running-offsites

规划团队共创会

范围

涵盖

• 设计能产出持久共识 + 决策 + 推进动力的团队共创会（而不只是“气氛好”）
• 选择合适的形式：1 天白板冲刺、多日静修，或远程优先的季度集中活动
• 创造深度工作的条件：放下笔记本电脑、开展线下协作，并远离“日常工作”
• 在开展艰难的战略讨论之前建立人际联结（这样大家才能在会议中进行有成效的分歧讨论）
• 以明确的产出收尾：决策、行动计划和后续沟通，防止成果倒退

适用场景

• “规划一次团队共创会 / 静修，制定具体议程并明确产出。”
• “设计一次能形成决策并明确负责人的战略共创会。”
• “我们以远程办公为主——请制定季度线下‘集中活动’计划。”
• “制定共创会预习材料 + 引导指南 + 后勤检查清单。”
• “把我们的共创会整理成有文档记录的计划和后续沟通。”

不适用场景

• 你试图通过工作坊解决深层人际冲突（“讲故事”无法修复信任）；应先修复冲突（或请 HR / 管理层介入）。
• 你还不知道要实现什么目标（先明确问题或产品愿景）。
• 你需要举办涉及复杂供应商 / 合同事务的大型活动（寻求专业活动策划支持；此技能专注于团队层面的共创会）。
• 请求涉及 HR / 法律 / 合规敏感事项（升级给相关人员处理，并遵循公司政策）。

输入

最低要求

• 共创会类型：战略 / 规划 / 回顾 / 团队重整 / “集中活动”
• 预期成果：3–7 项目标产出（决策、计划、关系目标）
• 参与者（人数、角色、时区）+ 必须参与决策的人员
• 限制条件：日期、时长、预算范围、地点限制、无障碍需求
• 当前状况：目前存在的问题 + 已知的紧张关系 / 难以启齿的问题

信息缺失时的处理策略

• 从 references/INTAKE.md 中最多提出 5 个问题（每次提出 3–5 个）。
• 如果缺少详细信息，请明确说明假设，并提供 2–3 种形式选项。
• 不要索要机密信息；请使用匿名化 / 脱敏后的背景信息。

输出（交付物）

按以下顺序生成一份共创会资料包（在聊天中以 Markdown 提供；如有要求，也可提供文件）：

1. 共创会简报（1 页）（目的、预期成果、范围内的决策、参会者、限制条件、成功衡量标准）
2. 议程（含时间安排）+ 环节产出映射（每个环节都要有明确的产出物）
3. 预习资料包（会前阅读材料 + 提示问题 + 分配任务 + 需带来的数据 / 输入）
4. 引导流程指南（引导词、规范、“放下笔记本电脑”规则、决策记录方法）
5. 后勤计划 + 检查清单（场地 / 房间 / 材料 / 餐食 / 技术 / 无障碍 + 备用方案）
6. 会后成果包（会议记录、决策、行动计划、后续沟通、回顾检查点）
7. 风险 / 未决问题 / 后续步骤（必须包含）

模板：references/TEMPLATES.md
扩展指南：references/WORKFLOW.md

工作流程（8 个步骤）

1) 信息收集 + 边界检查（避免规划错误的共创会）

• 输入： 用户背景信息；references/INTAKE.md。
• 操作： 确认共创会类型、预期产出、限制条件，以及是否存在必须先处理的潜在冲突 / 信任欠账。
• 输出： 背景概述 + 假设 / 未知事项清单 + “是否适合举办共创会”的判断。
• 检查： 能否以安全的方式指出那些“难以启齿的问题”，并决定直接处理、暂缓处理还是升级处理。

2) 明确成果和决策（以产出物为先）

• **输入：**目标；约束；利益相关者／参与者角色。
• 操作：将目标转化为 3–7 项具体产出（决策、计划、原则、团队规范）。明确哪些事项必须在会议现场决定，哪些应提前准备。
• **产出：**Offsite 简报章节：成果、决策范围、非目标、成功衡量标准。
• **检查：**每项成果都有负责人，并且有明确的“完成”定义。

