meeting-record-system

ミーティングインテリジェンス

Notion から関連情報を収集し、Claude のリサーチで内容を充実させ、包括的なミーティング資料を作成することで、ミーティングの準備を支援します。参加者向けの内部事前資料と、ミーティングで使用する外部向けアジェンダの両方を作成します。

クイックスタート

ミーティングの準備を依頼されたら：

1. Notion の情報を収集する：Notion:notion-search を使って関連ページを探します
2. 詳細を取得する：Notion:notion-fetch を使って関連するコンテンツを読みます
3. リサーチで情報を補足する：Claude の知識を使って、背景情報、業界の知見、ベストプラクティスを追加します
4. 内部事前資料を作成する：背景情報をまとめた文書を作成するため、Notion:notion-create-pages を使います（参加者向け）
5. 外部向けアジェンダを作成する：ミーティングアジェンダを作成するため、Notion:notion-create-pages を使います（全参加者と共有）
6. リソースをリンクする：両方の文書を関連プロジェクトや相互にリンクします

ミーティング準備ワークフロー

ステップ 1：ミーティングの背景を把握する

Collect meeting details:
- Meeting topic/title
- Attendees (internal team + external participants)
- Meeting purpose (decision, brainstorm, status update, customer demo, etc.)
- Meeting type (internal only vs. external participants)
- Related project/initiative
- Specific topics to cover

ステップ 2：Notion の情報を検索する

Use Notion:notion-search to find:
- Project pages related to meeting topic
- Previous meeting notes
- Specifications or design docs
- Related tasks or issues
- Recent updates or reports
- Customer/partner information (if applicable)

Search strategies:
- Topic-based: "mobile app redesign"
- Project-scoped: search within project teamspace
- Attendee-created: filter by created_by_user_ids
- Recent updates: use created_date_range filters

ステップ 3：Notion のコンテンツを取得して分析する

For each relevant page:
1. Fetch with Notion:notion-fetch
2. Extract key information:
   - Project status and timeline
   - Recent decisions and updates
   - Open questions or blockers
   - Relevant metrics or data
   - Action items from previous meetings
3. Note gaps in information

ステップ 4：Claude のリサーチで情報を補足する

Beyond Notion context, add value through:

For technical meetings:
- Explain complex concepts for broader audience
- Summarize industry best practices
- Provide competitive context
- Suggest discussion frameworks

For customer meetings:
- Research company background (if public info)
- Industry trends relevant to discussion
- Common pain points in their sector
- Best practices for similar customers

For decision meetings:
- Decision-making frameworks
- Risk analysis patterns
- Trade-off considerations
- Implementation best practices

Note: Use general knowledge only - don't fabricate specific facts

ステップ 5：内部事前資料を作成する

Use Notion:notion-create-pages for internal doc:

Title: "[Meeting Topic] - Pre-Read (Internal)"

Content structure:
- **Meeting Overview**: Date, time, attendees, purpose
- **Background Context**:
  - What this meeting is about (2-3 sentences)
  - Why it matters (business context)
  - Links to related Notion pages
- **Current Status**:
  - Where we are now (from Notion content)
  - Recent updates and progress
  - Key metrics or data
- **Context & Insights** (from Claude research):
  - Industry context or best practices
  - Relevant considerations
  - Potential approaches to discuss
- **Key Discussion Points**:
  - Topics that need airtime
  - Open questions to resolve
  - Decisions required
- **What We Need from This Meeting**:
  - Expected outcomes
  - Decisions to make
  - Next steps to define

Audience: Internal attendees only
Purpose: Give team full context and alignment before meeting

ステップ 6：外部向けアジェンダを作成する

Use Notion:notion-create-pages for meeting doc:

Title: "[Meeting Topic] - Agenda"

