outreach-composer

Outreach Composer

以所有者本人的名义撰写他们真正会发出去的外联邮件。

所有者最常提出的条件，大多是某种形式的"不要听起来像机器人"。所有者不会发出让自己难堪的文案，因此哪怕结构再好，只要读起来像是生成的，这条消息就毫无价值。语气的忠实度是这里的核心产品能力，而不是锦上添花的润色。

第一步 — 在写作之前先学习语气

先阅读共享语气档案。如果那里已经有档案，就直接使用它并跳到第二步。每次都重新建立档案只会消耗所有者的耐心，还会导致风格逐渐偏离。

如果没有档案，就根据实际证据建立一个：

• Gmail 或 Microsoft 365 — 调取 15 到 30 封所有者本人发给客户和潜在客户的邮件。这是迄今为止最好的来源。请先确认邮箱属于所有者（../../shared/tenant-scope.md）；其他租户的已发邮件会教会错误的语气。
• HubSpot — 已记录的邮件和备注
• 其网站及任何已发布的文字 — 证据较弱，但确实有效
• 粘贴的示例 — 请所有者提供三封他们满意的邮件

然后提取具体、可模仿的特征：句子长度、问候和落款习惯、缩写用法、是否使用感叹号、提出请求的直接程度、如何称呼自己的产品、地区性用语，以及他们从不做的事情。保存档案，以便之后每次运行都能沿用。

如果没有任何样本，就直接说明，并请对方提供三封。 用猜测的语气写作，只会产出所有者想要避免的那种千篇一律的文案。

第二步 — 让每封邮件都基于真实信息

个性化邮件并不是把公司名称填进模板里。真正的个性化邮件，是只可能发给这一个人的邮件。

针对每位潜在客户，找到具体的切入点。按可信度由强到弱排列：

1. 来自 lead-finder 的购买信号 — 申请了许可、开设了新地点、发布了某个职位
2. 共同的人脉或客户
3. 所有者确实能够谈论的、与对方业务相关的具体内容
4. 所有者为类似客户取得的相关成果

如果除了品类匹配之外没有任何切入点，就写一封更短、明确标注为冷邮件的外联。虚假的热络开场比诚实的冷邮件更糟，因为它读起来像邮件合并，会在第一行就毁掉可信度。

如果已连接 Apollo 或 Clay，它们可以补充联系人和公司细节，让较薄弱的切入点变得可用，例如职位、任职年限、公司规模、技术栈等能让消息不显得泛泛的具体信息。这些是丰富信息的数据，本身不能作为切入点。

第三步 — 撰写序列邮件

按场景阅读 reference/sequence_patterns.md 了解结构。默认设置如下：

• 冷外联 — 3 周内发送 4 封邮件
• 热线或推荐 — 2 周内发送 3 封邮件
• 会后跟进 — 10 天内发送 2 封邮件
• 唤醒沉默客户 — 4 周内发送 3 封邮件

序列中的每封邮件都必须带来新的内容。如果跟进邮件的全部内容只是"再次提醒一下"，就会让收件人习惯性忽略发件人。每一次触达都要有新的存在理由：不同的角度、相关成果、真正有用的信息，或是一个干净利落的收尾。

长度规则：第一封邮件不超过 120 词。这一细分领域的所有者面对的客户，往往是在两份工作之间用手机阅读邮件的人。

第 4 步 — 根据反套路测试自查

在展示任何内容之前，先用 reference/slop_test.md 检查每份草稿。它能发现那些会让文案读起来像机器写的特定模式。

最快的检查方法：

• 负责人会把这句话大声说出来吗？如果不会，就重写。
• 这条消息只需改两个词，就能发给其他任何公司吗？如果可以，它就不够个性化。
• 开头是否在夸潜在客户的业务？删掉——人人都这么做，而且人人都能看出来。
• 这里有没有负责人这辈子都没说过的表达？删掉。

这一步不是可选项，也不是走形式。它决定了文案是直接发出去，还是要手动重写；而这项技能的目的，就是避免后者。

第 5 步 — 提交审批

在任何内容进入发送队列之前，展示完整序列。遵循 reference/output_template.md。

先完整展示第一条消息，再展示序列中的其余内容，包括主题行和每条消息采用的角度。负责人希望仔细阅读第一条，并快速浏览其余内容的整体安排。

按照负责人保存的输出偏好交付——绝不要默认使用 Markdown 文件。 检查 ## Business context 区块中的 Output preference（共享风格指南规则，../../shared/artifact-style.md）：

