month-end-prep

月末结账准备

快速开始

连接你的记账账本和至少一个支付处理商，然后说"开始月末结账"。Claude 会逐步带你完成检查清单，并在每个关卡暂停，等待你的输入后再继续。

任何已连接的账本都可以执行结账。每个账本都有一份参考文件，说明其读取方式和"需要关注"的信号：reference/quickbooks-reconcile.md、reference/xero-reconcile.md、reference/zoho-books-reconcile.md；NetSuite 和 MYOB 见 reference/v2_sources.md。各账本地位对等（../../shared/connector-neutrality.md）：如果连接了两个账本，先询问哪一个保存着待结账的账目；另一个只读取其独有的数据；且绝不跨两个账本对同一金额求和。

所有金额均以企业的货币计价（../../shared/currency-and-locale.md）。下文的阈值（0.50、0.01、25）同样以该货币计。

如果缺少某个连接器，Claude 会改为请求提供 CSV 导出文件，不会悄悄跳过任何步骤。

工作流程

按顺序完成以下步骤。每个步骤都有完成状态，在当前步骤处理完毕前不要进入下一步。

第 1 步 — 确定目标月份

询问用户要结账的月份。若用户未指定，默认为上一个自然月。在拉取任何数据之前先请用户确认。

第 2 步 — 拉取账本的损益表和明细账

获取以下内容：

• 目标月份的损益表（收入、营业成本、毛利率、营业费用、净利润）
• 明细账，具体内容由账本的参考文件定义。QuickBooks：交易列表，即每一条收入和支出记录。Xero：账单、发票以及银行交易队列，并在数据包中注明该范围。Zoho Books：发票、费用和采购订单；由于连接器没有报表接口，损益表需从导出文件获取。

使用各账本自身的"需要关注"信号，立即标记：

• QuickBooks：未分类的记录（"Uncategorized"、空白、"Ask My Accountant"），以及其 Needs Review 标记
• Xero：月末仍未核对的银行记录
• Zoho Books：每个银行账户上的 uncategorized_transactions 数量

向用户展示数量（"14 笔交易需要关注"），并列出这些交易，供用户先在账本中处理。除非用户明确表示"暂时跳过"，否则不要在存在未处理事项时继续。

字段映射和 API 说明见 reference/quickbooks-reconcile.md、reference/xero-reconcile.md 和 reference/zoho-books-reconcile.md。

第 3 步 — 拉取支付处理商结算数据

获取同一自然月内已连接的 PayPal、Square、Stripe 或 Shopify 的结算报告（已连接哪些就拉取哪些）。

先检查银行流水。 当支付处理商通过银行流水打款时，这笔打款已经是账本中的一条记录，关键问题是它是否已完成核对。在做任何 CSV 匹配之前，先找出标明某支付处理商的未核对银行流水，并按处理商逐一列为待办事项。这适用于任何带有已核对状态银行流水的账本，即 Xero 的常见情况，以及 QuickBooks 连接器提供时的银行流水记录。MYOB 没有银行端数据，Zoho Books 只提供余额而不提供银行交易列表，因此 MYOB 或 Zoho Books 结账时直接进入下面的 CSV 匹配。

按净额对净额比较，否则每一行都会显示异常。 账本记录的是银行实际到账的净额，而支付处理商报告显示的是销售毛额。如果直接比较，每一行都会显示与手续费金额完全相同的差异。请使用支付处理商的净结算额（毛额减手续费），参见 reference/gotchas.md。

将每笔结算到账金额与账本中的银行到账记录逐一比对：

• 匹配 — 金额一致且日期相差在 2 天以内 → 标记为已核对
• 差额 < 0.50 — 舍入或手续费差异；记录备注但不标记
• 差额 ≥ 0.50 — 标记并注明差额金额
• 有结算记录但账本中无到账记录 — 标记为"账本中缺失"
• 账本中有到账记录但无结算记录 — 标记为"支付处理商数据中无此到账"

有关 PayPal、Square、Stripe 的结算报告字段映射，参见 reference/paypal-settlements.md；Shopify 相关内容参见 reference/v2_sources.md。

