case-summarization-approvals

承認向けケース要約

概要

このスキルは、人事ケース、サービスリクエスト、申請項目について、承認に役立つ要約を生成します。承認者が情報に基づいて判断できるよう、必要なコンテキストを提供します。

• リクエストの詳細や変数から、業務上の正当性を抽出して強調します
• 継続的な費用、一時的な費用、予算への影響を含むコストへの影響を算出します
• 誰が承認または却下したか、誰の承認が保留中かを示す承認履歴のタイムラインを作成します
• ポリシーへの準拠状況と、フラグが付けられた例外を明らかにします
• 申請者のプロフィール、部門の状況、過去の類似リクエストを要約します
• 追加の精査が必要となる可能性のあるリスク要因を特定します

使用する場面： 承認者が保留中の承認について、簡潔で判断にすぐ役立つ要約を必要とする場合、または人事や IT のリクエストに関する承認通知を自動的に充実させる仕組みを構築する場合です。

前提条件

• ロール： approver_user、sn_hr_core.case_reader、itil、または admin
• プラグイン： com.sn_hr_service_delivery（HR Service Delivery）、com.glideapp.servicecatalog（Service Catalog）
• アクセス権： sysapproval_approver、sn_hr_core_case、sc_req_item、sc_request、sn_hr_core_profile への読み取りアクセス権
• 知識： 承認プロセスの概念、人事ケースのライフサイクル、カタログリクエストの変数

手順

ステップ 1：保留中の承認レコードを取得する

承認レコードを取得して、ソースドキュメントと承認のコンテキストを特定します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  query: approver=<user_sys_id>^state=requested^ORDERBYDESCsys_created_on
  fields: sys_id,sysapproval,source_table,state,approver,group,sys_created_on,due_date,expected_start,comments
  limit: 20

REST アプローチ：

GET /api/now/table/sysapproval_approver
  ?sysparm_query=approver=<user_sys_id>^state=requested^ORDERBYDESCsys_created_on
  &sysparm_fields=sys_id,sysapproval,source_table,state,approver,group,sys_created_on,due_date,comments
  &sysparm_display_value=true
  &sysparm_limit=20

ステップ 2：ソースレコードの詳細を取得する

source_table に基づいて、元となるリクエストまたはケースを取得します。

人事ケースの場合：

MCP アプローチ：

Tool: SN-Get-Record
Parameters:
  table_name: sn_hr_core_case
  sys_id: <sysapproval_value>
  fields: sys_id,number,short_description,description,state,priority,opened_by,opened_at,subject_person,hr_service,assignment_group,u_business_justification,u_cost_estimate

申請項目（sc_req_item）の場合：

Tool: SN-Get-Record
Parameters:
  table_name: sc_req_item
  sys_id: <sysapproval_value>
  fields: sys_id,number,short_description,description,cat_item,requested_for,price,recurring_price,quantity,variables,opened_at,opened_by,request,stage

REST アプローチ：

GET /api/now/table/sc_req_item/<sysapproval_value>
  ?sysparm_fields=sys_id,number,short_description,description,cat_item,requested_for,price,recurring_price,quantity
  &sysparm_display_value=true

ステップ 3：業務上の正当性を抽出する

リクエスト変数、説明フィールド、ジャーナルエントリなど、複数の情報源から正当性を取得します。

カタログ変数から：

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sc_item_option_mtom
  query: request_item=<ritm_sys_id>
  fields: sc_item_option.item_option_new.question_text,sc_item_option.value
  limit: 50

ジャーナル／コメントから：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sys_journal_field
  query: element_id=<source_sys_id>^element=comments^ORDERBYsys_created_on
  fields: value,sys_created_on,sys_created_by
  limit: 20

ステップ 4：コストへの影響を算出する

リクエストに含まれる一時的な費用と継続的な費用を集計します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sc_req_item
  query: request=<request_sys_id>
  fields: sys_id,number,cat_item,price,recurring_price,quantity
  limit: 50

