ops-meeting-minutes

議事録

フレームワーク

IRON LAW: Every Meeting Must Produce Decisions + Action Items

If a meeting ends with no documented decisions and no action items with
owners and deadlines, the meeting was a waste of time. Capture these
DURING the meeting, not after. Minutes without action items are a diary.

議事録テンプレート

# Meeting: {Title}
Date: {YYYY-MM-DD} | Time: {HH:MM-HH:MM} | Location: {room/link}
Attendees: {names}
Absent: {names}
Facilitator: {name} | Note-taker: {name}

## Agenda
1. {topic 1} — {presenter} ({X min})
2. {topic 2} — {presenter} ({X min})
3. {topic 3} — {presenter} ({X min})

## Discussion Notes
### {Topic 1}
- {Key point discussed}
- {Different viewpoints raised}
- **DECISION**: {what was decided}

### {Topic 2}
- {Key point}
- **DECISION**: {what was decided} / **DEFERRED**: {to when/what condition}

## Action Items
| # | Action | Owner | Deadline | Status |
|---|--------|-------|----------|--------|
| 1 | {specific task} | {name} | {date} | Open |
| 2 | {specific task} | {name} | {date} | Open |

## Next Meeting
- Date: {next meeting date}
- Agenda items for next time: {carry-over items}

アクションアイテムの形式：誰が＋何を＋いつまでに

悪い例：「価格の問題についてフォローアップする」 良い例：「@Sarah が4月10日までに競合3社との価格比較表を作成する」

会議を効率化するヒント

1. まずはアジェンダ：会議の24時間以上前にアジェンダを配布します
2. 時間を区切る：トピックごとに制限時間を設定します。見える場所にタイマーを置きます。
3. 後で検討する項目：議題から外れた項目は「後で検討する項目」のリストに入れ、会議の進行を妨げないようにします
4. 最後の5分：決定事項とアクションアイテムの要約に充てます
5. 24時間以内に配布する：記憶が鮮明なうちに、当日中または翌朝に議事録を送ります

AI 会議ツール

ツール	機能	最適な用途
Otter.ai	文字起こし＋要約	英語の会議
Fireflies.ai	文字起こし＋アクションアイテムの抽出	チーム会議
Claude/GPT	文字起こしの要約、決定事項の抽出	会議後の処理
Notion AI	コンテキストに沿った会議メモ	Notion を利用するチーム

AI による文字起こしを使う場合でも、人間の書記が決定事項とアクションアイテムをリアルタイムで記録する必要があります。AI は発言された内容を捉え、人間は決定された内容を捉えます。

出力形式

# Meeting Minutes: {Title} — {Date}

## Decisions Made
1. {decision + context}
2. {decision}

## Action Items
| # | Action | Owner | Deadline |
|---|--------|-------|----------|
| 1 | {task} | {name} | {date} |

## Key Discussion Points
- {summary of important discussion, not verbatim}

## Parking Lot (for future discussion)
- {deferred topic}

注意点

• 議事録≠逐語録：発言のすべてを記録する必要はありません。決定事項、アクションアイテム、重要な意見の相違、後から決定事項を理解するために必要な背景を記録します。
• 期限のないアクションアイテムは実行されません：「できるだけ早く」は期限ではありません。すべてのアクションアイテムに具体的な日付が必要です。
• 書記には権限があります：何を「決定事項」として記録するかは、書記が判断します。この役割は意図的に割り当ててください。
• アクションアイテムをフォローアップする：フォローアップなしで送られた議事録は無視されます。次回の会議の冒頭で、アクションアイテムの状況を確認します。
• 定例会議にはそれぞれ構成が必要です：週次のスタンドアップ、月次レビュー、四半期計画には、それぞれ異なる議事録形式が必要です。万能な形式はありません。

参考資料

• 会議の進行手法については、references/facilitation.md を参照してください