meeting-synthesizer

ミーティング要約スキル

生の会議メモや議事録を、実行可能なインサイトに変換します。このスキルは、構造化されていない会議データから重要な情報を抽出し、フォローアップと説明責任を促す構造化形式に整理します。

概要

ミーティング要約スキルは、会議メモや議事録を処理し、次の内容を生成します。

• アクションアイテム：担当者、期限、背景が明確なタスク
• 決定事項：根拠と影響を含む重要な決定
• 議論のポイント：重要なトピック、議論、合意事項
• フォローアップタスク：優先順位と次のステップを含むタスクリスト
• 重要なインサイト：パターン、懸念事項、新たなテーマ

このスキルを使う場面

• チーム会議、スタンドアップ、計画セッションの後
• 議事録やメモを、構造化されたアクションアイテムに変換するとき
• 決定事項をすばやく抽出し、説明責任の担当者を割り当てる必要があるとき
• 会議に参加できなかった関係者向けにメモを要約するとき
• 会議の議論からタスクリストを作成するとき

このスキルの使い方

基本的なワークフロー

1. 会議の内容を入力する

   • 会議メモを共有します（入力または貼り付け）
   • 議事録を共有します（Zoom、Teams、その他のプラットフォームから）
   • 音声からテキストに変換した文字起こしを共有します

2. 処理を依頼する

   • 会議の要約を依頼します
   • 必要に応じて、重点を置く要素を指定します
   • 必要に応じて、出力形式（Markdown、JSON など）を指定します

3. 確認して実行する

   • 抽出された情報を確認します
   • 担当者と期限を割り当てます
   • チケットやカレンダー項目を作成します
   • 結果をチームに共有します

プロンプトの例

包括的な要約

Synthesize this meeting:
[paste meeting notes/transcript]

Extract all action items, decisions, and key points.
Organize by priority and due date.

アクションアイテムに重点を置く

Extract action items from this meeting:
[paste meeting notes]

For each action item, provide:
- Task description
- Owner/responsible person
- Due date (if mentioned)
- Context/why it matters
- Dependencies

決定事項の抽出

What decisions were made in this meeting?
[paste meeting notes]

For each decision, provide:
- What was decided
- Why (reasoning/justification)
- Who made the decision
- Who is affected
- Any dissent or concerns

優先順位付け

Synthesize this meeting with priority ordering:
[paste meeting notes]

Order action items by urgency and impact.
Identify any blocking items or critical path items.
Flag any decisions that need follow-up or clarification.

処理手順

1. 会議の内容を解析する

入力の認識：

• 形式を検出します：構造化されたメモ、議事録、箇条書き、自由形式のテキスト
• 参加者を特定します：出席者、発言者、役割
• タイムスタンプを抽出します：議論された時間（利用可能な場合）
• 背景を認識します：会議の種類、議題、目標

正規化：

• 書式の不整合を修正します
• 可能な場合は略語を展開します
• 曖昧な参照を明確にします
• 関連項目をグループ化します

2. アクションアイテムを抽出する

特定：

• 明示的な割り当てを探します：「Alice が対応します」「対応する必要があります」
• 暗黙のタスクを特定します：実施が必要な決定事項
• 期限のある項目を見つけます：「金曜日までに」「次のスプリントで」「至急」
• 依存関係を認識します：「X の完了後に」

構造化：

Action Item:
  Description: [Clear, specific task]
  Owner: [Person responsible]
  Due: [Date/timeline]
  Context: [Why it matters]
  Dependencies: [What must happen first]
  Priority: [High/Medium/Low]

3. 決定事項を特定する

検出：

• 明示的な決定：「〜することにしました」「〜します」
• 合意に至った場面：「全員が同意しました」「合意事項は〜です」
• 選択した内容：「Y ではなく X を選びました」
• 方針の変更：「X から Y に切り替えます」

記録：

Decision:
  What: [The decision]
  Why: [Reasoning/justification]
  Decided By: [Who decided]
  Affected: [Who is impacted]
  Dissent: [Any concerns/opposition]
  Implementation: [How will it work]

4. 議論のポイントを記録する

抽出：

• 議論された主なトピック
• 議論や異なる見解
• 未解決の質問や不確実な点
• 合意された原則やアプローチ

整理：

Discussion Point:
  Topic: [What was discussed]
  Viewpoints: [Different perspectives]
  Consensus: [What was agreed]
  Open Issues: [Unresolved items]

5. フォローアップタスクを作成する

特定：

• 確認が必要：「X に確認する必要があります」
• 情報収集：「Y の選択肢を調査する」
• 日程調整：「Z との打ち合わせを設定する」
• 連絡：「決定事項を関係者に知らせる」

優先順位付け：

• クリティカル：他の作業を妨げる、影響が大きい
• 高：重要で、早急に必要
• 中：実施すべきだが、緊急性はない
• 低：あると望ましいが、優先度は低い

出力形式

オプション 1：Markdown（デフォルト）

# Meeting Synthesis: [Meeting Title/Date]

## Participants

- Alice (Product Lead)
- Bob (Engineering)
- Carol (Design)