詳細な価格情報を取得するには：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: fx_price
  query: id=<cat_item_sys_id>^active=true
  fields: sys_id,amount,currency,type,recurring_frequency,duration
  limit: 5

合計を算出します：

• 一時的な費用：すべての明細項目について SUM(price * quantity)
• 月次の継続費用：SUM(recurring_price * quantity)
• 年間の影響額：一時的な費用 +（月次の継続費用 * 12）
• 予算消化率：情報が利用できる場合は、部門の予算と比較します

ステップ 5：承認履歴を作成する

完了済みと保留中の承認を含む、承認チェーン全体を取得します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  query: sysapproval=<source_sys_id>^ORDERBYsys_created_on
  fields: sys_id,approver,state,sys_created_on,sys_updated_on,comments,group,expected_start,due_date
  limit: 20

REST アプローチ：

GET /api/now/table/sysapproval_approver
  ?sysparm_query=sysapproval=<source_sys_id>^ORDERBYsys_created_on
  &sysparm_fields=sys_id,approver,state,sys_created_on,sys_updated_on,comments,group
  &sysparm_display_value=true
  &sysparm_limit=20

ステップ 6：申請者プロフィールのコンテキストを取得する

コンテキストを把握するため、申請者の人事プロフィールと部門情報を取得します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_hr_core_profile
  query: user=<opened_by_sys_id>
  fields: sys_id,user,department,location,job_title,manager,cost_center,employment_type,hire_date
  limit: 1

ステップ 7：過去の類似リクエストを確認する

申請者または部門が最近、類似したリクエストを送信したかどうかを特定します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sc_req_item
  query: requested_for=<requester_sys_id>^cat_item=<cat_item_sys_id>^sys_created_on>javascript:gs.daysAgo(365)
  fields: number,stage,price,sys_created_on,closed_at
  limit: 10

ステップ 8：ポリシーへの準拠状況を評価する

リクエストがポリシーのしきい値内に収まるかを確認します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_rule
  query: table=sc_req_item^active=true
  fields: sys_id,name,description,condition,approval_type,order
  limit: 10

ステップ 9：承認用の要約をまとめる

収集したすべての情報を、判断にすぐ役立つ形式にまとめます。

=== APPROVAL SUMMARY ===
Request: RITM0012345 - New Laptop Request
Submitted: 2025-12-01 14:30 by Jane Smith (Engineering)
Status: Awaiting Your Approval

--- Requester Profile ---
Name: Jane Smith
Title: Senior Software Engineer
Department: Engineering - Platform Team
Location: San Francisco, CA
Manager: Bob Johnson
Tenure: 3 years, 8 months

--- Business Justification ---
"Current laptop (2019 MacBook Pro) is experiencing frequent kernel panics
and battery failure. Unable to run local development environment with
current 8GB RAM. Requesting 16GB MacBook Pro for development workloads.
IT has confirmed current device is past end-of-life."

--- Cost Impact ---
One-Time Cost: $2,499.00
Monthly Recurring: $0.00
Annual Total Impact: $2,499.00
Department Budget Remaining: $45,200 (Q4)
Cost as % of Budget: 5.5%

--- Approval History ---
1. [APPROVED] 2025-12-01 15:00 - Direct Manager (Bob Johnson)
   Comment: "Confirmed hardware issues. Approved."
2. [PENDING]  2025-12-02 -- Director Approval (You)
3. [WAITING]  -- Finance Review (auto-triggered if > $2,000)

--- Risk Indicators ---
- Prior similar request: None in last 12 months
- Cost threshold: Exceeds $2,000 director approval threshold
- Policy compliance: Within hardware refresh policy (device > 3 years)
- Budget impact: Low (5.5% of remaining Q4 budget)

--- Recommendation Context ---
Similar requests in Engineering this quarter: 4 approved, 0 rejected
Average approval time: 1.2 business days

ステップ 10：要約を記録する

必要に応じて、承認レコードまたはソースレコードに作業メモとして要約を添付します。

MCP アプローチ：

Tool: SN-Add-Work-Notes
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  sys_id: <approval_sys_id>
  work_notes: "[AI-Generated Approval Summary]\n<compiled summary>"

