invoice-management

发票管理

概述

此技能提供了一套结构化方法，用于管理 ServiceNow Sourcing and Procurement Operations 中的应付账款发票。它可以帮助你：

• 从 sn_proc_invoice 表中提取并验证发票数据
• 使用三单匹配（采购订单、收货记录、发票）将发票与采购订单进行匹配
• 识别发票金额、采购订单金额和收货数量之间的差异
• 通过 sn_apo_invoice_case 创建并流转发票异常案例
• 跟踪发票审批工作流和付款准备情况

适用场景： 需要审核发票、将发票与采购订单和收货记录进行匹配，或需要调查并解决差异时。

前提条件

• 角色： sn_procurement.invoice_manager、sn_procurement.analyst 或 accounts_payable
• 插件： 已激活 com.sn_procurement（Sourcing and Procurement Operations）
• 访问权限： 对 sn_proc_invoice、proc_po、proc_po_item、proc_rec_slip_item 具有读写权限
• 知识： 了解三单匹配原则和所在组织的容差阈值

操作步骤

步骤 1：查询待处理发票

检索等待处理或匹配的发票。

使用 MCP（Claude Code/Desktop）：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_proc_invoice
  query: state=pending^ORstate=awaiting_match
  fields: sys_id,number,vendor,po_number,invoice_amount,invoice_date,currency,state,due_date
  limit: 25
  order_by: due_date

使用 REST API：

GET /api/now/table/sn_proc_invoice?sysparm_query=state=pending^ORstate=awaiting_match^ORDERBYdue_date&sysparm_fields=sys_id,number,vendor,po_number,invoice_amount,invoice_date,currency,state,due_date&sysparm_limit=25

步骤 2：检索关联的采购订单

对于每张发票，获取关联的采购订单及其行项目，以开始匹配。

使用 MCP：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: proc_po
  query: number=[PO_NUMBER]
  fields: sys_id,number,vendor,total_cost,state,ordered_date,expected_delivery,currency
  limit: 1

然后获取采购订单行项目：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: proc_po_item
  query: purchase_order.number=[PO_NUMBER]
  fields: sys_id,item_description,quantity,unit_price,total_cost,received_quantity,model,part_number
  limit: 50

使用 REST API：

# Get PO header
GET /api/now/table/proc_po?sysparm_query=number=[PO_NUMBER]&sysparm_fields=sys_id,number,vendor,total_cost,state,ordered_date,expected_delivery,currency&sysparm_limit=1

# Get PO line items
GET /api/now/table/proc_po_item?sysparm_query=purchase_order.number=[PO_NUMBER]&sysparm_fields=sys_id,item_description,quantity,unit_price,total_cost,received_quantity,model,part_number&sysparm_limit=50

步骤 3：检索收货记录

查询收货单项目，以核实实际收到的货物。

使用 MCP：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: proc_rec_slip_item
  query: purchase_order.number=[PO_NUMBER]
  fields: sys_id,quantity_received,received_date,po_item,receiving_slip,condition,notes
  limit: 50

使用 REST API：

GET /api/now/table/proc_rec_slip_item?sysparm_query=purchase_order.number=[PO_NUMBER]&sysparm_fields=sys_id,quantity_received,received_date,po_item,receiving_slip,condition,notes&sysparm_limit=50

步骤 4：执行三单匹配

对照这三份单据。对于每个行项目，验证：

1. 数量匹配： 发票数量 <= 收货数量 <= 订购数量
2. 价格匹配： 发票单价 == 采购订单单价（在容差范围内，通常为 1-5%）
3. 总额匹配： 发票总额 <= 采购订单总额（在容差范围内）

检查项	公式	通过条件
数量	invoice_qty <= received_qty	发票数量不超过收货数量
单价	abs(invoice_price - po_price) / po_price * 100	差异在阈值范围内（例如，2%）
行总额	invoice_line_total <= po_line_total * (1 + tolerance)	在容差范围内
发票总额	invoice_total <= po_total * (1 + tolerance)	总金额在容差范围内

步骤 5：标记并流转差异

如果匹配失败，请创建发票异常案例以便解决。

使用 MCP：

Tool: SN-Create-Record
Parameters:
  table_name: sn_apo_invoice_case
  fields:
    invoice: [invoice_sys_id]
    purchase_order: [po_sys_id]
    short_description: "Three-way match failure: quantity discrepancy on PO0012345"
    description: "Invoice INV-9876 line 2: invoiced qty 100, received qty 85. Variance: 15 units (17.6%). Exceeds 5% tolerance threshold."
    priority: 2
    category: quantity_discrepancy
    state: new
    assigned_to: [procurement_analyst_sys_id]

使用 REST API：

POST /api/now/table/sn_apo_invoice_case
Content-Type: application/json

{
  "invoice": "[invoice_sys_id]",
  "purchase_order": "[po_sys_id]",
  "short_description": "Three-way match failure: quantity discrepancy on PO0012345",
  "description": "Invoice INV-9876 line 2: invoiced qty 100, received qty 85. Variance: 15 units (17.6%).",
  "priority": "2",
  "category": "quantity_discrepancy",
  "state": "new"
}

步骤 6：更新发票状态

根据匹配结果，将发票标记为已匹配或异常。

使用 MCP：

Tool: SN-Update-Record
Parameters:
  table_name: sn_proc_invoice
  sys_id: [invoice_sys_id]
  fields:
    state: matched
    match_status: passed
    work_notes: "Three-way match completed. All line items within tolerance. Ready for payment approval."

