notion-meeting-intelligence

ミーティングインテリジェンス

Notion からコンテキストを収集し、Claude による調査で情報を補い、包括的なミーティング資料を作成して、ミーティングの準備を支援します。参加者向けの社内事前資料と、ミーティングで使用する社外向けのアジェンダの両方を作成します。

クイックスタート

ミーティングの準備を依頼された場合：

1. Notion のコンテキストを収集する：Notion:notion-search を使って関連ページを見つけます
2. 詳細を取得する：Notion:notion-fetch を使って関連する内容を読みます
3. 調査で情報を補う：Claude の知識を使って、背景情報、業界の知見、ベストプラクティスを追加します
4. 社内向け事前資料を作成する：Notion:notion-create-pages を使って、背景情報をまとめた文書を作成します（参加者向け）
5. 社外向けアジェンダを作成する：Notion:notion-create-pages を使って、ミーティングのアジェンダを作成します（全参加者と共有）
6. リソースをリンクする：両方の文書を関連プロジェクトや相互にリンクします

ミーティング準備のワークフロー

ステップ 1：ミーティングのコンテキストを把握する

Collect meeting details:
- Meeting topic/title
- Attendees (internal team + external participants)
- Meeting purpose (decision, brainstorm, status update, customer demo, etc.)
- Meeting type (internal only vs. external participants)
- Related project/initiative
- Specific topics to cover

ステップ 2：Notion のコンテキストを検索する

Use Notion:notion-search to find:
- Project pages related to meeting topic
- Previous meeting notes
- Specifications or design docs
- Related tasks or issues
- Recent updates or reports
- Customer/partner information (if applicable)

Search strategies:
- Topic-based: "mobile app redesign"
- Project-scoped: search within project teamspace
- Attendee-created: filter by created_by_user_ids
- Recent updates: use created_date_range filters

ステップ 3：Notion の内容を取得して分析する

For each relevant page:
1. Fetch with Notion:notion-fetch
2. Extract key information:
   - Project status and timeline
   - Recent decisions and updates
   - Open questions or blockers
   - Relevant metrics or data
   - Action items from previous meetings
3. Note gaps in information

ステップ 4：Claude による調査で情報を補う

Beyond Notion context, add value through:

For technical meetings:
- Explain complex concepts for broader audience
- Summarize industry best practices
- Provide competitive context
- Suggest discussion frameworks

For customer meetings:
- Research company background (if public info)
- Industry trends relevant to discussion
- Common pain points in their sector
- Best practices for similar customers

For decision meetings:
- Decision-making frameworks
- Risk analysis patterns
- Trade-off considerations
- Implementation best practices

Note: Use general knowledge only - don't fabricate specific facts

ステップ 5：社内向け事前資料を作成する

Use Notion:notion-create-pages for internal doc:

Title: "[Meeting Topic] - Pre-Read (Internal)"

Content structure:
- **Meeting Overview**: Date, time, attendees, purpose
- **Background Context**: 
  - What this meeting is about (2-3 sentences)
  - Why it matters (business context)
  - Links to related Notion pages
- **Current Status**: 
  - Where we are now (from Notion content)
  - Recent updates and progress
  - Key metrics or data
- **Context & Insights** (from Claude research):
  - Industry context or best practices
  - Relevant considerations
  - Potential approaches to discuss
- **Key Discussion Points**:
  - Topics that need airtime
  - Open questions to resolve
  - Decisions required
- **What We Need from This Meeting**:
  - Expected outcomes
  - Decisions to make
  - Next steps to define

Audience: Internal attendees only
Purpose: Give team full context and alignment before meeting

ステップ 6：社外向けアジェンダを作成する

Use Notion:notion-create-pages for meeting doc:

Title: "[Meeting Topic] - Agenda"

