crm-hygiene

CRM 数据质量治理

系统地识别并解决 CRM 中的数据质量问题，以提高预测准确性、报告质量和自动化可靠性。

何时使用此技能

• 季度 CRM 审计
• 重要报告周期开始前
• 自动化工作流失败时
• 团队变动或迁移后
• 准备进行 CRM 集成时

方法论基础

基于 Salesforce 数据质量最佳实践和 RevOps Co-op 数据治理框架，重点关注：

• 完整性（已填充必填字段）
• 一致性（值已标准化）
• 准确性（数据正确且为最新）
• 及时性（近期更新）

Claude 负责什么，哪些由你决定

Claude 负责	由你决定
定义审计标准	哪些字段为必填项
识别数据问题	修复优先级
按类型对问题分类	谁负责清理任务
提出补救步骤	自动修复还是手动修复
创建清理报告	执行政策

此技能的功能

1. 审计设计 - 定义必填字段和验证规则
2. 问题识别 - 查找缺失、不一致和重复数据
3. 优先级排序 - 按业务影响排列问题
4. 补救规划 - 制定解决问题的行动步骤
5. 治理建议 - 预防未来问题

使用方法

设计审计：

Help me create a CRM hygiene audit for [CRM System].

Key objects to audit:
- [Leads, Contacts, Accounts, Opportunities]

Critical fields for each:
- Leads: [list required fields]
- Opportunities: [list required fields]

Our main issues:
- [Describe known problems]

审计数据：

Audit this opportunity data for hygiene issues:

[Paste export or describe data]

Required fields:
- [List fields that must be populated]

Validation rules:
- [List rules like "Stage must match Amount > $0"]

说明

步骤 1：定义审计范围

对象优先级（通常）：

1. 商机 - 收入影响
2. 客户 - 关系基础
3. 联系人 - 沟通准确性
4. 潜在客户 - 销售管道来源

字段类别：

• 关键 - 缺失时会阻碍流程
• 重要 - 影响报告/细分
• 锦上添花 - 可丰富数据，但并非必需

步骤 2：完整性审计

按对象检查必填字段：

商机：

字段	重要性	必填原因
金额	关键	预测、销售管道价值
结束日期	关键	预测时间
阶段	关键	销售管道报告
所有者	关键	责任归属
客户	关键	关联公司
主要联系人	重要	沟通
下一步	重要	推进交易
竞争对手	重要	赢单/输单分析
输单原因	关键（若已输单）	改进洞察

客户：

字段	重要性	必填原因
行业	重要	客户细分
员工人数	重要	ICP 匹配度
网站	重要	调研、信息补充
开票地址	关键	开具发票
客户所有者	关键	责任归属

步骤 3：一致性审计

检查标准化问题：

问题类型	示例	影响
选项列表值不一致	"US" 与 "USA" 与 "United States"	报告出错
大小写不一致	"ACME" 与 "Acme" 与 "acme"	出现重复项
格式不一致	"(555) 123-4567" 与 "5551234567"	自动化失败
NULL 与空白混用	NULL 与 "" 与 "N/A"	筛选器无法正常工作

步骤 4：准确性审计

识别可能不正确的数据：

检查项	标准	操作
过期的结束日期	日期已过，但仍处于开放状态	更新或关闭
金额不匹配	后期阶段金额为 $0	核实定价
阶段倒退	阶段 4 → 阶段 2	调查
不可能的值	概率为 200%	修复验证规则
退回的电子邮件	标记为无效	删除或更新

步骤 5：重复项检测

查找可能重复的记录：

匹配类型	标准	置信度
电子邮件完全匹配	电子邮件地址相同	99% 为重复项
域名匹配	公司域名相同	80% 为重复项
模糊名称匹配	公司名称相似	需要调查
电话号码匹配	电话号码相同	90% 为重复项

