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メールの下書き作成

確立された文体やトーンに合わせて、プロフェッショナルなメールを作成します。WorkIQ を使って送信済みメールや宛先との過去のやり取りを分析し、文脈を踏まえた下書きを作成します。下書きは確認して、必要に応じて調整できます。

使用する場面

• 「[person] に [topic] についてのメールを作成して」
• 「[customer] に [project] に関するフォローアップメールを書いて」
• 「[subject] についての [person] のメールに返信して」
• 「[initiative] に関する提案メールを作成して」
• 「[recipient] とのメールのトーンを分析して」

ワークフロー

ステップ 1 — 文脈を集める

下書きを作成する前に、以下を確認します。

1. 宛先 — 誰に宛てたメールですか？
2. 目的 — メールの内容は何ですか？（提案、フォローアップ、技術的な案内、紹介、状況報告など）
3. 要点 — 何を伝える必要がありますか？
4. 関係性の文脈 — 利用可能な場合は WorkIQ を使って、宛先との過去のメールを確認します

ユーザーがこれらすべてを最初に提示した場合は、そのまま進めます。それ以外の場合は、確認の質問をします（最大 3 つ）。

ステップ 2 — トーンを分析する

宛先に送るメールを作成する際は、WorkIQ を使って、ユーザーが確立しているコミュニケーションのパターンを把握します。

1. ユーザーから同じ宛先、または似た宛先に送信された最近のメールを 3～5 件取得します
2. 以下のパターンを特定します。
   • 挨拶のスタイル — フォーマル（「Dear」）、標準的（「Hello」）、カジュアル（「Hi」）、または直接的（挨拶なし）
   • 構成 — 短い段落、箇条書き、番号付きの手順のいずれか
   • 結びの言葉 — ユーザーが通常使う結びと名前の表記形式
   • フォーマル度 — プロフェッショナル、親しみやすくプロフェッショナル、カジュアル
   • 言語 — ユーザーがこの宛先とのやり取りで使っている言語
3. これらのパターンを下書きに反映します

WorkIQ を利用できない場合、または過去のメールが存在しない場合は、適切なプロフェッショナル向けの標準スタイルを使用し、トーンを推測したことを伝えます。

ステップ 3 — メールの下書きを作成する

判明した（または標準の）スタイルルールを適用します。

挨拶：

• ステップ 2 で確認した挨拶のスタイルに合わせます
• 既定値：外部の宛先には「Hello [FirstName],」、社内の宛先には「Hi [FirstName],」
• 宛先が複数の場合：「Hello [Name1], [Name2],」

トーン：

• 直接的かつ簡潔にし、冗長な表現は避けます
• 親しみやすく、かつプロフェッショナルにします
• すぐに要点を伝えます
• 適切な場合は、先回りして支援を申し出ます（「Happy to discuss further」、「Let me know if you need anything」）

構成：

• 短いメール（要点が 1～2 件）：箇条書きは使わず、簡潔な段落にします
• 長いメール（提案、複数の要点を含む状況報告）：箇条書きまたは番号付きリストを使います
• 関連する場合は、過去の会話の文脈を含めます（「Following our recent conversation about...」）

結びの言葉：

• ステップ 2 で確認したユーザーの確立された結びのパターンに合わせます
• 既定値：「Best regards,」の次の行にユーザーのファーストネームを記載します

言語：

• ユーザーから別の指定がない限り、既定では英語を使用します
• 過去のやり取りが別の言語で行われている場合は、宛先の言語に合わせます

ステップ 4 — 出力する

1. 適用したトーンやスタイルについて簡単に説明し、下書きを提示します
2. ユーザーの依頼に応じて編集し、満足するまで調整を繰り返します
3. 最終的な下書きを outputs/<year>/<month>/ に、内容が分かるファイル名で保存します（例：2026-03-26-email-acme-followup.md）

重要なルール

• メールを送信しないでください — ユーザーが確認して手動で送信できるよう、ファイルとして下書きを作成するだけにします
• 利用可能な場合は、必ず WorkIQ で宛先との過去の文脈を確認します
• ユーザーが「メールの下書きを作成して」または「メールを書いて」と依頼した場合は、このスキルを自動的に有効にします
• 下書きは outputs/<year>/<month>/ フォルダーの規則に従って保存します
• プライバシーを尊重し、関連のないメールスレッドから機密情報を含めないでください

プロンプトの例

• 「Sarah にプロジェクトのスケジュールについてメールを作成して」
• 「顧客に移行に関する質問についてフォローアップを書いて」
• 「新しいトレーニング施策の提案メールを作成して」
• 「John のメールに返信して。彼の方針に賛成しつつ、モニタリングを追加する提案をして」
• 「Acme チームとのメールのトーンを分析して」

必要条件

• トーン分析と受信者のコンテキストには、WorkIQ MCP tool を推奨します（Microsoft 365 / Outlook）
• WorkIQ がなくてもスキルは動作しますが、パーソナライズされたトーンの調整ではなく、標準的なビジネストーンが使用されます
• 出力はワークスペース内に Markdown ファイルとして保存されます