meeting-followup

会议跟进

此技能可将 Fireflies 会议记录转换为结构化摘要，并生成一封可直接发送给所有参会者的 Gmail 草稿。目标是快速完成会议跟进：用户只需说“处理我和 Acme 的会议”，几分钟内就能在收件箱中收到一封润色完善的跟进邮件草稿。

工作流

第 1 步：查找会议

用户会通过会议名称、主题或参会者来指明会议。使用 Fireflies 搜索和会议记录工具定位会议：

• fireflies_search — 按关键词、标题或参会者邮箱搜索
• fireflies_get_transcripts — 按筛选条件浏览近期会议

如果搜索返回多个匹配结果，请列出最相关的 2–3 个候选项及其标题和日期，并询问用户指的是哪一个。不要猜测。

第 2 步：获取会议记录和摘要

确认正确的会议后，获取以下内容：

• fireflies_get_transcript — 包含发言者和时间戳的完整对话
• fireflies_get_summary — Fireflies 自带的摘要、行动项、关键词和概述

两种来源都要使用。Fireflies 摘要是很好的起点，但常会遗漏重要细节或背景信息。原始会议记录能帮助你发现自动摘要中没有提到的内容。

第 3 步：确认参会者及其邮箱

生成跟进邮件草稿需要邮箱地址。请从多个来源收集：

1. Fireflies 会议记录元数据 — 通常包含参会者邮箱
2. Gmail 搜索 — 搜索会议标题或日历邀请，以查找参会者邮箱（例如，搜索 subject:"Meeting Title" 或日历活动通知）
3. 询问用户 — 如果无法找到部分参会者的邮箱，列出缺少邮箱的人员并询问用户

应从收件人列表中排除发件人自己的邮箱（使用 gmail_get_profile 获取）。

第 4 步：生成结构化摘要

将摘要整理为以下几个部分。每个部分都应简洁，因为内容要放进邮件，而不是报告中。请在各部分中使用项目符号。

关键决策 列出已经作出的具体决策。如果没有达成明确决策，请简要说明，不要凭空编造。

讨论要点 列出讨论的主要主题，并提供足够的背景信息，让未参加会议的人了解讨论了什么以及最终结果。将相关议题归为一组，而非按时间顺序罗列。

行动项 每项行动都应包含：

• 需要完成的事项（具体明确）
• 负责人（使用会议记录中的姓名）
• 截止日期或时间安排（如有提及）

如果没有说明负责人或日期，请注明这一点——在跟进邮件中指出未分配的事项，有助于团队解决这些问题。

后续步骤 列出已商定的后续安排：下次会议日期、里程碑、检查节点。如果没有明确约定，也请注明。

第 5 步：起草跟进邮件

撰写一封简短、专业的邮件。语气应亲切但高效——团队成员应能在 30 秒内浏览邮件，准确了解会议情况和自己需要采取的行动。

主题行：“Recap: [Meeting Title] — [Date]”

邮件结构：

Hi everyone,

Here's a quick recap from our [meeting name] on [date].

[Structured summary from Step 4, formatted with bold headers and bullet points using HTML]

Let me know if I missed anything or if any of the action items need adjusting.

Best,
[User's name]

使用 text/html 内容类型，以便邮件客户端正确呈现格式。HTML 应简洁清晰，使用粗体标题、无序列表和标准字体。不要使用花哨的样式。

第 6 步：创建 Gmail 草稿

使用 gmail_create_draft 创建草稿：

• **收件人：**所有参会者的邮箱（以逗号分隔），不包括发件人
• **主题：**会议回顾邮件的主题行
• **正文：**采用 HTML 格式的邮件
• 内容类型：text/html

创建草稿后，告知用户：

• 草稿已创建，可在 Gmail 中查看
• 列出收件人，以便用户核对收件人列表
• 如果有参会者的邮箱无法找到，请说明

重要注意事项

发言人归属很重要。 总结讨论要点，尤其是行动事项时，请使用转录稿中的实际姓名。“Sarah 将负责联系供应商”比“某位参会者将负责联系供应商”有用得多。

不要过度概括。 如果会议时长为 15 分钟，讨论了两个主题，摘要就应该简短。如果会议长达一小时，涵盖了八个主题，摘要可以更长。摘要的详略程度应与会议内容相匹配。

妥善处理缺失的数据。 如果 Fireflies 转录稿不完整或音频质量较差（你会注意到内容缺失或出现“[inaudible]”标记），请告知用户，让他们知道摘要可能存在遗漏。

尊重用户的时间。 这项技能的核心就是提高效率。不要提出不必要的澄清问题。如果你知道会议名称，也能找到对应会议，就直接开始。只有在确实需要消除歧义（存在多个匹配项）或缺少关键信息（找不到参会者邮箱）时才提问。