Content structure:
- **Meeting Details**: Date, time, attendees
- **Objective**: Clear meeting goal (1-2 sentences)
- **Agenda Items** (with time allocations):
  1. Topic 1 (10 min)
  2. Topic 2 (20 min)
  3. Topic 3 (15 min)
- **Discussion Topics**: 
  - Key items to cover
  - Questions to answer
- **Decisions Needed**: 
  - Clear decision points
- **Action Items**: 
  - (To be filled during meeting)
- **Related Resources**:
  - Links to relevant pages
  - Link to pre-read document

Audience: All participants (internal + external)
Purpose: Structure the meeting, keep it on track
Tone: Professional, focused, clear

完全なテンプレートについては、reference/template-selection-guide.md を参照してください。

ステップ 7：文書をリンクする

1. Link pre-read to agenda:
   - Add mention in agenda: "See <mention-page>Pre-Read</mention-page> for background"

2. Link both to project:
   - Update project page with meeting links
   - Add to "Meetings" section

3. Cross-reference:
   - Agenda mentions pre-read for internal attendees
   - Pre-read mentions agenda for meeting structure

文書の種類

社内向け事前資料（チーム向け）

社内のコンテキストをより包括的にまとめます：

• 背景と経緯の全体像
• 社内の指標とデータ
• 課題についての率直な評価
• 戦略上の考慮事項
• 達成する必要があること
• 社内での議論のポイント

作成するタイミング：社内チームとの重要なミーティングでは必ず作成します

社外向けアジェンダ（全参加者向け）

明確で、プロフェッショナルかつ要点を絞った内容にします：

• 明確な目的
• 時間を割り当てた構成済みのアジェンダ
• 議論するトピック
• 決定事項
• プロフェッショナルなトーン

作成するタイミング：すべてのミーティングで作成します

ミーティングの目的別アジェンダの種類

意思決定ミーティング：ミーティングの詳細 → 目的 → 選択肢（メリット／デメリット）→ 推奨案 → 議論 → 決定 → アクション項目

進捗報告：ミーティングの詳細 → プロジェクトの状況 → 進捗 → 今後の作業 → 阻害要因 → 議論 → アクション項目

顧客／社外向け：ミーティングの詳細 → 目的 → アジェンダ項目（時間配分あり）→ 議論するトピック → 次のステップ

ブレインストーミング：ミーティングの詳細 → 目的 → 制約事項 → アイデア → 議論 → 次のステップ

完全なテンプレートについては、reference/template-selection-guide.md を参照してください。

調査で情報を補うパターン

Notion の内容に加えて、Claude の機能を活用して付加価値を提供します：

技術的なコンテキスト：テクノロジー、アーキテクチャ、アプローチを説明します。業界標準のプラクティスを紹介します。一般的なソリューションを比較します。評価基準を提案します。

ビジネス上のコンテキスト：トピックに影響を与える業界の動向。競合状況に関する知見。その分野でよくある課題。ROI に関する考慮事項。

意思決定の支援：意思決定フレームワーク（例：RICE、費用対効果）。リスク評価のパターン。トレードオフ分析のアプローチ。成功基準の提案。

顧客に関するコンテキスト（社外向けミーティングの場合）：業界固有の課題。よくあるペインポイント。同様の企業におけるベストプラクティス。価値提案の組み立て方。

プロセスのガイダンス：ミーティングのファシリテーション手法。議論のフレームワーク。振り返りのパターン。ブレインストーミングの構成。

注：一般知識と分析機能を活用してください。具体的な事実を捏造しないでください。Notion の事実と Claude による知見を明確に区別してください。

ミーティングのコンテキストの情報源

プロジェクトページ：状況、目標、チーム、スケジュール（最も重要） 過去のミーティングメモ：これまでの議論、アクション項目、決定事項（定例ミーティング） タスク／課題データベース：現在の状況、阻害要因、完了済み／今後の作業（プロジェクトミーティング） 仕様書／設計資料：要件、決定事項、アプローチ、未解決の質問（技術ミーティング） レポート／ダッシュボード：指標、KPI、パフォーマンスデータ、傾向（経営陣向けミーティング）

