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invoice-organizer

invoice-organizer

github.com/w95文档处理28541 次安装35 周前更新
代码仓库

关于 invoice-organizer

invoice-organizer 是用于整理发票、收据及其他财务文件的技能，可提取关键信息、统一文件名并按类别归档。它还能生成供会计或费用追踪使用的 CSV 汇总，并保留原始文件。

主要功能

  1. 01从 PDF、图片和文档提取信息
  2. 02按统一格式重命名文件
  3. 03按供应商、类别或日期归档
  4. 04保留原始文件并整理副本
  5. 05生成发票信息 CSV

适用场景

  1. 01整理报税所需的发票记录
  2. 02按类别核对业务费用
  3. 03归档多年财务文件
  4. 04为会计准备发票汇总

安装

复制下面的命令，在终端中运行。

$npx skills add https://github.com/w95/awesome-claude-corporate-skills --skill invoice-organizer

安装后在 Claude Code 中输入/invoice-organizer确认已加载。

详细介绍

发票整理器

此技能可将杂乱的发票、收据和财务文件夹整理成清晰、可用于报税的归档系统，无需手动操作。

适用场景

  • 为报税季做准备，需要整理记录
  • 管理来自多个供应商的业务支出
  • 整理杂乱文件夹或邮件下载内容中的收据
  • 设置自动发票归档，以便持续记账
  • 按年份或类别归档财务记录
  • 核对报销支出
  • 为会计师准备资料

此技能的功能

  1. 读取发票内容：从 PDF、图片和文档中提取信息：

    • 供应商／公司名称
    • 发票编号
    • 日期
    • 金额
    • 产品或服务说明
    • 付款方式

  2. 统一重命名文件：创建标准化文件名：

    • 格式：YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - ProductOrService.pdf
    • 示例：2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf

  3. 按类别整理：归入逻辑清晰的文件夹：

    • 按供应商
    • 按支出类别（软件、办公、差旅等）
    • 按时间段（年、季度、月）
    • 按税务类别（可抵扣、个人等）

  4. 处理多种格式：适用于：

    • PDF 发票
    • 扫描的收据（JPG、PNG）
    • 邮件附件
    • 截图
    • 银行对账单

  5. 保留原件：整理副本的同时保留原始文件

使用方法

基本用法

进入杂乱的发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后向 Claude Code 提问：

Organize these invoices for taxes

或者提出更具体的要求：

Read all invoices in this folder, rename them to 
"YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" format, 
and organize them by vendor
高级整理
Organize these invoices:
1. Extract date, vendor, and description from each file
2. Rename to standard format
3. Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
4. Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant

说明

当用户请求整理发票时：

  1. 扫描文件夹

    找出所有发票文件：

    # Find all invoice-related files
find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print

    报告扫描结果：

    • 文件总数
    • 文件类型
    • 日期范围（如果能从文件名判断）
    • 当前的整理方式（或未整理的情况）

  2. 提取每个文件的信息

    对每张发票，提取以下信息：

    对于 PDF 发票：

    • 使用文本提取功能读取发票内容
    • 查找常见格式：
      • “Invoice Date:”、“Date:”、“Issued:”
      • “Invoice #:”、“Invoice Number:”
      • 公司名称（通常位于顶部）
      • “Amount Due:”、“Total:”、“Amount:”
      • “Description:”、“Service:”、“Product:”

    对于图片收据：

    • 读取图片中可见的文字
    • 识别商家名称（通常位于顶部）
    • 查找日期（常见格式）
    • 找出总金额

    无法确认文件信息时的备用方法：

    • 根据文件名线索判断
    • 检查文件创建日期／修改日期
    • 如果缺少关键信息，标记为需要人工审核

  3. 确定整理策略

    如果用户未指定，询问用户的偏好：

    I found [X] invoices from [date range].

How would you like them organized?

1. **By Vendor** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, etc.)
2. **By Category** (Software/, Office Supplies/, Travel/, etc.)
3. **By Date** (2024/Q1/, 2024/Q2/, etc.)
4. **By Tax Category** (Deductible/, Personal/, etc.)
5. **Custom** (describe your structure)

Or I can use a default structure: Year/Category/Vendor

  4. 创建标准化文件名

    为每张发票创建符合以下格式的文件名：

    YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext

    示例：

    • 2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
    • 2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
    • 2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf

    文件名最佳实践：

    • 移除除连字符以外的特殊字符
    • 正确书写商家名称的大小写
    • 描述保持简洁且有意义
    • 使用一致的日期格式（YYYY-MM-DD），便于排序
    • 保留原始文件扩展名

  5. 执行整理

    移动文件前，先展示整理方案：

    # Organization Plan

## Proposed Structure

    Invoices/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Services/ │ └── Office/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Services/ └── Office/

    
## Sample Changes

Before: `invoice_adobe_march.pdf`
After: `2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf`
Location: `Invoices/2024/Software/Adobe/`

Before: `IMG_2847.jpg`
After: `2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg`
Location: `Invoices/2024/Office/Staples/`

Process [X] files? (yes/no)

    获得批准后：

    # Create folder structure
mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe"

# Copy (don't move) to preserve originals
cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf"

# Or move if user prefers
mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"

  6. 生成汇总报告

    创建包含所有发票详情的 CSV 文件：

    Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path
2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/2024-03-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf
...

