meeting-record-system

会议情报

通过从 Notion 收集背景信息，并借助 Claude 研究补充内容，为会议做好准备，同时创建全面的会议材料。生成供参会者使用的内部会前阅读材料，以及面向外部的会议议程。

快速开始

收到会议准备请求时：

1. 收集 Notion 背景信息：使用 Notion:notion-search 查找相关页面
2. 获取详情：使用 Notion:notion-fetch 阅读相关内容
3. 补充研究信息：利用 Claude 的知识补充背景信息、行业洞察或最佳实践
4. 创建内部会前阅读材料：使用 Notion:notion-create-pages 创建背景信息文档（供参会者使用）
5. 创建外部议程：使用 Notion:notion-create-pages 创建会议议程（与所有参与者共享）
6. 关联资源：将两份文档关联到相关项目，并相互链接

会议准备工作流

第 1 步：了解会议背景

Collect meeting details:
- Meeting topic/title
- Attendees (internal team + external participants)
- Meeting purpose (decision, brainstorm, status update, customer demo, etc.)
- Meeting type (internal only vs. external participants)
- Related project/initiative
- Specific topics to cover

第 2 步：搜索 Notion 背景信息

Use Notion:notion-search to find:
- Project pages related to meeting topic
- Previous meeting notes
- Specifications or design docs
- Related tasks or issues
- Recent updates or reports
- Customer/partner information (if applicable)

Search strategies:
- Topic-based: "mobile app redesign"
- Project-scoped: search within project teamspace
- Attendee-created: filter by created_by_user_ids
- Recent updates: use created_date_range filters

第 3 步：获取并分析 Notion 内容

For each relevant page:
1. Fetch with Notion:notion-fetch
2. Extract key information:
   - Project status and timeline
   - Recent decisions and updates
   - Open questions or blockers
   - Relevant metrics or data
   - Action items from previous meetings
3. Note gaps in information

第 4 步：通过 Claude 研究补充信息

Beyond Notion context, add value through:

For technical meetings:
- Explain complex concepts for broader audience
- Summarize industry best practices
- Provide competitive context
- Suggest discussion frameworks

For customer meetings:
- Research company background (if public info)
- Industry trends relevant to discussion
- Common pain points in their sector
- Best practices for similar customers

For decision meetings:
- Decision-making frameworks
- Risk analysis patterns
- Trade-off considerations
- Implementation best practices

Note: Use general knowledge only - don't fabricate specific facts

第 5 步：创建内部会前阅读材料

Use Notion:notion-create-pages for internal doc:

Title: "[Meeting Topic] - Pre-Read (Internal)"

Content structure:
- **Meeting Overview**: Date, time, attendees, purpose
- **Background Context**:
  - What this meeting is about (2-3 sentences)
  - Why it matters (business context)
  - Links to related Notion pages
- **Current Status**:
  - Where we are now (from Notion content)
  - Recent updates and progress
  - Key metrics or data
- **Context & Insights** (from Claude research):
  - Industry context or best practices
  - Relevant considerations
  - Potential approaches to discuss
- **Key Discussion Points**:
  - Topics that need airtime
  - Open questions to resolve
  - Decisions required
- **What We Need from This Meeting**:
  - Expected outcomes
  - Decisions to make
  - Next steps to define

Audience: Internal attendees only
Purpose: Give team full context and alignment before meeting

第 6 步：创建外部议程

Use Notion:notion-create-pages for meeting doc:

Title: "[Meeting Topic] - Agenda"

Content structure:
- **Meeting Details**: Date, time, attendees
- **Objective**: Clear meeting goal (1-2 sentences)
- **Agenda Items** (with time allocations):
  1. Topic 1 (10 min)
  2. Topic 2 (20 min)
  3. Topic 3 (15 min)
- **Discussion Topics**:
  - Key items to cover
  - Questions to answer
- **Decisions Needed**:
  - Clear decision points
- **Action Items**:
  - (To be filled during meeting)
- **Related Resources**:
  - Links to relevant pages
  - Link to pre-read document

Audience: All participants (internal + external)
Purpose: Structure the meeting, keep it on track
Tone: Professional, focused, clear

完整模板请参阅 reference/template-selection-guide.md。

第 7 步：关联文档

1. Link pre-read to agenda:
   - Add mention in agenda: "See <mention-page>Pre-Read</mention-page> for background"

2. Link both to project:
   - Update project page with meeting links
   - Add to "Meetings" section

3. Cross-reference:
   - Agenda mentions pre-read for internal attendees
   - Pre-read mentions agenda for meeting structure