步骤 6：时效性审计

标记过时记录：

对象	过时阈值	操作
未完成的商机	30 天无活动	与销售代表审核
线索	14 天未跟进	重新分配或培育
账户	90 天未联系	重新互动
联系人	退信 + 30 天	归档

示例

示例 1：商机审计

输入：

Audit these opportunities:

1. Acme Corp - Stage: Proposal, Amount: $0, Close: Jan 15 (past), Owner: Empty
2. Beta Inc - Stage: Closed Won, Amount: $50K, Close: Feb 1, Loss Reason: "Price"
3. Gamma LLC - Stage: Discovery, Amount: $100K, Close: Mar 30, No activity 45 days
4. Delta Co - Stage: Negotiation, Amount: $75K, Close: Feb 28, Next Step: Empty
5. Echo Systems - Stage: Closed Lost, Amount: $200K, Loss Reason: Empty

输出：

## CRM Hygiene Audit: Opportunities

### Summary
- **Total Records**: 5
- **Critical Issues**: 4
- **Warnings**: 2
- **Clean Records**: 0

### Critical Issues (Fix Immediately)

#### 1. Acme Corp - 3 Critical Issues
| Issue | Field | Current | Required |
|-------|-------|---------|----------|
| 🔴 Missing | Owner | Empty | Assigned rep |
| 🔴 Missing | Amount | $0 | Deal value |
| 🔴 Stale | Close Date | Jan 15 (past) | Future date |

**Action**: Assign owner, verify if deal is active, update amount and close date.

#### 2. Beta Inc - Logic Error
| Issue | Field | Current | Problem |
|-------|-------|---------|---------|
| 🔴 Inconsistent | Loss Reason | "Price" | Stage is "Closed Won" |

**Action**: Either change stage to Closed Lost, or clear Loss Reason.

#### 3. Echo Systems - Missing Required
| Issue | Field | Current | Required |
|-------|-------|---------|----------|
| 🔴 Missing | Loss Reason | Empty | Required for Closed Lost |

**Action**: Rep must document why deal was lost.

#### 4. Delta Co - Missing Next Step
| Issue | Field | Current | Impact |
|-------|-------|---------|--------|
| 🟠 Missing | Next Step | Empty | No clear action |

**Action**: Rep should define next step for Negotiation stage.

### Warnings (Review This Week)

#### 5. Gamma LLC - Stale Deal
| Issue | Indicator | Value |
|-------|-----------|-------|
| 🟡 Stale | Last Activity | 45 days ago |

**Action**: Review with rep - is this deal still active? If yes, update. If no, close lost.

### Hygiene Score: 20/100 (Poor)

### Recommended Actions by Priority

1. **Today**: Fix Acme Corp (no owner = orphaned deal)
2. **Today**: Fix Beta Inc logic error (affects win rate)
3. **This Week**: Get Echo Systems loss reason
4. **This Week**: Update Gamma LLC status
5. **This Week**: Add Delta Co next step

### Process Recommendations
- Add validation rule: Amount required when Stage > Discovery
- Add validation rule: Owner required on all opportunities
- Add validation rule: Loss Reason required when Closed Lost
- Create stale deal report (no activity 30+ days)

示例 2：重复项检测

输入：

Check these accounts for duplicates:

1. Acme Corporation, acme.com, San Francisco
2. ACME Corp, acme.com, SF
3. Acme Inc, acme-inc.com, San Francisco
4. Beta Technologies, beta.io, New York
5. Beta Tech, betatech.com, NYC
6. Beta Technologies Inc, beta.io, New York

输出：

## Duplicate Detection Report

### High Confidence Duplicates (Merge)

#### Duplicate Set 1: Acme Corporation
| Record | Name | Domain | Location | Confidence |
|--------|------|--------|----------|------------|
| #1 | Acme Corporation | acme.com | San Francisco | Master |
| #2 | ACME Corp | acme.com | SF | 99% - Same domain |

**Recommendation**: Merge #2 into #1
- Same domain (acme.com)
- Same location (SF = San Francisco)
- Name variation only (Corp vs Corporation)