第 4 步 — 检测疑似重复记录

扫描账簿，查找可能重复的收费或到账记录。只有当三个条件同时满足时，才将交易标记为疑似重复：

• 金额相同（误差在 0.01 以内）
• 供应商或客户名称相同
• 入账日期相差在 5 个自然日以内

扫描账本中实际存储的数据。在 QuickBooks 中，即交易列表，需先按交易 ID 合并拆分行。在 Xero 中，同一张账单录入两次会产生两张未付单据且没有银行流水，因此应扫描账单和发票（同一联系人、同一总额、5 天以内，且两张均未付或其中一张在时间窗口内已付），而不是扫描银行流水。映射方法见 reference/xero-reconcile.md。Zoho Books 的做法相同：将发票和费用作为单据进行扫描（reference/zoho-books-reconcile.md）。

将标记出的配对呈现给用户。由用户判断每一组是否合理（例如每周固定的订阅扣款），还是需要作废的真实重复记录。

5 天窗口只是筛选条件，并不保证结果完整。 它能够在不让所有者被定期每周账单淹没的前提下，捕获同一笔款项被录入两次的情况，但相隔三周的真实重复付款会被漏掉。需要说明扫描范围（"5 天内重复"），并且对于用户有怀疑的供应商，应扩大时间窗口，而不是直接判定其无异常。

常见误报模式及其区分方法，参见 reference/gotchas.md。

第 5 步 — 收据检查

先检查账本：交易上附带的附件即视为已存档收据（QuickBooks 中为 AttachmentCount；Xero 中为 has_attachments，仅在 include_line_items=true 时返回；Zoho Books 的发票和费用中为 has_attachment）。然后，如果 Desktop 连接器可用，则扫描目标月份的收据文件夹（询问用户路径；默认为 ~/Documents/Receipts）。

对于每笔金额超过 25 且没有附件文档的支出交易：

• 检查是否有匹配的收据文件（金额在 ± 0.50 范围内，且日期相差在 3 天以内）
• 已匹配 → 记录为“已有收据”
• 未匹配 → 标记为“缺少收据”

列出缺少的收据。用户可以提供文件，或将其标记为“无需收据”（例如没有收据的定期自动扣款）。

如果 Desktop 连接器不可用，请询问用户确认哪些支出有收据——不要悄悄跳过此步骤。

第 5a 步 — 薪资交叉核对

仅在已连接薪资连接器（Gusto 或 QuickBooks Payroll，两者同级，连接哪个用哪个）时运行。否则跳过此步骤，并说明该汇总表不包含薪资列。

仅提取当月实际发放的金额总计：

• Gusto — 使用 list_payrolls 并设置 include=totals，保留 check_date 落在目标月份内的薪资单。从每个 totals 中提取：gross_pay、employer_taxes、employee_taxes、net_pay。然后对相同日期范围调用 list_contractor_payments 并设置 group_by_date=true，提取 total.wages 和 total.reimbursements。承包商总额仅涵盖美国承包商——需在汇总表脚注中说明。
• QuickBooks Payroll — 使用 qbo_payroll_get_company_last_payroll_run 获取最近一次薪资发放；月内更早的薪资发放记录来自薪资汇总导出。（首次结账前请确认。）

与账本交叉核对：实发工资加雇主税费再加承包商工资，应等于当月的薪资费用行。差额超过 0.50 即为对账事项——通常是薪资发放被记入错误月份，或薪资日记账尚未过账。

仅汇总数据，不含个人信息。 汇总表仅包含当月总额和发放次数。员工姓名、薪酬标准或个人金额均不得从连接器输出——这些属于薪资数据，应由 payroll-prep 处理。字段映射见 reference/v2_sources.md。

第 6 步 — 所有者签署确认关卡

在继续之前提交摘要：

Needs attention (uncategorized or unreconciled):  X of X resolved
Settlement discrepancies:                        X flagged, X resolved
Suspicious duplicates:                           X flagged, X cleared
Missing receipts:                                X outstanding
Payroll cross-check:                             matched / X difference / no payroll connector

询问：“是否准备好撰写损益表摘要并导出结账汇总包？”

