_id,number,cat_item,price,recurring_price,quantity
  limit: 50

如需详细定价：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: fx_price
  query: id=<cat_item_sys_id>^active=true
  fields: sys_id,amount,currency,type,recurring_frequency,duration
  limit: 5

计算总额：

• 一次性成本：所有明细项的 SUM(price * quantity)
• 每月经常性费用：SUM(recurring_price * quantity)
• 年度影响：一次性费用 +（每月经常性费用 * 12）
• 预算使用情况：如有部门预算，则与其进行比较

步骤 5：构建审批历史

检索完整审批链，包括已完成和待处理的审批。

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  query: sysapproval=<source_sys_id>^ORDERBYsys_created_on
  fields: sys_id,approver,state,sys_created_on,sys_updated_on,comments,group,expected_start,due_date
  limit: 20

REST 方式：

GET /api/now/table/sysapproval_approver
  ?sysparm_query=sysapproval=<source_sys_id>^ORDERBYsys_created_on
  &sysparm_fields=sys_id,approver,state,sys_created_on,sys_updated_on,comments,group
  &sysparm_display_value=true
  &sysparm_limit=20

步骤 6：检索请求者个人资料背景

获取请求者的 HR 个人资料和部门信息作为上下文。

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_hr_core_profile
  query: user=<opened_by_sys_id>
  fields: sys_id,user,department,location,job_title,manager,cost_center,employment_type,hire_date
  limit: 1

步骤 7：检查以往类似请求

确认请求者或部门近期是否提交过类似请求。

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sc_req_item
  query: requested_for=<requester_sys_id>^cat_item=<cat_item_sys_id>^sys_created_on>javascript:gs.daysAgo(365)
  fields: number,stage,price,sys_created_on,closed_at
  limit: 10

步骤 8：评估策略合规性

检查请求是否符合策略阈值：

MCP 方式：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_rule
  query: table=sc_req_item^active=true
  fields: sys_id,name,description,condition,approval_type,order
  limit: 10

步骤 9：编制审批摘要

将收集到的所有信息整理为可直接用于决策的格式：

=== APPROVAL SUMMARY ===
Request: RITM0012345 - New Laptop Request
Submitted: 2025-12-01 14:30 by Jane Smith (Engineering)
Status: Awaiting Your Approval

--- Requester Profile ---
Name: Jane Smith
Title: Senior Software Engineer
Department: Engineering - Platform Team
Location: San Francisco, CA
Manager: Bob Johnson
Tenure: 3 years, 8 months

--- Business Justification ---
"Current laptop (2019 MacBook Pro) is experiencing frequent kernel panics
and battery failure. Unable to run local development environment with
current 8GB RAM. Requesting 16GB MacBook Pro for development workloads.
IT has confirmed current device is past end-of-life."

--- Cost Impact ---
One-Time Cost: $2,499.00
Monthly Recurring: $0.00
Annual Total Impact: $2,499.00
Department Budget Remaining: $45,200 (Q4)
Cost as % of Budget: 5.5%

--- Approval History ---
1. [APPROVED] 2025-12-01 15:00 - Direct Manager (Bob Johnson)
   Comment: "Confirmed hardware issues. Approved."
2. [PENDING]  2025-12-02 -- Director Approval (You)
3. [WAITING]  -- Finance Review (auto-triggered if > $2,000)

--- Risk Indicators ---
- Prior similar request: None in last 12 months
- Cost threshold: Exceeds $2,000 director approval threshold
- Policy compliance: Within hardware refresh policy (device > 3 years)
- Budget impact: Low (5.5% of remaining Q4 budget)

--- Recommendation Context ---
Similar requests in Engineering this quarter: 4 approved, 0 rejected
Average approval time: 1.2 business days

步骤 10：记录摘要

可选择将摘要作为工作备注附加到审批记录或源记录上。

MCP 方式：

Tool: SN-Add-Work-Notes
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  sys_id: <approval_sys_id>
  work_notes: "[AI-Generated Approval Summary]\n<compiled summary>"

工具使用

工具	用途	使用时机
SN-Query-Table	获取审批、请求、个人资料和历史记录	主要数据收集
SN-Get-Record	检索单条源记录的详情	详细检查记录
SN-Natural-Language-Search	按描述查找相关请求或案例	匹配类似事项的模式
SN-Add-Work-Notes	将摘要附加到审批记录	文档记录和审计跟踪

最佳实践

1. 优先呈现影响决策的信息 —— 在顶部列出成本、理由和风险
2. 说明审批链背景 —— 展示其他人已做出的决定
3. 清楚标记例外情况 —— 突出违反政策或不寻常的模式
4. 以百分比呈现预算影响 —— 没有预算参照时，单独的数字缺乏背景信息
5. 注明申请人的任职时间 —— 新员工的申请可能需要考虑不同的审批因素
6. 检查重复申请 —— 列出近期类似申请，以避免浪费
7. 尊重数据敏感性 —— 从摘要中省略薪资、医疗或纪律处分详情
8. 使用显示值 —— 始终显示名称和标签，而非 sys_id
9. 说明时间线紧迫性 —— 注明有时限的审批所对应的 SLA 截止日期
10. 提供历史基准 —— 展示类似申请过去是如何处理的

故障排除

问题	原因	解决方法
未找到审批记录	用户没有待处理的审批，或用户 sys_id 不正确	确认审批人的 sys_id 与已登录用户匹配
未返回变量	MTOM 查询格式不正确	使用 sc_item_option_mtom 并正确进行点遍历
缺少成本数据	目录项未配置价格	检查 sc_cat_item.price 和 fx_price 表
审批历史不完整	部分审批由群组而非个人处理	包含 group 字段并解析群组成员
日志条目为空	评论存储在不同的元素中	同时检查 comments 和 work_notes 元素
未找到个人资料	用户没有 HR 个人资料记录	回退到 sys_user 表获取基本信息

示例

示例 1：HR 案例审批摘要

输入：“为审批人总结 HR 案例 HRC0010042”

**步骤：**从 sn_hr_core_case 检索案例，获取员工个人资料，检查审批链，从案例描述和评论中提取理由，计算相关目录项带来的成本影响，并汇总摘要。

示例 2：高金额申请审批

输入：“为 RITM0025001 生成审批摘要；这是一个价值 $15,000 的服务器申请”

**步骤：**检索 RITM 详情，提取所有目录变量（包括配置规格），获取定价详情，构建完整的审批链（高金额项目可能包含多个级别），对照采购政策进行检查，标记预算影响，并附上相关供应商报价。

示例 3：为经理批量生成审批摘要

输入：“显示经理 Bob Johnson 的所有待处理审批及其摘要”

**步骤：**查询所有 sysapproval_approver 记录，其中审批人为 Bob Johnson 且状态为 requested；针对每条记录检索源记录摘要，汇总所有待处理项目的总成本影响，并按到期日期排序后以优先级列表呈现。

相关技能

• hrsd/case-summarization - HR 案例通用摘要
• catalog/approval-workflows - 审批工作流配置
• catalog/request-fulfillment - 履行流程详情
• reporting/sla-analysis - SLA 状态和违约分析
• itsm/change-management - 变更申请审批模式