    此 CSV 可用于：

    • 导入会计软件
    • 分享给会计师
    • 追踪和报告费用
    • 准备纳税申报

  7. 提供完成摘要

    # Organization Complete! 📊

## Summary
- **Processed**: [X] invoices
- **Date range**: [earliest] to [latest]
- **Total amount**: $[sum] (if amounts extracted)
- **Vendors**: [Y] unique vendors

## New Structure

    Invoices/ ├── 2024/ (45 files) │ ├── Software/ (23 files) │ ├── Services/ (12 files) │ └── Office/ (10 files) └── 2023/ (12 files)

    
## Files Created
- `/Invoices/` - Organized invoices
- `/Invoices/invoice-summary.csv` - Spreadsheet for accounting
- `/Invoices/originals/` - Original files (if copied)

## Files Needing Review
[List any files where information couldn't be extracted completely]

## Next Steps
1. Review the `invoice-summary.csv` file
2. Check files in "Needs Review" folder
3. Import CSV into your accounting software
4. Set up auto-organization for future invoices

Ready for tax season! 🎉

示例

示例 1：准备纳税申报（来自 Martin Merschroth）

用户：“我有一个很乱的发票文件夹，需要报税。请整理并规范命名。”

处理流程：

  1. 扫描文件夹：找到 147 个 PDF 和图片文件
  2. 读取每张发票并提取：
    • 日期
    • 商家名称
    • 发票编号
    • 产品／服务描述
  3. 重命名所有文件：YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf
  4. 整理到以下目录：2024/Software/、2024/Travel/ 等
  5. 为会计师创建 invoice-summary.csv
  6. 结果：几分钟内即可获得适合报税的整理后发票
示例 2：每月费用对账

用户：“按类别整理我上个月的业务收据。”

输出：

# March 2024 Receipts Organized

## By Category
- Software & Tools: $847.32 (12 invoices)
- Office Supplies: $234.18 (8 receipts)
- Travel & Meals: $1,456.90 (15 receipts)
- Professional Services: $2,500.00 (3 invoices)

Total: $5,038.40

All receipts renamed and filed in:
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`

CSV export: `march-2024-expenses.csv`
示例 3：多年归档

用户：“我有 3 年的杂乱发票。请先按年份、再按商家整理。”

输出：创建以下目录结构：

Invoices/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

每个文件都已按日期和描述规范命名。

示例 4：清理电子邮件下载文件

用户：“我从 Gmail 下载发票。文件名全是 ‘invoice.pdf’、‘invoice(1).pdf’ 等。请整理一下。”

输出：

Found 89 files all named "invoice*.pdf"

Reading each file to extract real information...

Renamed examples:
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Invoice - Monthly Subscription.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Invoice - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Invoice - Pro Plan.pdf

All files renamed and organized by vendor.

常见整理方式

按商家整理（简单）
Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/
按年份和类别整理（适合报税）
Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Services/
│   └── Travel/
└── 2024/
    └── ...
按季度整理（便于详细追踪）
Invoices/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Office/
│   │   └── Travel/
│   └── Q2/
│       └── ...
按税务类别整理（方便会计师使用）
Invoices/
├── Deductible/
│   ├── Software/
│   ├── Office/
│   └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/
│   └── Meals-Travel/
└── Personal/

自动化设置

如需持续整理：

Create a script that watches my ~/Downloads/invoices folder 
and auto-organizes any new invoice files using our standard 
naming and folder structure.

这样即可创建一个持久化方案，在发票到达时自动整理。

专业提示

  1. 将邮件扫描为 PDF：先使用 Preview 或类似工具将邮件发票保存为 PDF
  2. 统一下载位置：将所有发票保存到同一个文件夹，以便批量处理
  3. 每月整理：按月整理发票，而不是按年整理
  4. 备份原件：整理前保留原始文件
  5. 在 CSV 中包含金额：便于追踪预算
  6. 按可抵扣性添加标签：注明哪些支出可以抵税
  7. 收据保留 7 年：这是标准的审计期限

处理特殊情况

缺少信息

如果无法提取日期或供应商：

  • 标记文件以供人工审核
  • 将文件修改日期作为备用
  • 创建“Needs-Review/”文件夹
重复发票

如果同一张发票出现多次：

  • 比较文件哈希值
  • 保留质量最高的版本
  • 在摘要中注明重复项
多页发票

对于拆分到多个文件中的发票：

  • 如有需要，合并 PDF
  • 为各部分使用统一的命名方式
  • 如果发票已拆分，在 CSV 中注明
非标准格式

对于格式不常见的收据：

  • 尽可能提取信息
  • 尽可能统一格式
  • 如果缺少关键信息，标记以供审核

相关用例

  • 创建报销用的费用报告
  • 整理银行对账单
  • 管理供应商合同
  • 归档旧财务记录
  • 为审计做准备
  • 追踪一段时间内的订阅费用

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