Meeting Facilitation

会議ファシリテーションスキル

目的

目的を達成する、生産的で集中できる会議を進行します。ワークショップやインタビューに時間の30〜50％を費やすBAにとって、重要なソフトスキルです。

BAの会議の種類

1. ディスカバリー／要件抽出：「必要なことを教えてください。」
2. ワークショップ：「一緒にこの問題を解決しましょう。」
3. レビュー／ウォークスルー：「これで正しいですか？」
4. 優先順位付け：「何を最初に行いますか？」
5. 承認：「同意いただけますか？」

ファシリテーションの3つのP

1. 準備（会議前）

• 目的：なぜ会議を行うのでしょうか？（目的がなければ、中止します。）
• 成果物：何を成果物としますか？（例：要件一覧、プロセスマップ）
• 参加者：誰の参加が必要ですか？（意思決定者、SME）
• 進行方法：アジェンダ。どのように進めますか？

アジェンダのテンプレート：

1. 導入（5分）：目標、ルール。
2. 背景（10分）：現状の確認。
3. アクティビティ／ディスカッション（40分）：ブレインストーミング、マッピングなど。
4. レビュー（10分）：調査結果の妥当性を確認。
5. 次のステップ（5分）：アクションアイテム。

2. 進行（会議中）

• 時間どおりに開始します。
• 基本ルールを設定します：「携帯電話は使わない」「発言は一人ずつ」「悪いアイデアはありません」。
• 時間を管理します：タイマーを使います（タイムボクシング）。
• 参加者の特性に応じて進行します：
  • 発言を独占する人：「ありがとう、John。Sarahの意見も聞かせてください。」
  • 発言しない人：「Mikeさん、これはチームにどのような影響がありますか？」
  • 話が脱線する人：「よい指摘ですね。議題からそれないよう、パーキングロットに記録しておきましょう。」
• 視覚資料を使います：ホワイトボードや画面共有を使います。話すだけにしないでください。

3. 振り返り（会議後）

• 議事録を送ります：24時間以内に送ります。
• アクションアイテム（3つのW）：Who（誰が）、What（何を）、When（いつまでに）行うかを明確にします。
• パーキングロット：保留にした項目をフォローアップします。

ファシリテーションのテクニック

ブレインストーミング

• ルール：まずは質より量を重視します。判断を下しません。
• 方法：付箋（Miro/FigJam）を使います。付箋1枚につきアイデアを1つ書きます。親和図法でグループ化します。

根本原因分析（5つのなぜ）

• 問題の記述を深掘りするため、「なぜ」を繰り返し尋ねます。

Fist of Five（投票）

• 合意の度合いをすばやく確認します。
• 指5本：賛成です。
• 指3本：受け入れられます。
• 指1本：反対／同意できません。
• 結果：3本未満を示す人がいたら、いったん止めて制約について話し合います。

ドット投票

• 全員にドットを3つ配ります。
• 最もよいと思うアイデアにドットを置きます。
• 優先順位を視覚的なヒートマップで表します。

難しい状況への対応

• 意見の行き詰まり：「両方の選択肢のメリットとデメリットを挙げてみましょう。」または「選択肢Aを2週間試してみませんか？」
• 参加意欲の低下：休憩を入れます。挑発的な質問をします。進め方を変えます。
• 対立：双方の意見に妥当な点があることを認めます。人ではなく、問題に焦点を当てます。

ツール

• Lark Meetings：自動メモ／録音。
• Miro/Mural：オンラインホワイトボード。
• 投票ツール：Zoom/Lark内のアンケート。

成功のためのチェックリスト

• 目標は明確ですか？
• 適切な人が招待されていますか？
• アジェンダは事前に送付されていますか？
• アクションアイテムを記録しましたか？