legal-briefing

准备工作流

阶段 1：确定会议

从用户的请求或日历中提取或确认以下详情：

• 标题和类别：会议名称是什么？属于哪种类型？（交易审查、治理会议、供应商讨论、内部同步、客户通话、监管沟通）
• 参会者：哪些人会出席？他们担任什么职位？希望达成什么结果？
• 主题：是否有已发布的议程？将讨论哪些事项？
• 法务团队的立场：律师在此次会议中扮演什么角色？（顾问、主讲人、静默观察员、首席谈判代表）
• 准备时间：还有多少准备时间？

阶段 2：梳理准备要求

不同类别的会议需要侧重不同的准备工作：

类别	主要准备需求
交易审查	交易状态、尚未解决的合同条款、交易对手背景、谈判计划、所需审批
董事会 / 委员会会议	法务部门报告、风险登记册要点、当前事项摘要、监管环境、决议草案
供应商讨论	协议状态、未解决事项、履约记录、关系动态、谈判目标
内部团队同步	工作容量概览、最高优先级事项、人员配置需求、临近的截止日期
客户通话	合同条款、支持历史、未解决的问题、关系背景
监管沟通	主题背景、合规立场、此前往来函件、律师协调情况
诉讼 / 争议会议	案件状态、近期进展、战略选项、和解参数
跨职能协作	业务提案中的法律层面、风险评估、合规防护措施

阶段 3：从可用来源汇总背景信息

从每个已连接的系统收集相关信息：

日历系统

• 会议安排（时间、时长、地点或链接、受邀者）
• 与同一群体的历史会议（此前 90 天）
• 已安排的后续会议或相关会议
• 日程冲突或时间限制

电子邮件系统

• 与参会者的往来邮件或涉及参会者的邮件
• 早前会议后的跟进邮件串
• 过去交流中尚未履行的承诺
• 作为附件共享的文档

消息平台（Slack、Teams 等）

• 讨论会议主题的消息串
• 涉及参会者的消息
• 团队关于相关工作的对话
• 在频道中发布的相关决定或更新

文档存储库（SharePoint、Box、Egnyte 等）

• 以往的议程和会议记录
• 相关协议、备忘录或分析
• 涉及会议参与者的共享文件
• 为此次会议准备的工作草稿

合同管理系统（如有）

• 与相关交易对手的有效协议
• 谈判状态和未解决条款
• 审批工作流进度
• 修订和续约历史

CRM 系统（如有）

• 客户或商机记录
• 关系历史和关键联系人
• 销售管道阶段和里程碑
• 组织利益相关方图谱

阶段 4：撰写简报

将收集到的所有材料整理为以下结构化格式。

阶段 5：指出信息缺口

明确标记所有不完整之处：

• 无法访问或未返回结果的系统
• 可能已过时的数据
• 尚未解决的问题
• 无法找到的文档

简报文档结构

## Meeting Briefing

### Logistics
- **Subject**: [meeting title]
- **Scheduled**: [date, time, and timezone]
- **Length**: [anticipated duration]
- **Venue**: [physical address or virtual meeting link]
- **Attorney's Role**: [counselor / presenter / negotiator / observer]

### Participant Roster
| Name | Affiliation | Position | Primary Interests | Relevant Context |
|---|---|---|---|---|
| [name] | [organization] | [title] | [what they prioritize] | [useful background] |

### Topics and Agenda
1. [Subject A] - [brief context]
2. [Subject B] - [brief context]
3. [Subject C] - [brief context]

### Situation Overview
[Two to three paragraphs covering relevant history, current state of affairs, and the purpose of this meeting]

### Reference Materials
- [Document A] - [summary and location]
- [Document B] - [summary and location]

### Unresolved Items
| Item | Current Status | Responsible Party | Urgency | Context |
|---|---|---|---|---|
| [item 1] | [status] | [owner] | [H/M/L] | [notes] |

### Legal Dimensions
[Specific legal questions, exposures, or regulatory considerations tied to the meeting topics]

### Recommended Talking Points
1. [Point with supporting rationale]
2. [Point with supporting rationale]
3. [Point with supporting rationale]

### Questions to Pose
- [Question A] - [why it matters]
- [Question B] - [why it matters]

### Decisions Required
- [Decision A] - [available options and recommended path]
- [Decision B] - [available options and recommended path]

### Firm Positions / Boundaries
[For negotiation settings: positions that must not be conceded]

### Carry-Forward Items
[Unfinished tasks from previous meetings with these participants]

### Incomplete Information
[Data that could not be sourced or verified; questions for the user to address]

按类别补充内容

交易审查

在标准简报的基础上补充：

• 交易概览：参与方、交易金额、交易结构和时间安排
• 协议进展：审查或谈判周期所处阶段；尚未解决的关键分歧
• 授权要求：哪些人必须签字批准，以及适用的门槛
• 交易对手情报：对方可能持有的立场、近期态度和沟通模式
• 先例交易：类似的过往交易及其最终条款（如可获取）

董事会和委员会会议

在标准简报的基础上补充：

• 法务部门摘要：活跃事项数量、近期解决的事项、新增事项和已结案文件
• 风险登记表概览：排名最高的风险及其较上一报告期的变化
• 监管环境：对业务有重大影响的监管动态
• 需要董事会采取行动的事项：议程中的决议、授权或批准事项
• 诉讼组合：正在进行的诉讼、准备金更新、和解及新立案事项

监管沟通

在标准简报的基础上补充：

• 监管机构概况：涉及的机构和部门、当前的执法重点及惯例
• 互动记录：以时间线列出此前提交的材料、往来函件和会议
• 合规状况：当前讨论主题的合规状态
• 外部律师协调：外部律所参与情况及迄今收到的意见
• 特权意识：可以和不可以分享的内容边界；维护特权的注意事项

任务记录与跟踪

会议期间和会后记录任务

帮助用户记录每次会议中的承诺：

## Tasks from [Meeting Title] - [Date]

| # | Task Description | Owner | Due Date | Urgency | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [concrete, actionable item] | [individual name] | [specific date] | [H/M/L] | Open |
| 2 | [concrete, actionable item] | [individual name] | [specific date] | [H/M/L] | Open |

高效记录任务的原则

• 准确具体：写成“向交易对手的外部律师发送修订后的第 7.3 条文本”，而不是“跟进协议”
• 单一负责人：每项任务必须且只能有一名负责个人，不能是团队或部门
• 明确截止日期：每项任务都要设定具体的日历日期，不能写“尽快”或“有空时”
• 映射依赖关系：如果某项任务受另一项行动或外部输入阻碍，请注明依赖关系
• 任务类型分类：
  • 内部法务任务（法务团队必须完成的工作）
  • 业务合作方任务（需要转达给非法律相关方的事项）
  • 外部各方任务（交易对手或外部律师必须完成的工作）
  • 日程安排任务（需要预约的后续会议）

会后执行

会议结束后：

1. 向所有参与者发送任务清单，使用适当的渠道
2. 将截止日期添加到日历，避免遗漏
3. 更新运营系统（合同管理、事项跟踪、风险登记表）中的结果
4. 将会议记录归档至指定存储库
5. 突出显示有时限要求的事项，这些事项需要当天或次日处理

审查频率

• 高紧急程度任务：每天核实进展，直至完成
• 中紧急程度任务：在下次团队会议或每周审查时检查
• 低紧急程度任务：在下次相关会议或每月周期中审查
• 逾期任务：向负责人及其主管升级，并在下次适用的会议中标记