ops-meeting-minutes

会议纪要

框架

IRON LAW: Every Meeting Must Produce Decisions + Action Items

If a meeting ends with no documented decisions and no action items with
owners and deadlines, the meeting was a waste of time. Capture these
DURING the meeting, not after. Minutes without action items are a diary.

会议纪要模板

# Meeting: {Title}
Date: {YYYY-MM-DD} | Time: {HH:MM-HH:MM} | Location: {room/link}
Attendees: {names}
Absent: {names}
Facilitator: {name} | Note-taker: {name}

## Agenda
1. {topic 1} — {presenter} ({X min})
2. {topic 2} — {presenter} ({X min})
3. {topic 3} — {presenter} ({X min})

## Discussion Notes
### {Topic 1}
- {Key point discussed}
- {Different viewpoints raised}
- **DECISION**: {what was decided}

### {Topic 2}
- {Key point}
- **DECISION**: {what was decided} / **DEFERRED**: {to when/what condition}

## Action Items
| # | Action | Owner | Deadline | Status |
|---|--------|-------|----------|--------|
| 1 | {specific task} | {name} | {date} | Open |
| 2 | {specific task} | {name} | {date} | Open |

## Next Meeting
- Date: {next meeting date}
- Agenda items for next time: {carry-over items}

行动项格式：谁 + 做什么 + 何时完成

不好的写法："跟进定价问题" 好的写法："@Sarah 于 4 月 10 日前准备与 3 家竞争对手的定价对比表"

提高会议效率的技巧

1. 先列议程：在会议开始前 24 小时以上分发议程
2. 限定时间：为每个议题设定时限，并使用醒目的计时器。
3. 暂存议题：离题内容先列入“暂存议题”清单，留待之后讨论——不要让会议偏离主题
4. 最后 5 分钟：留出时间总结决策和行动项
5. 24 小时内分发：当天或次日上午发送纪要，趁记忆犹新

AI 会议工具

工具	功能	最适合
Otter.ai	转录 + 总结	英语会议
Fireflies.ai	转录 + 提取行动项	团队会议
Claude/GPT	总结转录内容，提取决策	会后处理
Notion AI	上下文相关的会议记录	使用 Notion 的团队

即使使用 AI 转录，也应由人工记录员实时记录决策和行动项。AI 记录说了什么；人类记录决定了什么。

输出格式

# Meeting Minutes: {Title} — {Date}

## Decisions Made
1. {decision + context}
2. {decision}

## Action Items
| # | Action | Owner | Deadline |
|---|--------|-------|----------|
| 1 | {task} | {name} | {date} |

## Key Discussion Points
- {summary of important discussion, not verbatim}

## Parking Lot (for future discussion)
- {deferred topic}

注意事项

• 纪要 ≠ 转录稿：不要记录所有发言。应记录决策、行动项、关键分歧，以及日后理解决策所需的背景信息。
• 没有截止日期的行动项不会完成：“尽快”不是截止日期。每项行动都需要明确的日期。
• 记录员拥有决定权：由他们决定哪些内容被记录为“决策”。应有意指派这一角色。
• 跟进行动项：发送纪要后若不跟进，就会被忽略。在下一次会议开始时检查行动项状态。
• 定期会议需要相应结构：每周站会、每月评审和每季度规划各自需要不同的纪要格式。没有一种格式适合所有情况。

参考资料

• 有关会议主持技巧，请参阅 references/facilitation.md