未获得明确确认前，请勿进行第 7–8 步。

第 7 步 — 撰写损益叙述

用通俗语言总结当月情况——即所有者可能与配偶或会计师分享的那种内容，而非 CFO 备忘录。篇幅约 150–250 字。

结构：

1. 标题 — 一句话，例如：“3 月净收入为 AUD 12,400，较 2 月增长 6%。”使用货币代码，不要单独使用货币符号。
2. 收入 — 说明驱动该数字的因素；如果数据显示集中于某些产品、服务或客户，请列出其名称。
3. 毛利率 — 说明是保持、上升还是下降，并给出主要原因。
4. 主要费用 — 列出环比变动超过 10% 或超出正常范围的任何项目；每项一句话。
5. 最终结果 — 净收入与上月对比；询问是否有目标可供比较。
6. 关注清单 — 下月需要监控的 1–3 件事。

避免行话；对非通俗表述的术语加以解释（例如“MoM”= 环比）。

完整示例见 reference/examples/pl-narrative.md。

第 8 步：导出结账包

生成两个文件：

close-packet-[YYYY-MM].xlsx：包含三个工作表；连接了工资连接器时为四个：

• P&L：账本的损益数据，已格式化
• Reconciliation：并排展示已匹配和已标记的交易
• Action Items：所有未完成的标记项（未分类、缺少收据等）
• Payroll：第 5a 步的工资合计，与账本中的工资费用并列，并附差额

close-packet-[YYYY-MM]-summary.pdf：一页：

• 顶部显示月份和企业名称
• 关键数据（收入、毛利率百分比、净利润）
• 第 7 步的损益说明
• 未完成行动项的数量（如有）

将两个文件保存到桌面（或用户指定的路径）。确认文件位置。

有关列规格和 PDF 版式的详细信息，请参阅 reference/close-packet-format.md。

另外，请根据所有者保存的输出偏好交付结账页面，切勿默认生成 Markdown 文件。请检查 ## Business context 块中的 Output preference（共享样式指南规则，../../shared/artifact-style.md）：

• 可视化成果物（默认）： 以符合整体风格的 HTML 页面呈现结账内容，作为聊天摘要和文件的补充，而非替代。收入、毛利率百分比和净利润以数据卡片展示，并将环比变化作为上下文行；对账结果为表格，金额使用等宽数字；每个标记项带有状态标签：已核对为良好，缺少收据和未分类项为警告，未解决的结算差额和重复项为严重；损益说明和未完成事项清单各放入一个面板。
• docx / md / notion / canva 偏好： 以对应形式交付相同内容：DOCX 或 Markdown 文件；通过连接器创建 Notion 页面（使用指定的目标名称，绝不覆盖已有页面）；或通过 Canva 连接器创建 Canva 文档（每次运行新建设计，并以日期命名；表格转为列表）。如果未连接 Notion 或 Canva，则回退为可视化成果物，并说明原因。xlsx 结账包和 PDF 保持原有格式。
• Best for 技能： 使用可视化成果物。结账需要在屏幕上审阅后，才会将结账包发送给会计师。

第 9 步：结账之后

用一行说明已结账的内容和仍未完成的内容。然后提供最相关的一个后续步骤，另外最多附带两个相近的选项：

• “现金流预测”会基于刚结账的数据运行 cash-flow-snapshot。
• “生成报告”会运行 report-builder，发布并分发结账包。
• “税务”会在季度或年末临近时运行 /tax-prep；仅当业务上下文显示国家为美国时才提供，因为该链路的税务计算基于美国联邦税制。

最多提供三个选项。切勿重复所有者在本次会话中已拒绝的选项。

审批关卡

• 切勿对已申报的月份进行对账。 拉取数据前，请确认账簿仍处于开放状态。
• 切勿直接作废或修改账本交易。 仅提示标记项；由所有者在账本中进行更改。
• 在生成输出之前，务必在第 6 步暂停。 未解决的标记项必须经确认或明确跳过。
• 切勿在结账包中提供个人薪资、社会安全号码或银行账号，仅限日记账合计数（../../shared/personal-data.md）。