## Decisions Made

### Decision 1

- **What**: Adopt Vue 3 for new frontend
- **Why**: Better TypeScript support, smaller bundle size
- **Decided**: By consensus
- **Impact**: Requires training for team members using Vue 2

### Decision 2

- **What**: Delay launch by 2 weeks
- **Why**: Need more time for security review
- **Decided**: Product + Security alignment
- **Impact**: Affects Q4 roadmap planning

## Action Items

### High Priority

- [ ] Complete security audit (Bob, Due: Friday)
- [ ] Prepare Vue 3 migration plan (Carol, Due: Monday)

### Medium Priority

- [ ] Schedule team Vue 3 training (Alice, Due: Next week)

### Low Priority

- [ ] Document decision rationale (Bob, Due: End of sprint)

## Key Discussion Points

- Concerns about timeline slippage
- Team enthusiasm for Vue 3 adoption
- Need for better documentation

## Follow-up Required

- Confirm security audit scope with CTO
- Get client approval for 2-week delay
- Check team training capacity

オプション 2：JSON 構造

{
  "meeting": {
    "title": "Q4 Planning",
    "date": "2024-11-08",
    "participants": ["Alice", "Bob", "Carol"]
  },
  "decisions": [
    {
      "id": "D1",
      "description": "Adopt Vue 3",
      "rationale": "Better TS support",
      "decider": "Consensus",
      "impact": "Requires team training"
    }
  ],
  "actionItems": [
    {
      "id": "A1",
      "task": "Complete security audit",
      "owner": "Bob",
      "dueDate": "2024-11-10",
      "priority": "HIGH",
      "context": "Required before launch"
    }
  ],
  "followUp": ["Confirm security audit scope", "Get client approval"]
}

例

例 1：製品計画会議

入力した会議メモ：

Meeting: Product Planning - Q1 2025
Attendees: Sarah (PM), Mike (Lead Dev), Lisa (Designer)

Topics:
1. User feedback analysis - lots of requests for dark mode
2. Performance issues reported in production
3. Q1 roadmap planning

Decisions:
- Will implement dark mode as primary feature
- Will address performance issues first (performance is blocking)
- Delaying mobile app until Q2

Action items:
Sarah will brief the team on user feedback by tomorrow
Mike will create performance improvement plan by Friday
Lisa will start dark mode design exploration next week
Need to schedule meeting with exec team for roadmap approval

Issues:
- Performance work might delay features
- Team capacity might be tight with both performance + dark mode
- Mobile app delay will disappoint some users

出力：

# Q1 2025 Product Planning Synthesis

## Decisions

1. **Implement dark mode as primary Q1 feature**
   - Why: High user demand from feedback analysis
   - Impact: Becomes focus of design/feature work

2. **Prioritize performance issues before new features**
   - Why: Blocking production users
   - Impact: Requires dedicated engineering time first

3. **Delay mobile app to Q2**
   - Why: Capacity and roadmap constraints
   - Impact: Will disappoint some users, needs communication

## Action Items

### Critical Path

- [ ] Performance improvement plan (Mike, Due: Friday)
  - Context: Blocking roadmap
  - Unblocks: Dark mode feature work

### High Priority

- [ ] Team briefing on user feedback (Sarah, Due: Tomorrow)
- [ ] Dark mode design exploration (Lisa, Due: Next week)

### Follow-up Required

- [ ] Executive team meeting on Q1 roadmap
- [ ] Communication plan for mobile app delay
- [ ] Capacity planning for parallel work streams

## Key Concerns

- Tight team capacity with performance + dark mode
- Mobile app delay needs stakeholder management
- Performance work timeline might slip

例 2：エンジニアリングのスタンドアップ

入力した議事録：

Sarah: OK team, quick standup. Mike, how's the API work?

Mike: Good progress. Got the authentication endpoints done.
Got the rate limiting working. Should be done by EOW.

Sarah: Great. Any blockers?

Mike: Need DB schema review from Carol. That's blocking
the user service implementation.

Carol: Oh, I can look at that this afternoon. Will send feedback.

Sarah: Perfect. Lisa, how's the frontend?

Lisa: Integrated the new modal component. Ran into a
responsive design issue on mobile that I'm debugging.
Should have fixed by tomorrow.

Sarah: OK, don't spend too much time on that if it's complex.
We can handle edge cases later.

Mike: Also, we should probably do a load test before shipping.

Sarah: Agreed. Let's add that to the list. Carol, can you
help set that up?

Carol: Sure, I can coordinate with DevOps.

Sarah: Good. Let's reconvene Thursday to check in.