#### Duplicate Set 2: Beta Technologies
| Record | Name | Domain | Location | Confidence |
|--------|------|--------|----------|------------|
| #4 | Beta Technologies | beta.io | New York | Master |
| #6 | Beta Technologies Inc | beta.io | New York | 99% - Same domain |

**Recommendation**: Merge #6 into #4
- Same domain (beta.io)
- Same location (New York)
- Name variation only (Inc suffix)

### Investigate (Possible Duplicates)

#### Possible Set 1: Acme variations
| Record | Name | Domain | Location | Confidence |
|--------|------|--------|----------|------------|
| #1 | Acme Corporation | acme.com | San Francisco | - |
| #3 | Acme Inc | acme-inc.com | San Francisco | 40% |

**Recommendation**: Investigate manually
- Same location, similar name
- BUT different domains (acme.com vs acme-inc.com)
- Could be: subsidiary, different company, or typo

#### Possible Set 2: Beta variations
| Record | Name | Domain | Location | Confidence |
|--------|------|--------|----------|------------|
| #4 | Beta Technologies | beta.io | New York | - |
| #5 | Beta Tech | betatech.com | NYC | 50% |

**Recommendation**: Investigate manually
- Same location (NYC = New York)
- Similar names (Beta Tech vs Beta Technologies)
- Different domains - likely different companies

### Summary
- **Definite Duplicates**: 2 sets (4 records → 2)
- **Possible Duplicates**: 2 sets (need research)
- **Unique Records**: Pending investigation

### Merge Checklist
Before merging, verify:
- [ ] All opportunities moved to master record
- [ ] All contacts linked to master
- [ ] Activity history preserved
- [ ] Custom fields compared
- [ ] Integration IDs noted (for external systems)

技能边界

此技能擅长的方面

• 系统地定义审计标准
• 识别常见的数据质量问题
• 按业务影响确定修复优先级
• 制定可执行的补救计划

此技能无法做到的事

• 访问你的实际 CRM 数据
• 自动执行清理
• 了解你的特定业务规则
• 检测所有语义错误

需要升级至人工处理的情况

• 合并决策（存在数据丢失风险）
• 业务规则定义
• 执行政策决策
• 跨对象关系问题

迭代指南

后续提示词

• “创建月度数据维护报告模板。”
• “哪些验证规则可以预防这些问题？”
• “按营收影响排列前 10 个问题的优先级。”
• “设计一个可强制执行这些规则的数据录入表单。”

持续改进周期

1. 审计 → 识别问题
2. 修复 → 清理数据
3. 预防 → 添加验证规则
4. 监控 → 每周跟踪数据维护评分
5. 迭代 → 每季度优化规则

清单与模板

每周数据维护报告模板

## CRM Hygiene Report - Week of [Date]

### Hygiene Score: X/100

### Critical Issues (Fix Today)
| Object | Record | Issue | Owner |
|--------|--------|-------|-------|

### Warnings (Fix This Week)
| Object | Count | Issue Type |
|--------|-------|------------|

### Trends
- Issues closed this week: X
- New issues this week: X
- Net change: +/- X

### Action Items
1.
2.
3.

数据治理清单

• 为每种对象定义必填字段
• 实施验证规则
• 启用重复项规则
• 安排过时记录报告
• 更新所有权分配
• 记录集成映射

参考资料

• Salesforce 数据质量最佳实践
• RevOps Co-op 数据治理框架
• Marketo 数据库健康指南
• Gartner 数据质量市场指南

相关技能

• pipeline-forecasting - 清洁的数据可改善预测
• lead-scoring - 需要完整的线索数据
• deal-risk-scoring - 依赖活动数据

技能元数据

• 领域：RevOps
• 复杂度：中级
• 模式：centaur
• 价值实现时间：审计需 30-60 min，清理所需时间不定
• 前提条件：CRM 数据导出、字段要求清单