优雅降级

缺失的连接器	替代方案
QuickBooks	要求提供两份单独的导出文件：损益表（Profit & Loss）报告，以及按科目划分的交易明细（Transaction Detail by Account）报告。单个文件无法同时包含两者；如果只要求"一份 QB 导出文件"，最终只会得到其中一份，还需要再来回一次
Xero	要求提供两份导出文件：损益表（Profit and Loss）报告，以及选中所有科目的科目交易（Account Transactions）报告；另加银行对账界面中的未核对行数，因为任何导出文件都不包含该数据
NetSuite 或 MYOB	要求将该月的损益表和交易明细作为两份导出文件提供；MYOB 不保存银行余额，因此银行端数据需要来自银行对账单
Zoho Books	即使已连接，也要求提供损益表导出文件（没有报告接口）和银行对账单（没有银行交易数据流）；账簿明细和未分类数量来自连接器。未连接时：补充提供科目交易导出文件
支付处理商	要求从处理商网站下载结算 CSV 文件。该文件必须包含手续费列，而不仅仅是总金额，否则无法完成第 3 步中的净额对净额匹配
支付处理商已连接，但该期间返回的放款为零	应视为数据缺口，而非真实的零值。说明连接器未返回该月任何数据，要求提供同一份结算 CSV 文件（包括手续费列），并在报告中注明该缺口，而不是对一个空集合进行对账
工资连接器（Gusto、QuickBooks Payroll）	跳过第 5a 步。数据包中没有工资表，摘要中注明"无工资连接器"；账本中的工资费用项仍会出现在损益表中，但未经核对
桌面端（收据）	请用户逐一确认每笔标记费用的收据状态

更多数据源

请阅读 reference/v2_sources.md 了解映射关系：

• Shopify：结算对账作为一等环节。订单、放款和手续费的入账方式各不相同，是常见的无法解释差异来源
• NetSuite：作为账本主档，在该细分市场的大型客户中较为常见；报告和 SuiteQL 提供损益表与账簿明细
• Xero：作为账本主档，有其独特的账簿结构（账单、发票、银行队列），以及其独特的关注信号（未核对的银行行）；映射见 reference/xero-reconcile.md
• MYOB：损益表和应收/应付余额；不保存银行余额，因此结账中的银行端数据需要来自银行对账单
• Zoho Books：作为账本主档，拥有单据账簿（发票、费用、采购订单），以未分类数量作为关注信号的银行余额，且没有报告或银行数据流接口，因此损益表和放款匹配需依赖导出文件；映射见 reference/zoho-books-reconcile.md
• Ramp、Expensify：卡片和费用明细，用于弥合实际支出与已入账金额之间的差距
• Gusto、QuickBooks Payroll：已实际发放的工资数据，包括按月汇总的总工资、雇主税费、实发工资以及承包商付款；第 5a 步据此将账本中的工资费用与实际付款进行核对，而非与计划金额对比。仅提供汇总数据，不会将任何个人数据录入数据包

结账流程相同，数据包相同，但对接的数据源更多。

QuickBooks 汇总字段存在误导。 在引用 QuickBooks 汇总对象中的任何总额之前，请先阅读 ../../shared/quickbooks-report-traps.md：应付账龄汇总会将供应商贷项计入各账龄区间，可能显示负数的逾期金额；损益表汇总可能将费用显示为零，而明细行中实际有数据。应对各行进行求和，或改用明细接口。

参考文件

• reference/quickbooks-reconcile.md — QB 字段映射、API 分页、常见数据问题
• reference/xero-reconcile.md — Xero 账簿定义、未核销行信号、单据级重复项扫描、附件
• reference/zoho-books-reconcile.md — Zoho Books 账簿定义、未分类计数信号、需要导出的内容
• reference/paypal-settlements.md — PayPal、Square 和 Stripe 的结算报告结构
• reference/close-packet-format.md — xlsx 列规范、PDF 版式、文件命名约定
• reference/gotchas.md — 重复项误报、拆分交易、部分月份的边界情况
• reference/examples/pl-narrative.md — 损益表说明示例

使用未列出的工具

本 Skill 中提到的连接器是经过测试的路径，而非唯一选择。如果所有者希望此流程使用尚未连接或未列出的工具，可以提议使用 build-connector。它会先检查连接器目录，若没有对应连接器，则通过 Zapier 进行连接，绝不会直接基于原始 API 手动构建。连接建立后，该工具将与其他可选连接器一样加入本 Skill，并受相同的审批关卡约束。