ミーティングとプロジェクトをリンクする

フォワードリンク：プロジェクトページの「ミーティング」セクションにミーティングを追加します
バックワードリンク：アジェンダにプロジェクトへの言及を含む「関連プロジェクト」セクションを追加します
簡単に移動できるよう、双方向リンクを維持します

ミーティングシリーズの管理

定例ミーティング：スケジュール、ミーティングメモの一覧、定例アジェンダ、アクションアイテムのトラッカーを含むシリーズの親ページを作成します。個々のミーティングを親ページにリンクします。

ミーティングデータベース：組織では、次のプロパティを持つデータベースを使用します：ミーティング名、日付、種類（決定／状況報告／ブレインストーミング）、プロジェクト、参加者、ステータス（予定／完了）

ミーティング後のアクション

アジェンダを次の内容で更新します：

決定事項：各決定事項を、理由と担当者とともに一覧にします
アクションアイテム：担当者と期限を含むチェックボックスリスト（データベースでタスクを作成することも検討します）
主な成果：主な成果を箇条書きでまとめます

ミーティング準備のタイミング

前日（翌日のミーティング）：背景情報を集める → アジェンダを作成する → 参加者に共有する → 確認の時間を確保する
1時間前（直前のミーティング）：背景情報を手早く確認する → 簡単な事前資料を用意する → 基本的なアジェンダを作成する → 必要事項に絞る
1週間前（重要なミーティング）：包括的に調査する → 詳細な事前資料を用意する → 構成を整えたアジェンダを作成する → ミーティング前にレビューする

ベストプラクティス

1. 両方の文書を作成する：重要なミーティングでは、社内向けの事前資料と社外向けのアジェンダを用意します
2. 情報源を区別する：Notion の情報か Claude の調査結果かを明記します
3. 検索から始める：Notion で広く検索してから、絞り込みます
4. 事前資料は簡潔にする：調査内容を含めても、最大で2～3ページに収めます
5. 社外向け文書はプロフェッショナルにする：アジェンダは洗練され、要点が明確なものにします
6. 適切に情報を充実させる：Claude の調査結果は、内容を水増しせず、実際に価値を加えるものにします
7. 文書同士をリンクする：事前資料ではアジェンダに触れ、アジェンダでは事前資料に触れます
8. 指標を含める：Notion のデータを使って、議論の根拠を明確にします
9. 適切な相手に共有する：事前資料は社内チームに、アジェンダはすべての参加者に共有します
10. 早めに共有する：参加者が確認できる時間を確保します（重要なミーティングでは24時間以上前）
11. ミーティング後に更新する：アジェンダに決定事項とアクションを記録します

高度な機能

ミーティングテンプレート：包括的なテンプレートライブラリについては、reference/template-selection-guide.mdを参照してください

よくある問題

「背景情報が多すぎる」：事前資料（社内向け、包括的）とアジェンダ（社外向け、要点に絞ったもの）に分けます
「関連ページが見つからない」：検索範囲を広げ、別の用語を試し、ユーザーにページの URL を尋ねます
「ミーティングの目的が不明確」：先に進む前に、ユーザーに明確化を依頼します
「最近の更新がない」：その点を事前資料に記載し、過去の経緯と戦略的な検討事項に焦点を当てます
「社外とのミーティングで、社内の背景情報がない」：アジェンダのみのシンプルな構成にし、社内向けの事前資料は省略するか、最小限にします
「Claude の調査結果が一般的すぎる」：一般論ではなく、実際のミーティングの議題に関係する具体的な知見に焦点を当てます

例

一連のワークフローについては、examples/を参照してください：

• examples/project-decision.md - 事前資料を使った意思決定ミーティングの準備
• examples/sprint-planning.md - スプリント計画ミーティング
• examples/executive-review.md - 経営層レビューの準備
• examples/customer-meeting.md - 顧客との社外ミーティング（事前資料＋アジェンダ）