meeting-followup

会議のフォローアップ

このスキルは、Fireflies の会議の文字起こしを、構成された要約と、出席者全員宛ての Gmail 送信用下書きに変換します。会議の後始末をすばやく済ませることが目的です。ユーザーが「Acme との会議を処理して」と言えば、数分以内に、仕上がりのよいフォローアップメールの下書きを受信トレイに用意できるようにします。

ワークフロー

ステップ 1：会議を探す

ユーザーは、会議の名前、トピック、または参加者を指定します。Fireflies の検索ツールと文字起こしツールを使って会議を探します。

• fireflies_search — キーワード、タイトル、または参加者のメールアドレスで検索します
• fireflies_get_transcripts — フィルターを使って最近の会議を参照します

検索結果が複数ある場合は、タイトルと日付を添えて候補の上位 2～3 件を提示し、どれを指しているのかユーザーに尋ねます。推測してはいけません。

ステップ 2：文字起こしと要約を取得する

該当する会議を特定したら、次の両方を取得します。

• fireflies_get_transcript — 話者とタイムスタンプを含む会話全文
• fireflies_get_summary — Fireflies による要約、アクションアイテム、キーワード、概要

両方の情報源を使います。Fireflies の要約はよい出発点ですが、重要なニュアンスや文脈が抜けていることがよくあります。生の文字起こしを確認すれば、自動要約にない内容も把握できます。

ステップ 3：出席者とメールアドレスを特定する

フォローアップメールの下書きにはメールアドレスが必要です。複数の情報源から確認します。

1. Fireflies の文字起こしメタデータ — 参加者のメールアドレスが含まれていることがよくあります
2. Gmail 検索 — 会議のタイトルやカレンダーへの招待状を検索し、出席者のメールアドレスを見つけます（例：subject:"Meeting Title"、またはカレンダーの予定通知を検索）
3. ユーザーに尋ねる — 一部の出席者のメールアドレスが見つからない場合は、不明な相手を列挙してユーザーに尋ねます

送信者本人のメールアドレス（gmail_get_profile を使用）は、宛先の一覧から除外します。

ステップ 4：構成された要約を作成する

要約を次のセクションに分けます。メールに記載するため、各セクションは簡潔にします。各セクションでは箇条書きを使います。

主な決定事項 実際に決まった具体的な内容を記載します。明確な決定事項がなかった場合は、その旨を簡潔に記載します。決まっていないことを作り上げてはいけません。

議論のポイント 主な話題を、会議に出席できなかった人にも議論の内容と結論が分かる程度の文脈を添えて記載します。時系列に並べるのではなく、関連する話題をまとめます。

アクションアイテム 各アクションアイテムには、次の内容を含めます。

• 実施すべきこと（具体的かつ明確に）
• 担当者（文字起こしにある名前を使います）
• 日付や期限（言及されている場合）

担当者や日付が示されていない場合は、その旨を記載します。担当者未定の項目を示せば、チームで解決できるため、フォローアップに役立ちます。

次のステップ 次回の会議日、マイルストーン、進捗確認の時期など、合意したフォローアップを記載します。明確な合意がない場合も、その旨を記載します。

ステップ 5：フォローアップメールの下書きを作成する

簡潔でプロフェッショナルなメールを作成します。温かみがありながらも効率的なトーンにします。チームメイトが 30 秒で目を通し、何が起きたのか、何をすべきなのかを正確に把握できるようにします。

件名：「要約：［会議のタイトル］ — ［日付］」

メールの構成：

Hi everyone,

Here's a quick recap from our [meeting name] on [date].

[Structured summary from Step 4, formatted with bold headers and bullet points using HTML]

Let me know if I missed anything or if any of the action items need adjusting.

Best,
[User's name]

メールクライアントで書式が正しく表示されるように、コンテンツタイプには text/html を使います。HTML はシンプルで分かりやすくし、太字の見出し、箇条書き、標準フォントを使います。凝った装飾は不要です。

ステップ 6：Gmail の下書きを作成する

gmail_create_draft を使って下書きを作成します。

• 宛先： 送信者を除く出席者全員のメールアドレス（カンマ区切り）
• 件名： 要約の件名
• 本文： HTML 形式のメール
• コンテンツタイプ： text/html

下書きの作成後、ユーザーに次の内容を伝えます。

• 下書きを作成し、Gmail で確認できる状態になっていること
• 宛先を確認できるよう、送信先を列挙すること
• メールアドレスが見つからなかった出席者がいれば、そのことを伝えること

重要な考慮事項

発言者の特定は重要です。 議論の要点や、特にアクションアイテムをまとめるときは、文字起こしに記載されている実際の名前を使ってください。「Sarah がベンダーへの連絡を担当する」は、「参加者の一人が連絡を担当する」よりもはるかに役立ちます。

要約しすぎないでください。 会議が15分で、議題が2つだったなら、要約は短くまとめます。1時間にわたって8つの議題を扱ったなら、より長くてもかまいません。会議の内容に合わせて詳しさを調整してください。

不足している情報には適切に対処してください。 Fireflies の文字起こしが不完全だったり、音質が悪かったりする場合（欠落や「[inaudible]」のマーカーで気づけます）は、要約に抜けがある可能性をユーザーに伝えてください。

ユーザーの時間を大切にしてください。 このスキルの目的は、迅速に対応することです。不要な確認質問はしないでください。会議名がわかっていて検索できるなら、そのまま進めてください。確認が本当に必要な場合（該当する会議が複数ある場合）や、重要な情報が不足している場合（参加者のメールアドレスが見つからない場合）に限り、質問してください。