对于匹配失败的情况：

Tool: SN-Update-Record
Parameters:
  table_name: sn_proc_invoice
  sys_id: [invoice_sys_id]
  fields:
    state: exception
    match_status: failed
    work_notes: "Three-way match failed. Exception case CASE0045678 created for quantity discrepancy on lines 2, 5."

使用 REST API：

PATCH /api/now/table/sn_proc_invoice/[invoice_sys_id]
Content-Type: application/json

{
  "state": "exception",
  "match_status": "failed",
  "work_notes": "Three-way match failed. Exception case created."
}

工具用法

MCP 工具参考

工具	使用场景
SN-Query-Table	查询发票、采购订单、收货记录和供应商
SN-Natural-Language-Search	按供应商或金额以自然语言搜索发票
SN-Create-Record	创建发票异常案例
SN-Update-Record	更新发票状态和匹配状态
SN-Add-Work-Notes	记录匹配结果和决策

REST API 参考

端点	方法	用途
/api/now/table/sn_proc_invoice	GET	查询发票
/api/now/table/sn_proc_invoice/{sys_id}	PATCH	更新发票状态
/api/now/table/proc_po	GET	检索采购订单
/api/now/table/proc_po_item	GET	检索采购订单行项目
/api/now/table/proc_rec_slip_item	GET	检索收货记录
/api/now/table/sn_apo_invoice_case	POST	创建异常案例

最佳实践

• 设置容差阈值： 按类别定义可接受的偏差百分比（例如，IT 硬件为 2%，办公用品为 5%）
• 按到期日排序： 优先处理最接近付款到期日的发票，以避免滞纳金
• 核实供应商详情： 付款前交叉核对 core_company 记录，确认供应商银行账户详情
• 批量处理： 按供应商或 PO 对发票分组，以提高匹配工作流的效率
• 审计跟踪： 始终添加工作备注，记录匹配结果，以满足合规要求
• 部分收货： 处理部分发货时，仅匹配已收货数量，并暂缓处理剩余部分

故障排除

“发票未关联采购订单”

原因： PO 编号字段为空，或包含不匹配的引用 解决方案： 按供应商和日期范围搜索 proc_po，查找正确的 PO；更新发票记录

“未找到收货记录”

原因： ServiceNow 中尚未记录收货信息 解决方案： 按 PO 检查 proc_rec_slip_item；联系仓库确认实物收货情况并创建收货单

“发票金额超过 PO 总额”

原因： 价格上涨、额外费用（运费、税费）或重复开票 解决方案： 创建异常案例；向供应商核实费用是否合理；使用 sysparm_query=vendor=[vendor_id]^invoice_amount=[amount]^invoice_date>=[date] 检查重复发票

“单张发票对应多个 PO”

原因： 供应商将多个订单合并为一张发票 解决方案： 拆分发票，或使用零件编号或商品描述逐行与各个 PO 匹配

示例

示例 1：三方匹配成功

场景： Acme Corp 的发票 INV-2024-0456，金额为 $15,000.00

步骤：

1. 查询发票：金额为 $15,000，关联到 PO0012345
2. PO0012345 总额：$15,000，包含 3 个行项目
3. 根据 proc_rec_slip_item，所有 3 个项目均已全部收货
4. 价格偏差：所有行均为 0%
5. 结果：匹配通过

Tool: SN-Update-Record
Parameters:
  table_name: sn_proc_invoice
  sys_id: a1b2c3d4...
  fields:
    state: matched
    match_status: passed
    work_notes: "Three-way match passed. PO0012345 fully received. All prices match. Ready for payment."

示例 2：需要解决的差异

场景： 发票 INV-2024-0789 显示 500 件，每件 $12.00（$6,000）。PO 显示 500 件，每件 $10.00（$5,000）。收货记录确认已收货 500 件。

分析：

• 数量：匹配（500 = 500）
• 单价：$12.00 对比 $10.00 = 20% 偏差（超过 2% 阈值）
• 总额：$6,000 对比 $5,000 = 超出 $1,000

操作： 创建异常案例，标记并提交给采购分析师审核，暂缓付款。

示例 3：部分收货匹配

场景： PO 订购 1,000 件，已收货 750 件，发票数量为 750 件。

分析：

• 发票数量（750）与已收货数量（750）匹配
• 发票数量未超过 PO 数量（750 <= 1,000）
• 结果：部分匹配通过 -- 可批准 750 件的发票

相关技能

• procurement/purchase-order-summarization - 汇总 PO 详情和交付状态
• procurement/procurement-summarization - 采购案例和管道概览
• procurement/supplier-recommendation - 评估供应商表现，为寻源决策提供依据
• catalog/approval-workflows - 配置发票审批工作流