email-drafting

邮件撰写

此技能可帮助 AI Agent 针对各种场景撰写专业且符合语境的邮件。Agent 会分析邮件的目的、受众和语气要求，然后生成一封包含主题行、正文和行动号召的完整邮件。支持常见邮件类型，包括陌生客户拓展、后续跟进、客户支持回复、内部状态更新和会议邀请。

工作流

1. 确定邮件类型和目标。 判断邮件的类别——陌生客户拓展、后续跟进、客户支持回复、内部更新或会议邀请。不同类型的邮件有不同的结构要求。陌生客户拓展邮件应突出吸引人的切入点，而支持回复则应先表达同理心并提供解决方案。明确唯一的期望结果：安排电话、确认问题已解决、告知团队等。

2. 了解收件人并调整语气。 收集收件人的详细信息：姓名、职位、公司、关系历史和过往互动。根据这些背景选择合适的语气——面向高管的邮件应正式，向同事更新时应轻松自然，回复投诉时应富有同理心，需要及时采取行动时则应语气紧迫。撰写模板时，可使用 {{first_name}}、{{company}} 和 {{pain_point}} 等个性化占位符。

3. 撰写主题行。 主题行应具体、简洁（少于 60 个字符）且以行动为导向。避免使用“有个小问题”或“联系一下”之类泛泛的措辞。应改为提及具体收益或背景信息，例如“将入职时间缩短 40%——方法如下”或“跟进：周四站会的行动事项”。

4. 撰写结构清晰的邮件正文。 遵循经过验证的结构：开头切入点（用 1-2 句话说明相关性）、正文（用 2-3 个简短段落传达核心信息，并提供支持性证据或背景），结尾则提出单一且明确的行动号召。每个段落不超过 3 句话。列举事项或收益时使用项目符号。避免大段文字。

5. 添加签名并润色格式。 添加合适的结束语（正式语气用“此致敬礼”，随意语气用“谢谢”，友好语气用“祝好”），后接发件人的姓名、职位和联系信息。检查草稿的语法、拼写和可读性。确保读者能在 30 秒内快速浏览完邮件。

6. 根据清单审核并交付。 确认邮件符合以下标准：主题行有吸引力，语气符合受众，CTA 清晰且只有一个；陌生客户拓展邮件不超过 200 词，详细回复不超过 300 词；没有未替换的占位符。以可直接发送的格式输出最终邮件。

用法

向 Agent 提供邮件类型、收件人详细信息、目的、需要包含的要点和期望的语气。Agent 将返回一封包含主题行、正文和签名的完整邮件。

提示词格式：

Draft a [type] email to [recipient details].
Purpose: [what you want to achieve]
Key points: [information to include]
Tone: [formal / casual / empathetic / urgent]

示例

示例 1：陌生客户拓展邮件

输入：

Draft a cold outreach email to Sarah Chen, VP of Engineering at Cloudstream Inc.
Purpose: Introduce our API monitoring platform and book a 15-minute demo.
Key points: Their engineering blog mentions scaling challenges; our tool reduces incident response time by 60%.
Tone: Professional but conversational.

输出：

Subject: Reducing incident response time at Cloudstream

Hi Sarah,

I read your recent post on scaling Cloudstream's microservices architecture — the challenges you described around observability gaps resonated with several of our customers who faced similar growing pains.

We built Watchdog specifically for engineering teams navigating that transition. Our API monitoring platform provides real-time anomaly detection and automated root-cause analysis. Teams using Watchdog have cut their mean incident response time by 60%, which typically saves 10+ engineering hours per week.

Would you be open to a 15-minute walkthrough? I can show you how Watchdog would map onto Cloudstream's stack. Here's a link to grab a time that works: [calendar link]

Best regards,
Alex Rivera
Account Executive, Watchdog
[email protected] | (555) 234-5678

示例 2：针对投诉的客户支持回复

输入：

Draft a customer support response to Marcus Webb who is upset about being double-charged for his subscription renewal.
Purpose: Acknowledge the error, confirm the refund, and retain the customer.
Key points: Refund of $49.99 will appear within 3-5 business days; root cause was a billing system migration.
Tone: Empathetic and reassuring.

输出：

Subject: Your refund for the duplicate charge has been processed

Hi Marcus,

I'm truly sorry about the duplicate charge on your account — I completely understand how frustrating that must be, and I want to assure you that we've already taken care of it.

We've processed a full refund of $49.99 to your original payment method. You should see the credit reflected within 3-5 business days. The duplicate charge was caused by a one-time issue during our billing system migration, and our engineering team has deployed a fix to ensure this doesn't happen again.

Your subscription remains fully active and unaffected. As a thank-you for your patience, I've also applied a 15% discount to your next renewal.

If you have any other questions or concerns, please don't hesitate to reply to this email — I'm happy to help.

Warm regards,
Jamie Torres
Customer Support, BrightSaaS

最佳实践

• 每封邮件只设置一个行动号召。 多个 CTA 会削弱紧迫感，降低回复率。选择最重要的下一步，并让它醒目易见。
• 将最重要的信息放在前面。 收件人通常只浏览前两句话。开头就说明相关性——他们为什么现在就该关注？
• 段落长度要与正式程度相匹配。 正式邮件可以容纳稍长的段落；日常联系则应使用 1-2 句话的段落，并留出充足的空白。
• 个性化不止于称呼姓名。 提及对方近期的成就、共同认识的人或具体痛点。泛泛的个性化表达（“我看到你在 Acme 工作”）听起来很机械。
• 适时使用有明确时限的 CTA。 “周四或周五下午有空吗？”比“告诉我你什么时候有空”更有效，因为它减少了决策阻力。
• 校对语气和语法。 大声读一遍邮件，留意是否有听起来居高临下、咄咄逼人或过于随意的措辞。

边缘情况

• 不知道收件人姓名。 如果没有收件人的姓名，请使用基于角色的问候语（“您好”或“您好，市场团队”），而不要使用“敬启者”，因为这显得缺乏亲切感。
• 情绪激动的投诉。 面对愤怒或沮丧的客户，避免使用防御性措辞。先表达理解（“我理解这确实令人沮丧”），再说明解决方案。绝不要责怪客户。
• 多位收件人的邮件。 面向群体发送邮件时，确保 CTA 明确指出由谁采取行动。责任分散会导致无人回复。
• 无人回复后的跟进。 简要提及原邮件，并补充新的价值（相关案例研究、截止日期或更简单的请求），而不是只把邮件线程顶上来。
• 涉及法律或合规的内容。 对可能涉及合同、NDA、财务披露或监管措辞的邮件，发送前应标记并交由人工审核。