Content structure:
- **Meeting Details**: Date, time, attendees
- **Objective**: Clear meeting goal (1-2 sentences)
- **Agenda Items** (with time allocations):
  1. Topic 1 (10 min)
  2. Topic 2 (20 min)
  3. Topic 3 (15 min)
- **Discussion Topics**:
  - Key items to cover
  - Questions to answer
- **Decisions Needed**:
  - Clear decision points
- **Action Items**:
  - (To be filled during meeting)
- **Related Resources**:
  - Links to relevant pages
  - Link to pre-read document

Audience: All participants (internal + external)
Purpose: Structure the meeting, keep it on track
Tone: Professional, focused, clear

完全なテンプレートについては、reference/template-selection-guide.md を参照してください。

ステップ 7：文書をリンクする

1. Link pre-read to agenda:
   - Add mention in agenda: "See <mention-page>Pre-Read</mention-page> for background"

2. Link both to project:
   - Update project page with meeting links
   - Add to "Meetings" section

3. Cross-reference:
   - Agenda mentions pre-read for internal attendees
   - Pre-read mentions agenda for meeting structure

文書の種類

内部事前資料（チーム向け）

より包括的な社内向けの背景情報です。

• 詳細な背景と経緯
• 社内の指標とデータ
• 課題の率直な評価
• 戦略上の考慮事項
• 達成すべきこと
• 社内での議論事項

作成するタイミング：社内チームが参加する重要なミーティングでは必ず作成します

外部向けアジェンダ（全参加者向け）

簡潔で、プロフェッショナルかつ、要点を絞った内容です。

• 明確な目的
• 時間配分を含む構成済みのアジェンダ
• 議論するトピック
• 意思決定事項
• プロフェッショナルなトーン

作成するタイミング：すべてのミーティングで作成します

ミーティングの目的別アジェンダの種類

意思決定ミーティング：ミーティングの詳細 → 目的 → 選択肢（メリット／デメリット） → 推奨案 → 議論 → 決定事項 → アクションアイテム

進捗報告：ミーティングの詳細 → プロジェクトの状況 → 進捗 → 今後の作業 → 障害事項 → 議論 → アクションアイテム

顧客／社外向け：ミーティングの詳細 → 目的 → アジェンダ項目（時間配分付き） → 議論するトピック → 次のステップ

ブレインストーミング：ミーティングの詳細 → 目的 → 制約条件 → アイデア → 議論 → 次のステップ

完全なテンプレートについては、reference/template-selection-guide.md を参照してください。

リサーチによる情報補足のパターン

Notion のコンテンツに加えて、Claude の機能を活用して価値を高めます。

技術的な背景情報：技術、アーキテクチャ、アプローチについて説明します。業界標準のプラクティスを提示します。一般的なソリューションを比較します。評価基準を提案します。

ビジネス上の背景情報：トピックに影響を与える業界トレンド。その分野における競争環境の知見。よくある課題。投資収益率に関する考慮事項。

意思決定の支援：意思決定フレームワーク（例：RICE、費用対効果）。リスク評価のパターン。トレードオフ分析のアプローチ。成功基準の提案。

顧客に関する背景情報（社外向けミーティングの場合）：業界特有の課題。一般的なペインポイント。同様の企業でのベストプラクティス。価値提案の組み立て方。

プロセスのガイダンス：ミーティングの進行テクニック。議論のフレームワーク。振り返りのパターン。ブレインストーミングの構成。

注：一般的な知識と分析能力を活用してください。具体的な事実を捏造しないでください。Notion に記載された事実と Claude の洞察を明確に区別してください。

ミーティングの背景情報の参照元

プロジェクトページ：状況、目標、チーム、スケジュール（最も重要） 過去のミーティングメモ：過去の議論、アクションアイテム、決定事項（定例ミーティング） タスク／課題データベース：現在の状況、障害事項、完了済み／今後の作業（プロジェクトミーティング） 仕様／デザイン：要件、決定事項、アプローチ、未解決の質問（技術ミーティング） レポート／ダッシュボード：指標、KPI、パフォーマンスデータ、トレンド（経営層向けミーティング）