出力：

# Engineering Standup - 2024-11-08

## Current Status

- **Mike**: API auth endpoints complete, rate limiting working
  - On track: EOW completion
  - Blocker: Waiting on DB schema review

- **Lisa**: Modal component integrated, debugging responsive issue
  - On track: Mobile fix by tomorrow
  - Note: Don't over-engineer edge cases

- **Carol**: Available for schema review, coordinating load testing

## Action Items

### High Priority

- [ ] DB schema review (Carol, Due: Today afternoon)
  - Unblocks: Mike's user service implementation

- [ ] Mobile responsive debugging (Lisa, Due: Tomorrow)
  - Context: Modal component issue

### Medium Priority

- [ ] Coordinate load testing setup (Carol + DevOps, Due: This week)
  - Context: Required before shipping

## Decisions

- Load testing is required before deployment
- Don't over-engineer mobile edge cases yet

## Next Check-in

- Thursday team standup for progress review

処理のヒント

曖昧さへの対応

• 担当者が不明な場合：「TBD」と記載し、確認が必要であることを明示します
• スケジュールが不明な場合：「至急」「今週中」「スケジュール不明」などの表現を使います
• 決定事項が不明な場合：「決定事項」ではなく「議題」として記載します

隠れた項目を見つける

• 「〜すべきです」は、多くの場合、誰かが対応する必要があることを意味します
• 「誰かが〜する必要があります」は、暗黙のアクションアイテムです
• 「〜を確認する必要があります」は、フォローアップタスクです
• 「〜してもらえますか」は、依頼された人のアクションアイテムです

効果的に優先順位を付ける

• 重大：ほかの作業を妨げます
• 高：時間的制約がある、または重要です
• 中：早めに対応する必要があります
• 低：あると望ましい項目です

注意すべき兆候

• 担当者が曖昧（「こちらで何とかします」）
• 期限が記載されていない
• 決定事項に矛盾がある
• 未解決の懸念がある
• 次のステップが不明確

ベストプラクティス

入力の品質

• 詳細が多いほど望ましい（曖昧な要約より、完全な文字起こし）
• 入手できる場合は、発言者名を含めます
• 意見の相違や懸念を残します
• 時間的制約のある項目を記載します

出力の品質

• 具体的にします。「コードをレビューする」ではなく、「API エンドポイントの認証コードをレビューする」と記載します
• 背景を含めます。何をすべきかだけでなく、なぜ重要なのかを記載します
• 依存関係を明示します。先に何を完了する必要があるかを記載します
• 緊急度を強調します。クリティカルパス上の項目を明示します

フォローアップ

• 結果を担当メンバーと共有します
• アクションアイテムのチケットやカレンダー項目を作成します
• 未完了項目のフォローアップを予定します
• 決定事項を関係者に共有します

よくあるパターン

パターン 1：連鎖するアクションアイテムを伴う決定

Decision: Use PostgreSQL instead of MongoDB
  ↓
Action Items:
- Migrate existing data (Owner: DB team)
- Update ORM code (Owner: Backend team)
- Update schema documentation (Owner: Docs)
- Train team on SQL (Owner: Tech lead)

パターン 2：ブロッキング依存関係

Task A: Complete security audit (BLOCKING)
  ↓
Task B: Deploy to production (BLOCKED)
  ↓
Task C: Start Q2 roadmap planning (BLOCKED)

パターン 3：決定の撤回または確認が必要な場合

Stated: "We'll use Vue"
But earlier: "React is better"
Follow-up: Clarify decision rationale and communicate to team

品質チェックリスト

会議の内容をまとめた後、次の項目を確認します。

• すべてのアクションアイテムに明確な担当者が設定されている
• すべての決定事項に理由が記録されている
• 重大な項目が明示され、優先順位が付けられている
• ブロッキング依存関係が特定されている
• フォローアップタスクが明確になっている
• 懸念や反対意見が記録されている
• 曖昧な項目が確認対象として明示されている
• チームに共有できる状態になっている

連携先

タスク管理との連携

• アクションアイテムを Jira、GitHub Issues、Asana にエクスポートします
• 期限に関するカレンダー項目を作成します
• 担当者向けのリマインダーを設定します

コミュニケーションとの連携

• まとめをチームと共有します
• 出席できなかった関係者に送信します
• 会議の要約メールを作成します

ロードマップ計画との連携

• 決定事項はロードマップやスケジュールに影響します
• アクションアイテムはキャパシティ計画に影響します
• フォローアップタスクが次回会議の議題になる場合があります

制限事項と考慮点

• 非言語コミュニケーション（口調、ボディランゲージ）を特定できません
• 会議の出席者だけが理解している暗黙の文脈を見落とす可能性があります
• 明確で解釈可能なメモまたは文字起こしが必要です
• 曖昧な会議メモからは、曖昧な出力が生成されます
• 明示されていない決定事項についてフォローアップできません

関連項目

• アクションアイテムの追跡と管理
• 決定ログと決定履歴
• 会議アジェンダのテンプレート
• 会議後のコミュニケーション用テンプレート