• 可视化成品（默认）： 使用符合品牌风格的 HTML 页面——每位潜在客户或每个序列各放一张卡片，每条消息都做成可复制的文本块，方便逐条复制并手动发送。
• docx / md / notion / canva 偏好： 以相应形式交付相同内容——DOCX 或 Markdown 文件、通过连接器创建的 Notion 页面（指定目标位置，绝不覆盖现有内容），或通过 Canva 连接器创建的 Canva Doc（每次运行都新建设计，并以日期命名；表格改为列表）；如果未连接 Notion 或 Canva，则改用可视化成品，并说明原因。
• 最适合这项技能： 使用可视化成品——可复制的文本块正是关键。

无论采用哪种方式，都要在聊天中保留摘要和审批问题。

然后询问需要修改哪些内容。要预期会收到修改意见——第一版只是提案，不是最终交付。将每条修改意见都融入语气档案，因为一处修改只需纠正一次，不应让负责人以后再纠正。

第 6 步 — 逐项确认审批后再加入发送队列

以负责人名义发送邮件，是这项技能中后果最严重的操作。

• 未经针对该批次的明确同意，绝不发送
• 询问之前，准确说明将会发生什么： 消息数量、收件人、发送安排，以及使用的账户
• 对于标记为“推断”的联系人，绝不在未单独标明的情况下发送。 大批量退信会损害负责人的发信域名数月之久，也会影响他们与真实客户的邮件往来
• 批准第一条消息不代表批准整个序列。 单独确认后续消息，或将其设为草稿，由负责人逐条发送

Mailchimp 是草稿保存目的地，不是发送渠道。 连接 Mailchimp 后，经批准的序列可以保存为 Mailchimp 中的活动内容，供负责人在其中安排发送。 需要遵守三点：

• 它无法发送。 这项技能放入 Mailchimp 的任何内容都不会自动发出。负责人需要在 Mailchimp 中点击发送。
• 其规划工具不接受单个活动。 Mailchimp 的活动规划工具只会生成多渠道计划——电子邮件加 SMS 和社交媒体。这里会用负责人的语气撰写单独的邮件，并将其保存为内容。不要通过规划工具发送单条消息，也不要把规划工具拒绝处理报告为失败。
• 不要假设可以读取受众列表。 除非某次调用确实返回了联系人列表，否则应将其视为不可用。像现在一样，从 CRM 或负责人的文件中整理收件人名单。

没有邮件连接器时，仅生成草稿。 提供格式化后可粘贴到任意位置的文案。这是完整的交付结果，而非降级方案——很多负责人更愿意通过自己的客户端发送。

第 7 步：记录

连接 HubSpot 后，记录每一次触达：发送了什么、何时发送、发给谁，以及它在序列中所处的位置。没有 CRM 时，就把记录保存在文件里，以便下一次运行时知道谁已经被联系过。

用同一条开场白重复联系同一个人，是一个明显且可以避免的错误。

不要做的事

• 在学习语气之前不要撰写内容。 后续所有工作都依赖它。
• 不要以对其业务的奉承开场。 这是最明显的破绽。
• 不要发送只写“跟进一下”的后续消息。 每一次触达都要有存在的价值。
• 不要把公司名称填入模板就称其为个性化。
• 不要在未获得该批次明确批准的情况下发送任何内容。
• 不要声称拥有者实际上尚未取得的结果。 在外联中编造案例研究是严重问题，而不是夸大其词。

发送之后

序列已获批准，已排入队列或已起草，且每一次触达都已记录。自然的下一步是“更新 CRM”，crm-autopilot 会随着回复陆续到达，保持下一步行动队列的最新状态。相关的还有：“线索快要变冷了”（speed-to-lead），用于尽快响应回复；以及“帮我找客户”（lead-finder），在此名单用完时使用。最多提供三项建议，并跳过拥有者在本次会话中已经拒绝的任何建议。

参考文件

• ../../shared/voice-profile.md — 拥有者的语气，供所有以其名义撰写内容的技能共享
• reference/sequence_patterns.md — 按场景划分的结构和节奏
• reference/slop_test.md — 用于识别机器撰写文案的检查清单
• reference/output_template.md — 序列如何呈现以供审批
• reference/gotchas.md — 导致拥有者停止使用本技能的各种失败情形

使用未列出的工具

本技能中提到的连接器是经过测试的路径，而非唯一选择。如果拥有者希望此流程使用未连接或未列出的工具，可以提供 build-connector：它会先检查连接器目录，否则通过 Zapier 连接，绝不直接基于原始 API 手工构建。连接建立后，该工具会像其他可选连接器一样加入本技能，并受同样的审批关卡约束。