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event-planner

event-planner

github.com/travisjneuman生产力106246 次安装1 天前更新
代码仓库

关于 event-planner

event-planner 是面向不同类型和规模活动团队的规划指南，整合了分阶段时间表、预算与供应商模板、执行清单及活动后评估指标。

主要功能

  1. 01按活动阶段划分的规划时间表
  2. 02预算与收入跟踪模板
  3. 03场地和供应商比较工具
  4. 04执行流程表与参会者沟通计划
  5. 05视听设备、餐饮和混合活动清单
  6. 06活动后调查与成效指标

适用场景

  1. 01安排即将举办的会议任务
  2. 02比较场地并跟踪供应商合同
  3. 03协调参会者沟通和活动当天工作
  4. 04根据目标复盘活动成果

安装

复制下面的命令，在终端中运行。

$npx skills add https://github.com/travisjneuman/.claude --skill event-planner

安装后在 Claude Code 中输入/event-planner确认已加载。

详细介绍

活动策划

适用于各种类型和规模活动的综合策划、执行与评估框架。

活动策划时间表

提前 12 个月以上
  • 明确活动宗旨、目标和成功指标
  • 制定初步预算
  • 选定活动日期（检查是否有冲突）
  • 组建策划委员会／分配职责
  • 开始调研场地并进行实地考察
  • 确定目标受众和预计出席人数
  • 确定活动形式（线下、混合式、线上）
提前 9-12 个月
  • 预订场地并签订合同
  • 确定主题演讲嘉宾／演出人员
  • 选定并预订餐饮服务商
  • 开始联系赞助商
  • 注册活动域名／创建落地页
  • 确定活动品牌形象（徽标、主题、颜色）
  • 调研并预订视听设备供应商
提前 6-9 个月
  • 确定最终预算分配
  • 开放注册／门票销售
  • 预订酒店房间（如活动需过夜）
  • 聘请摄影师／摄像师
  • 与餐饮服务商确定菜单（满足饮食需求）
  • 设计并订购宣传材料
  • 开始社交媒体营销活动
  • 招募并培训志愿者
提前 3-6 个月
  • 发送正式邀请／开展电子邮件营销活动
  • 确认所有供应商合同和定金
  • 确定最终活动议程和会议安排
  • 安排交通／接驳服务
  • 订购指示牌、横幅和姓名胸牌
  • 设置注册管理系统
  • 协调演讲嘉宾的后勤安排（差旅、视听设备需求）
  • 策划交流活动／破冰活动
提前 1-3 个月
  • 向注册者发送提醒信息
  • 确定最终平面图和座位安排
  • 与餐饮服务商确认最终人数
  • 准备印刷材料（活动手册、讲义）
  • 向所有工作人员和志愿者说明情况
  • 制作活动当天流程表（见下方模板）
  • 测试所有技术设备（视听设备、直播、Wi-Fi）
  • 完善紧急预案和应急计划
最后一周及活动前一天
  • 最终确认所有供应商并现场检查场地
  • 打印姓名胸牌、注册资料包和活动手册
  • 确认已收到所有演讲嘉宾的演示文稿
  • 向参与者发送最终后勤安排邮件
  • 在现场测试视听设备、麦克风和投影仪
  • 设置注册区、指示牌和导向标识
  • 向志愿者团队说明任务分配
  • 为所有设备充电并准备备用电池

预算模板

按类别划分的预算
类别预算占比预算金额实际金额差额
场地租赁20-30%
餐饮与饮品25-35%
视听设备与技术10-15%
演讲嘉宾费用／差旅5-15%
营销与印刷5-10%
装饰与指示牌3-8%
娱乐活动3-10%
摄影／摄像2-5%
交通2-5%
保险与许可证1-3%
工作人员与志愿者2-5%
应急储备金10-15%
总计100%
收入跟踪
来源预计收入实际收入占总额比例
门票销售
赞助
展商费用
其他
总计