ツールの使用方法

ツール	目的	使用する場面
SN-Query-Table	承認、リクエスト、プロフィール、履歴を取得します	主なデータ収集
SN-Get-Record	単一のソースレコードの詳細を取得します	レコードの詳細な確認
SN-Natural-Language-Search	説明から関連するリクエストやケースを検索します	類似項目のパターンマッチング
SN-Add-Work-Notes	要約を承認レコードに添付します	文書化と監査証跡

ベストプラクティス

1. 意思決定に不可欠な情報を最初に示す -- コスト、根拠、リスクを冒頭に記載します
2. 承認チェーンの状況を含める -- 他の関係者がすでに決定した内容を示します
3. 例外を明確に示す -- ポリシー違反や通常と異なるパターンを強調します
4. 予算への影響を割合で示す -- 予算との比較がなければ、実額だけでは状況を把握できません
5. 依頼者の勤続期間を含める -- 新入社員からの依頼は、承認時に異なる考慮が必要な場合があります
6. 重複した依頼がないか確認する -- 無駄を防ぐため、最近の類似した依頼を提示します
7. データの機密性に配慮する -- 要約から給与、医療、懲戒に関する詳細を除外します
8. 表示用の値を使用する -- sys_id ではなく、必ず名前とラベルを表示します
9. 期限の緊急性を含める -- 時間制約のある承認について、SLA の期限を記載します
10. 過去のベンチマークを示す -- 類似した依頼がどのように処理されたかを示します

トラブルシューティング

問題	原因	解決方法
承認レコードが見つからない	ユーザーに保留中の承認がないか、ユーザーの sys_id が誤っています	承認者の sys_id がログイン中のユーザーと一致することを確認します
変数が返されない	MTOM クエリの形式が正しくありません	適切なドットウォーキングを使用して sc_item_option_mtom を参照します
コストデータが欠落している	カタログアイテムに価格が設定されていません	sc_cat_item.price テーブルと fx_price テーブルを確認します
承認履歴が不完全	個人ではなくグループを使用する承認があります	group フィールドを含め、グループのメンバーを特定します
ジャーナルエントリが空	コメントが別のエレメントに保存されています	comments と work_notes の両方のエレメントを確認します
プロファイルが見つからない	ユーザーに HR プロファイルレコードがありません	基本情報については sys_user テーブルにフォールバックします

例

例 1：HR ケースの承認要約

入力：「承認者向けに HR ケース HRC0010042 を要約してください」

手順：sn_hr_core_case からケースを取得し、従業員のプロファイルを取得して承認チェーンを確認します。ケースの説明とコメントから根拠を抽出し、関連するカタログアイテムからコストへの影響を計算して、要約をまとめます。

例 2：高額な依頼の承認

入力：「15,000 ドルのサーバー依頼である RITM0025001 の承認要約を作成してください」

**手順：**RITM の詳細を取得し、構成仕様を含むすべてのカタログ変数を抽出して、価格の詳細を取得します。完全な承認チェーンを構築し（高額なアイテムでは複数の承認レベルが含まれる場合があります）、調達ポリシーとの照合、予算への影響の表示、添付されている場合はベンダーの見積もりの追加を行います。

例 3：マネージャー向けの一括承認要約

入力：「マネージャーの Bob Johnson に対する保留中の承認をすべて要約して表示してください」

**手順：**承認者が Bob Johnson で、状態が requested であるすべての sysapproval_approver レコードをクエリします。それぞれについて元レコードの要約を取得し、保留中のすべての項目の総コストへの影響を集計して、期限順に並べた優先順位付きリストとして提示します。

関連スキル

• hrsd/case-summarization - HR ケースの一般的な要約
• catalog/approval-workflows - 承認ワークフローの構成
• catalog/request-fulfillment - フルフィルメントプロセスの詳細
• reporting/sla-analysis - SLA のステータスと違反の分析
• itsm/change-management - 変更依頼の承認パターン