ミーティングをプロジェクトにリンクする

前方リンク：プロジェクトページの「ミーティング」セクションにミーティングを追加します 後方リンク：議題にプロジェクトへの言及を含む「関連プロジェクト」セクションを追加します 双方向リンクを維持して、簡単に移動できるようにします

ミーティングシリーズの管理

定期ミーティング：スケジュール、ミーティングメモの一覧、定例議題、アクションアイテムのトラッカーを含む親ページを作成します。個々のミーティングを親ページにリンクします。

ミーティングデータベース：組織では、次のプロパティを持つデータベースを使用します：ミーティングタイトル、日付、種類（決定／状況報告／ブレインストーミング）、プロジェクト、出席者、ステータス（予定／完了）

ミーティング後のアクション

議題を次の内容で更新します：

決定事項：各決定事項を、その理由と担当者とともに一覧にします アクションアイテム：担当者と期限を含むチェックボックス形式のリスト（データベースでタスクを作成することも検討してください） 主な成果：主な成果を箇条書きにします

ミーティング準備のタイミング

前日（翌日のミーティング）：背景情報を集める → 議題を作成する → 出席者に共有する → 確認の時間を設ける 1時間前（直前のミーティング）：背景情報を手早く確認する → 簡単な事前資料を用意する → 基本的な議題を作成する → 必要事項に絞る 1週間前（重要なミーティング）：包括的に調査する → 詳細な事前資料を用意する → 構成を整えた議題を作成する → ミーティング前にレビューする

ベストプラクティス

1. 両方のドキュメントを作成する：重要なミーティングでは、社内向け事前資料と社外向け議題を作成します
2. 情報源を区別する：Notion からの情報と Claude の調査結果を明記します
3. 検索から始める：Notion で幅広く検索してから、対象を絞り込みます
4. 事前資料は簡潔にする：調査内容を含めても、最大 2～3 ページに収めます
5. 社外向けドキュメントはプロフェッショナルに：議題を洗練され、焦点の定まったものにします
6. 慎重に内容を充実させる：Claude の調査は、無駄な情報ではなく、実質的な価値を加えるものにします
7. ドキュメント同士をリンクする：事前資料で議題に触れ、議題で事前資料に触れます
8. 指標を含める：Notion のデータを使って、議論の土台を固めます
9. 適切に共有する：事前資料は社内チームに、議題はすべての参加者に共有します
10. 早めに共有する：出席者が確認できる時間を確保します（重要なミーティングでは 24 時間以上前）
11. ミーティング後に更新する：決定事項とアクションを議題に記録します

高度な機能

ミーティングテンプレート：テンプレートの包括的なライブラリについては、reference/template-selection-guide.md を参照してください

よくある問題

「背景情報が多すぎる」：事前資料（社内向け、包括的）と議題（社外向け、要点を絞ったもの）に分けます 「関連ページが見つからない」：検索範囲を広げ、別の用語を試し、ページの URL をユーザーに尋ねます 「ミーティングの目的が不明確」：進める前に、ユーザーに明確化を求めます 「最近の更新がない」：そのことを事前資料に記載し、過去の経緯と戦略的な検討事項に焦点を当てます 「社外とのミーティングで、社内の背景情報がない」：議題だけのシンプルな構成にします。社内向け事前資料は省略するか、最小限にします 「Claude の調査が一般的すぎる」：一般論ではなく、実際のミーティングのトピックに関連する具体的な洞察に焦点を当てます

例

完全なワークフローについては、examples/ を参照してください：

• examples/project-decision.md - 事前資料を用いた意思決定ミーティングの準備
• examples/sprint-planning.md - スプリント計画ミーティング
• examples/executive-review.md - 経営層レビューの準備
• examples/customer-meeting.md - 顧客との社外ミーティング（事前資料＋議題）