场地选择评分表

评估标准权重场地 A场地 B场地 C
容纳人数15%
地点／交通便利性15%
费用15%
音视频设备能力10%
餐饮选项10%
停车10%
氛围／美观度5%
无障碍设施（ADA）5%
Wi-Fi／网络连接5%
灵活性（布局）5%
工作人员／服务5%
加权总分100%

场地关键问题：容纳人数（座席与站立）、租赁费包含哪些内容、餐饮限制、音视频设备选项、布置／拆场时间、取消政策、保险要求，以及户外活动的备用方案。

供应商管理跟踪表

供应商服务联系人合同日期定金余额状态
场地已确认
餐饮
音视频／技术
鲜花
摄影／摄像
娱乐节目
交通运输
租赁
印刷
安保

合同要点：工作范围、定价和付款计划、取消条款、责任和保险、布置／拆场时间、活动当天联系人、不可抗力条款，以及替换政策。

活动当天流程表模板

EVENT RUN SHEET: [Event Name] — [Date]

TIME     | ACTIVITY                  | OWNER      | LOCATION    | NOTES
---------|---------------------------|------------|-------------|-------
06:00 AM | Venue opens, setup begins | Event Mgr  | Main Hall   |
07:00 AM | AV setup and sound check  | AV Lead    | Stage       |
07:30 AM | Catering setup begins     | Caterer    | Kitchen     |
08:00 AM | Registration opens        | Vol. Team  | Lobby       |
08:30 AM | Volunteer briefing        | Event Mgr  | Green Room  |
09:00 AM | Welcome / Opening Remarks | Host       | Main Stage  |
09:15 AM | Keynote Speaker           | Speaker A  | Main Stage  | 45 min
10:00 AM | Break / Networking        |            | Foyer       | 30 min
10:30 AM | Breakout Session 1        | Speakers   | Rooms A/B/C |
11:30 AM | Breakout Session 2        | Speakers   | Rooms A/B/C |
12:30 PM | Lunch                     | Caterer    | Ballroom    |
01:30 PM | Panel Discussion          | Moderator  | Main Stage  |
02:30 PM | Workshop                  | Facilitator| Room D      |
03:30 PM | Break                     |            | Foyer       | 15 min
03:45 PM | Closing Keynote           | Speaker B  | Main Stage  |
04:30 PM | Closing Remarks / Awards  | Host       | Main Stage  |
05:00 PM | Networking Reception      |            | Rooftop     |
07:00 PM | Event ends                |            |             |
07:30 PM | Breakdown begins          | All Staff  | All Areas   |

参会者管理

注册数据字段
REQUIRED:
- Full Name
- Email Address
- Organization / Company
- Ticket Type / Level
- Dietary Restrictions

OPTIONAL:
- Phone Number
- Job Title
- Session Preferences
- How did you hear about us?
- Accessibility needs
- Emergency contact
参会者沟通时间表
时间沟通内容渠道
注册时确认信息 + 收据电子邮件（自动发送）
活动前 4 周活动详情 + 后勤安排电子邮件
活动前 2 周日程 + 演讲嘉宾预告电子邮件 + 社交媒体
活动前 1 周最终提醒 + 后勤安排电子邮件 + 短信
活动前 1 天临近活动的详情 + 路线指引电子邮件 + 短信
活动期间实时更新应用／短信
活动后 1 天致谢 + 问卷链接电子邮件
活动后 1 周资源 + 录制内容 + 照片电子邮件
活动后 1 个月下一场活动的日期预告电子邮件

推广与营销时间线

阶段时间渠道内容
宣布活动提前 6-9 个月网站、电子邮件、社交媒体敬请预留日期、早鸟优惠
早鸟阶段提前 4-6 个月电子邮件、广告、合作伙伴关系价格优惠、演讲嘉宾
主要宣传活动提前 2-4 个月所有渠道、公关完整议程、客户评价
紧迫感宣传提前 2-4 周电子邮件、再营销、社交媒体名额有限、最终演讲嘉宾
最后召集提前 1 周电子邮件、短信最后倒计时、错失恐惧
现场报道活动当天社交媒体、直播实时精彩内容
活动后活动后 1-2 周电子邮件、社交媒体、博客活动回顾、照片、下一场活动

