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ワークショップのファシリテーション

ユーザーが必要とする学び、認識合わせ、意思決定、または成果物を生み出すセッションを設計します。目的、参加者、権限、所要時間、形式、制約から始めます。グループが戦略を選ぶ準備ができていない場合でも、情報収集や学習は有効な成果です。

把握しているコンテキストを活用し、前提を明記したうえで、役立つアジェンダまたはガイドを作成します。設計に重大な影響を与える不明点に限り、質問します。参加者の名前、対立、事前課題の完了状況、決定、合意を捏造しないでください。指定された所要時間、アクセシビリティのニーズ、参加方法の希望を尊重します。

成果から逆算して設計する

グループが何を生み出すべきか、それをどう活用するかを明確にします。必要な根拠、視点、権限を特定します。アイデアの創出、評価、選択肢の推奨、権限のある決定を分けて考えます。多数決による選好は、意思決定者に取って代わるものでも、厳格な制約を覆すものでもありません。

この成果に必要なアクティビティを、形式とファシリテーションを参考に選びます。手法と所要時間は状況に合わせて調整します。オフサイトだからといって丸一日必要とは限らず、イノベーションセッションも、時間や状況に合わなければウォームアップは不要です。

各アクティビティについて、目的、インプット、方法、成果、所要時間、起こりそうな問題へのファシリテーターの対応を示します。経営層向けのアジェンダを短くする場合は、ファシリテーションの詳細を注記に記載し、時間表記は簡潔にします。

参加しやすい形にする

階層や発言スタイルによって根拠が歪むおそれがある場合は、黙考、記述式の意見提出、順番に発言する形式、匿名での順位付けを活用します。シニアリーダーには、意見を求めるタイミングを事前に伝えますが、沈黙を常に求めることはしません。参加者がアクセシブルな代替手段で貢献できるようにします。カメラの使用は希望または各組織の方針であり、有意義な参加の条件ではありません。

ハイブリッドセッションでは、共有のデジタルワークスペース、または誰もが同じように利用できるワークスペースを用意し、リモート参加者が発言する順番を明確にし、音声やツールに障害が起きたときに意見を伝える手段も確保します。リモート参加者が参加できなくなるような、会場参加者のみのアクティビティに移行しないでください。意思決定に不可欠な参加者が参加できない場合は、合意済みの代理人を立てる、結果を暫定と明記する、または意思決定を延期します。

時間と依存関係を確認する

開始から終了まで、切り替え、休憩、まとめ、終了を含めてアジェンダの所要時間を計算します。参加者、アクティビティ、アクセシビリティのニーズ、利用可能な時間に合わせて、集中して取り組む時間と休憩を設定します。記載した休憩パターンと矛盾するテンプレートを提出しないでください。

事前課題に取り組めない場合は、必要なコンテキストをセッション内に盛り込み、それに応じて目標の範囲を縮小します。議論が長引いた場合に省く内容を計画します。検証されていない合意を急いで作るのではなく、終了時の記録と、意思決定に必要な権限を確保します。

終了とフォローアップ

成果、決定、異論や未解決の質問、意思決定権限、担当者と期限を含むアクションを記録します。ワークショップでの推奨事項と、承認済みの取り組みを区別します。タスクが計画作成の場合は、これらの結果を記録する計画を作成します。セッション後の要約を捏造してはいけません。

依頼されたアジェンダ、ファシリテーターガイド、アクティビティ資料、または要約を提供します。所要時間、インプットの入手可能性、参加者のアクセス、意思決定の仕組みを確認します。作業に見合ったフォローアップを提案します。招待状の送信、資料の配布、参加者の記録、フォローアップの予定設定にはユーザーの許可が必要です。これらの下書きの作成には許可は不要です。