3) 选择合适的形式（短期集中活动、静修还是白板日）

• **输入：**成果；可用时间；工作模式（远程／混合／现场）。
• **操作：**选择 Offsite 形式：
  • 白板日适用于深入的战略工作（“让这一天不被打断”，放下笔记本电脑）。
  • 静修（1.5–3 天）用于重整、制定策略和促进团队联结。
  • 短期集中节奏（每季度一次）适用于远程优先、高速推进的创意工作。
• **产出：**形式建议 + 日程框架草案（按天划分时段）+ 活动频率建议。
• **检查：**形式与工作类型（创意／战略／关系）及精力预算相符（不要安排 8 小时的演讲）。

4) 按产出顺序设计议程

• **输入：**成果；references/WORKFLOW.md 中的会议环节库。
• **操作：**制定有时间安排的议程，确保每个环节都能产出一项成果（决策日志条目、原则列表、战略重点、路线图片段、工作约定）。安排休息时间和“先建立联结”的时间。
• **产出：**议程 + 环节产出映射表。
• **检查：**至少 60% 的时间用于互动／共同创作；每个环节都有明确的主持人和产出。

5) 准备会前材料，保障 Offsite 不受日常事务干扰

• **输入：**主题；所需数据；参与者的时间安排。
• **操作：**创建会前材料包，以异步方式收集输入，减少会议时间浪费在背景介绍上。明确设定“脱离日常安排”的预期（如可行，活动时段内不查看邮件／Slack）。
• **产出：**会前准备包（会前阅读材料 + 提示问题 + 任务）。
• **检查：**参与者到场时已做好决策准备，而不只是“了解情况”。

6) 编写主持流程脚本（确保流程可执行）

• **输入：**议程；团队规范；主持方面的限制。
• **操作：**起草主持脚本：开场说明、规范、“放下笔记本电脑”规则、白板使用方式、分组说明、决策记录方式，以及如何安全地处理意见分歧。
• **产出：**主持流程脚本。
• **检查：**主持人无需太多额外背景信息即可执行当天流程；明确如何记录决策。

7) 后勤 + 基础设施（确保一切顺畅）

• **输入：**形式；地点；预算范围；无障碍需求。
• **操作：**制定后勤计划和清单（场地／房间、用品、餐食、出行、技术设备、无障碍安排、应急计划）。对于短期集中活动，制定可重复使用的预订／后勤流程。
• **产出：**后勤计划 + 清单。
• **检查：**已覆盖已知故障模式（没有白板笔、房间布置不当、没有休息时间、出行混乱、音视频设备问题）。

8) 以记录和后续跟进收尾（避免“周一失忆”）

• **输入：**笔记／产出；负责人；时间表。
• **操作：**制作会后材料包：决策、包含负责人／日期的行动计划、后续沟通和复盘节点。添加一份“记忆产物”（一页叙述、原则，或白板照片 + 摘要）。
• **产出：**会后产出包 + 沟通草稿 + 复盘计划。
• **检查：**每项决策都有负责人和下一步；未参加会议的利益相关者会收到简明摘要。

质量门槛（必需）

• 执行 references/CHECKLISTS.md 并使用 references/RUBRIC.md 评分。
• 始终包含：风险、开放问题、下一步。

示例

示例 1（战略外出会）：“为一个 10 人的产品团队（远程优先）规划为期 1 天的战略外出会。输出外出会简报、议程 + 流程安排、会前准备、后勤清单，以及会后决策/行动模板。”
预期：外出会方案包，包含放下笔记本电脑的白板讨论环节 + 清晰的决策记录。

示例 2（季度密集协作）：“为分布式团队（PST/EST/UK）设计每季度一次、为期 2 天的线下密集协作安排。包括可重复使用的后勤安排、会前准备，以及兼顾团队联结与深度工作的默认议程。”
预期：密集协作计划 + 默认密集协作议程 + 运营清单。

边界示例：“举办一场讲故事工作坊，解决领导团队之间的不信任。”
回复：说明技能工作坊无法消除信任债务；建议先处理冲突/关系问题，然后再考虑举办聚焦于工作约定和决策规范的外出会。