视听与技术检查清单

设备检查清单
  • 投影仪和屏幕 — 测试分辨率和亮度
  • 用于演示的笔记本电脑，配备适配器（HDMI、USB-C）
  • 无线麦克风（演讲嘉宾使用领夹式麦克风，问答环节使用手持麦克风）
  • 适合场地规模的音响系统
  • 演讲嘉宾专用监视器
  • 从舞台上可见的计时器／倒计时显示屏
  • 视频录制设备（如需录制会议环节）
  • 直播设备（如为混合型活动）
  • 在负载情况下测试 Wi-Fi 带宽
  • 电源排插和线缆管理设备
  • 备用笔记本电脑和线缆
  • 演示翻页器／遥控器
混合型／线上活动补充事项
  • 选择并测试直播平台
  • 调整摄像机位置，拍摄演讲嘉宾和观众
  • 线上参与者互动工具（聊天、投票、问答）
  • 为线上直播安排专职技术支持人员
  • 为线上参与者提供分组讨论室功能
  • 录制及活动后访问计划

餐饮规划指南

人均估算
项目鸡尾酒会自助午餐正式晚餐
开胃菜每人 6-8 份2-3 种选择1-2 道菜
主菜不适用2-3 种选择1 种选择
配菜不适用2-3 种2 种
甜点2-3 份1-2 种选择1 种
无酒精饮料2-3 杯不限量不限量
含酒精饮料每小时 2-3 杯1-2 杯2-3 杯
饮食需求安排
TYPICAL DISTRIBUTION (plan for):
Standard:           70-75%
Vegetarian:         10-15%
Vegan:              5-8%
Gluten-Free:        5-8%
Dairy-Free:         3-5%
Kosher/Halal:       2-5%
Nut Allergy:        2-3%
Other restrictions:  Ask on registration form

RULE OF THUMB:
Order 5-10% more than confirmed headcount
All buffet items should be clearly labeled with allergens
Have a contact for custom dietary needs

活动后评估

参会者调查模板
SURVEY SECTIONS:

1. OVERALL SATISFACTION (1-5 scale):
   - Overall event experience
   - Value for money / time invested
   - Likelihood to attend again
   - Likelihood to recommend (NPS)

2. CONTENT & SPEAKERS (1-5 scale per session):
   - Relevance to your role
   - Quality of presentation
   - Actionable takeaways

3. LOGISTICS (1-5 scale):
   - Venue quality and comfort
   - Food and beverage
   - Registration process
   - Signage and wayfinding
   - Technology / AV quality

4. OPEN-ENDED:
   - What was the most valuable part?
   - What should we improve?
   - What topics would you like to see next time?
   - Any other feedback?
活动成功指标
指标公式／来源目标
出席率实际出席人数 / 注册人数80%+
净推荐值推荐者比例 - 贬损者比例50+
总体满意度平均评分（1-5）4.2+
收入与预算对比实际收入 / 预算收入100%+
人均参会成本总成本 / 参会人数跟踪同比变化
社交媒体覆盖度展示次数 + 提及次数作为基准
产生的潜在客户活动带来的合格潜在客户按目标衡量
赞助商满意度赞助商平均评分（1-5）4.0+
环节上座率环节平均出席人数 / 容量70%+
活动后复盘模板
POST-EVENT DEBRIEF AGENDA:

1. Metrics Review (15 min)
   - Attendance, revenue, NPS, survey highlights

2. What Went Well (15 min)
   - Top 3 successes and why

3. What Needs Improvement (15 min)
   - Top 3 issues and root causes

4. Vendor Performance (10 min)
   - Rate each vendor, note for future reference

5. Budget Reconciliation (10 min)
   - Final actuals vs. budget, variances explained

6. Key Decisions for Next Event (10 min)
   - Changes to implement, commitments, early bookings

7. Action Items and Owners (5 min)
   - Document every follow-up with deadline and owner

另请参阅

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