文档类型

内部会前阅读材料（供团队使用）

内容更全面，提供内部背景信息：

• 完整的背景与历史
• 内部指标和数据
• 对挑战的坦诚评估
• 战略考量
• 需要达成的目标
• 内部讨论要点

创建时机：与内部团队召开重要会议时，务必创建

外部议程（供所有参与者使用）

简洁、专业、重点突出：

• 明确的目标
• 包含时间安排的结构化议程
• 讨论主题
• 决策事项
• 专业的语气

创建时机：每次会议都要创建

按会议目的划分的议程类型

决策会议：会议详情 → 目标 → 选项（优点/缺点）→ 建议 → 讨论 → 决策 → 行动事项

状态更新：会议详情 → 项目状态 → 进展 → 后续工作 → 阻碍因素 → 讨论 → 行动事项

客户/外部会议：会议详情 → 目标 → 议程事项（含时间安排）→ 讨论主题 → 后续步骤

头脑风暴：会议详情 → 目标 → 约束条件 → 想法 → 讨论 → 后续步骤

完整模板请参阅 reference/template-selection-guide.md。

研究补充模式

除了 Notion 内容，还可以利用 Claude 的能力增加价值：

技术背景：解释技术、架构或方法。提供行业标准实践。比较常见解决方案。建议评估标准。

业务背景：影响相关主题的行业趋势。竞争格局洞察。该领域常见的挑战。投资回报率考量。

决策支持：决策框架（例如 RICE、成本效益）。风险评估模式。权衡分析方法。成功标准建议。

客户背景（适用于外部会议）：特定行业的挑战。常见痛点。类似公司的最佳实践。价值主张的表达方式。

流程指导：会议引导技巧。讨论框架。回顾模式。头脑风暴结构。

注意：使用通用知识和分析能力。不要捏造具体事实。明确区分 Notion 中的事实与 Claude 提供的洞察。

会议背景信息来源

项目页面：状态、目标、团队、时间线（最重要） 以往会议记录：历史讨论、行动事项、决策（适用于定期会议） 任务/问题数据库：当前状态、阻碍因素、已完成/即将开展的工作（适用于项目会议） 规格说明/设计：需求、决策、方法、待解决问题（适用于技术会议） 报告/仪表板：指标、KPI、绩效数据、趋势（适用于高管会议）

将会议关联到项目

正向链接：将会议添加到项目页面的“会议”部分 反向链接：在议程中添加“相关项目”部分，并提及项目 维护双向链接，方便导航

管理会议系列

定期会议：创建系列父页面，包含日程安排、会议记录列表、固定议程和行动项跟踪器。将单次会议链接到父页面。

会议数据库：对于组织，可使用包含以下属性的数据库：会议标题、日期、类型（决策／状态／头脑风暴）、项目、参会者、状态（已安排／已完成）

会后行动

更新议程，添加：

决策：列出每项决策及其理由和负责人 行动项：包含负责人和截止日期的复选框列表（可考虑在数据库中创建任务） 关键成果：以项目符号列表列出主要成果

会议准备时间安排

提前一天（次日会议）：收集背景信息 → 创建议程 → 分享给参会者 → 留出审阅时间 提前一小时（临时会议）：快速了解背景 → 简短的会前阅读材料 → 基本议程 → 仅包含必要内容 提前一周（重要会议）：全面调研 → 详细的会前阅读材料 → 结构化议程 → 会前审阅

最佳实践

1. 创建两份文档：为重要会议准备内部会前阅读材料和外部议程
2. 区分信息来源：标明哪些内容来自 Notion，哪些来自 Claude 调研
3. 从搜索开始：先在 Notion 中广泛搜索，再逐步缩小范围
4. 保持会前阅读材料简洁：即使包含调研内容，也最多 2-3 页
5. 制作专业的外部文档：议程应经过润色并突出重点
6. 有选择地补充内容：Claude 调研应带来实际价值，而非空话
7. 链接文档：会前阅读材料中提及议程，议程中提及会前阅读材料
8. 包含指标：来自 Notion 的数据有助于让讨论更有依据
9. 妥善分享：将会前阅读材料分享给内部团队，将议程分享给所有参会者
10. 尽早分享：给参会者留出审阅时间（重要会议至少提前 24hr）
11. 会后更新：在议程中记录决策和行动项

高级功能

会议模板：完整的模板库请参阅 reference/template-selection-guide.md

常见问题

“背景信息太多”：拆分为会前阅读材料（内部、全面）和议程（外部、聚焦） “找不到相关页面”：扩大搜索范围、尝试不同的关键词，或请用户提供页面 URL “会议目的不明确”：继续之前请用户澄清 “没有近期更新”：在会前阅读材料中注明这一点，并聚焦于历史背景和战略考量 “外部会议——没有内部背景信息”：采用更简单的结构，只准备议程；跳过内部会前阅读材料，或将其内容保持精简 “Claude 调研内容太泛泛”：聚焦于与实际会议主题相关的具体见解，而非泛泛而谈

示例

完整工作流请参阅 examples/：

• examples/project-decision.md - 含会前阅读材料的决策会议准备
• examples/sprint-planning.md - 冲刺规划会议
• examples/executive-review.md - 高管评审准备
• examples/customer-meeting.md - 与客户进行外部会议（会前阅读材料 + 议程）