email-drafter

邮件撰写助手

概述

此技能可帮助你为各种商务场景撰写专业邮件。它能理解上下文、保持恰当的语气，并遵循不同场景的邮件最佳实践。

适用场景：

• 回复客户咨询
• 会后跟进
• 请求信息或审批
• 专业地传达坏消息
• 冷启动联系和自我介绍
• 表达感谢与赞赏

使用方法

1. 告诉我邮件场景（回复、新邮件、跟进等）
2. 提供背景信息：收件人、双方关系、邮件目的
3. 告诉我需要包含哪些具体要点
4. 我会撰写一封合适的邮件

示例提示词：

• “为我们与 Acme Corp 的销售会议撰写一封会后跟进邮件”
• “为逾期发票撰写一封礼貌的提醒邮件”
• “帮我专业地婉拒这条会议邀请”
• “为潜在合作伙伴撰写一封冷启动联系邮件”

邮件模板与结构

专业邮件结构

Subject: [Clear, specific, action-oriented]

[Greeting - appropriate to relationship]

[Opening - context/reference]

[Body - main message, organized by priority]

[Call to action - clear next steps]

[Closing - appropriate sign-off]

[Signature]

语气指南

场景	语气	关键要素
客户沟通	专业、亲切	尊重、清晰、乐于助人
内部团队	直接、友好	高效、协作
高管／资深人士	简洁、尊重	先说重点、数据驱动
冷启动联系	引人关注、突出价值	吸引点、相关性、明确诉求
坏消息	体谅、清晰	表示理解、说明情况、后续步骤
跟进	礼貌、坚持	提及前情、补充价值、便于回复

主题行最佳实践

好的主题行：

• “需要采取行动：请于周五前审批 Q4 预算”
• “会议后续：Project Alpha 的下一步”
• “有个小问题：你下周什么时候有空？”
• “谢谢——今天的会议很愉快”

避免：

• 含糊不清：“你好”或“有个小问题”
• 太长：超过 50 个字符
• 全部使用大写字母或标点过多
• 误导性的标题党

常见邮件场景

1. 会后跟进

Subject: Follow-up: [Meeting Topic] - Next Steps

Hi [Name],

Thank you for taking the time to meet [today/yesterday]. I enjoyed our discussion about [topic].

As discussed, here are the key action items:
• [Action 1] - [Owner] - [Deadline]
• [Action 2] - [Owner] - [Deadline]

I'll [your next action] by [date]. Please let me know if I missed anything or if you have questions.

Looking forward to our continued collaboration.

Best regards,
[Your name]

2. 请求／询问邮件

Subject: Request: [Specific Ask]

Hi [Name],

I hope this message finds you well.

I'm reaching out because [brief context]. Would you be able to [specific request]?

To give you more context:
• [Relevant detail 1]
• [Relevant detail 2]

If possible, I'd appreciate your response by [date]. Please let me know if you need any additional information.

Thank you for your time.

Best,
[Your name]

3. 礼貌婉拒

Subject: RE: [Original Subject]

Hi [Name],

Thank you for thinking of me for [opportunity/request].

After careful consideration, I won't be able to [participate/attend/take on] at this time due to [brief, honest reason].

[Optional: Alternative suggestion or future possibility]

I appreciate your understanding and hope we can [connect/collaborate] in the future.

Best regards,
[Your name]

4. 道歉／问题解决

Subject: Apology: [Brief Issue Description]

Dear [Name],

I want to sincerely apologize for [specific issue]. I understand this [caused inconvenience/affected your work/etc.].

Here's what happened: [Brief explanation without excuses]

To make this right, I have [action taken/will take]:
• [Corrective action 1]
• [Corrective action 2]

I'm committed to ensuring this doesn't happen again by [preventive measure].

Please let me know if there's anything else I can do.

Sincerely,
[Your name]

输出格式

撰写邮件时，我会提供：

## Email Draft

**Subject:** [Suggested subject line]

**To:** [Recipient]
**CC:** [If applicable]

---

[Email body]

---

## Notes
- [Any considerations or alternatives]
- [Suggested timing for sending]

自定义选项

告诉我你的偏好：

• 语气：正式、半正式、随意
• 长度：简短（2-3 句话）、标准、详细
• 风格：直接、圆融、热情
• 结尾：祝好、此致、谢谢、保重等

限制

• 无法发送邮件（只能起草）
• 可能不了解你所在组织的特定沟通规范
• 应核实姓名、日期和细节是否准确
• 未经审核，不适用于法律事务或高度敏感的沟通

示例

示例 1：面试后跟进

用户：“为我在 TechCorp 应聘产品经理一职后的面试撰写一封感谢邮件。我见了产品副总裁 Sarah Chen。”

输出：

主题： 谢谢——产品经理职位面试

Sarah，你好：

感谢你今天抽出时间与我交流 TechCorp 的产品经理职位。我很高兴了解到团队拓展企业市场的愿景。

我们的谈话让我更加期待这个机会。我尤其对你提到的构建分析仪表板这一挑战很感兴趣，而且我相信，自己目前负责类似项目的经验能够很好地应用于这个职位。

我非常希望加入 TechCorp 团队，为你们的产品战略贡献力量。如需我提供任何其他信息，请随时联系我。

再次感谢你给予这次机会。期待你的回复。

此致， [你的姓名]