procurement-summarization

采购摘要

概述

此技能提供一种结构化的方法，用于总结 ServiceNow Sourcing and Procurement Operations 中的采购运营情况。它可以帮助你：

• 从 sn_proc_case 检索并整合采购案例详情
• 总结供应商沟通、审批链和案例进度
• 使用 proc_po 和 sn_proc_invoice 分析不同供应商、类别和时段的支出
• 生成管道报告，展示各阶段的请购单、PO 和发票
• 识别审批工作流、供应商响应和履约中的瓶颈

适用场景： 采购经理需要了解案例工作量、支出趋势、管道状况，或需要准备采购运营高管报告时。

前提条件

• 角色： sn_procurement.manager、sn_procurement.analyst 或 procurement_admin
• 插件： 已激活 com.sn_procurement（Sourcing and Procurement Operations）
• 访问权限： 对 sn_proc_case、proc_po、proc_po_item、sn_spo_requisition、sn_proc_invoice、core_company 具有读取权限
• 知识： 熟悉组织的采购工作流阶段和审批层级

操作步骤

步骤 1：检索采购案例

查询活跃的采购案例，了解当前工作量和状态分布。

使用 MCP（Claude Code/Desktop）：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_proc_case
  query: active=true^ORDERBYDESCsys_updated_on
  fields: sys_id,number,short_description,state,priority,category,vendor,assigned_to,assignment_group,opened_at,sys_updated_on,approval,requested_by
  limit: 50

按日期范围或类别筛选：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_proc_case
  query: opened_at>=javascript:gs.beginningOfLast30Days()^category=contract_request
  fields: sys_id,number,short_description,state,priority,category,vendor,assigned_to,opened_at
  limit: 50

使用 REST API：

GET /api/now/table/sn_proc_case?sysparm_query=active=true^ORDERBYDESCsys_updated_on&sysparm_fields=sys_id,number,short_description,state,priority,category,vendor,assigned_to,assignment_group,opened_at,sys_updated_on,approval,requested_by&sysparm_limit=50&sysparm_display_value=true

步骤 2：收集案例沟通记录和工作备注

提取日志条目，总结供应商互动和内部备注。

使用 MCP：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sys_journal_field
  query: element_id=[case_sys_id]^element=work_notes^ORelement=comments^ORDERBYDESCsys_created_on
  fields: sys_id,element,value,sys_created_on,sys_created_by
  limit: 30

使用 REST API：

GET /api/now/table/sys_journal_field?sysparm_query=element_id=[case_sys_id]^element=work_notes^ORelement=comments^ORDERBYDESCsys_created_on&sysparm_fields=sys_id,element,value,sys_created_on,sys_created_by&sysparm_limit=30

步骤 3：检查审批状态

查询审批记录，以识别待审批事项和瓶颈。

使用 MCP：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  query: document_id=[case_sys_id]^ORDERBYDESCsys_updated_on
  fields: sys_id,approver,state,sys_updated_on,comments,source_table,group
  limit: 20

查看整个管道中待审批事项的情况：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sysapproval_approver
  query: state=requested^source_table=sn_proc_case^ORDERBYsys_created_on
  fields: sys_id,approver,document_id,state,sys_created_on,group
  limit: 50

使用 REST API：

GET /api/now/table/sysapproval_approver?sysparm_query=document_id=[case_sys_id]^ORDERBYDESCsys_updated_on&sysparm_fields=sys_id,approver,state,sys_updated_on,comments,source_table,group&sysparm_limit=20&sysparm_display_value=true

步骤 4：按供应商和类别分析支出

查询采购订单，整理支出摘要。

使用 MCP：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: proc_po
  query: ordered_date>=javascript:gs.beginningOfLast90Days()^state!=cancelled
  fields: sys_id,number,vendor,total_cost,state,ordered_date,currency,category
  limit: 200

按供应商汇总：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: proc_po
  query: ordered_date>=javascript:gs.beginningOfLastQuarter()^state!=cancelled^vendor=[vendor_sys_id]
  fields: sys_id,number,total_cost,state,ordered_date
  limit: 100

使用 REST API：

# All POs from last 90 days
GET /api/now/table/proc_po?sysparm_query=ordered_date>=javascript:gs.beginningOfLast90Days()^state!=cancelled&sysparm_fields=sys_id,number,vendor,total_cost,state,ordered_date,currency,category&sysparm_limit=200&sysparm_display_value=true

# Spend for a specific vendor
GET /api/now/table/proc_po?sysparm_query=vendor=[vendor_sys_id]^ordered_date>=javascript:gs.beginningOfLastQuarter()^state!=cancelled&sysparm_fields=number,total_cost,state,ordered_date&sysparm_limit=100&sysparm_display_value=true

步骤 5：生成管道报告

查询请购单、PO 和发票，展示采购管道情况。

使用 MCP：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_spo_requisition
  query: state!=cancelled^sys_created_on>=javascript:gs.beginningOfLast30Days()
  fields: sys_id,number,state,requested_by,total_estimated_cost,sys_created_on,approval
  limit: 50

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_proc_invoice
  query: state!=cancelled^sys_created_on>=javascript:gs.beginningOfLast30Days()
  fields: sys_id,number,state,vendor,invoice_amount,due_date,po_number
  limit: 50

使用 REST API：

# Requisitions in pipeline
GET /api/now/table/sn_spo_requisition?sysparm_query=state!=cancelled^sys_created_on>=javascript:gs.beginningOfLast30Days()&sysparm_fields=sys_id,number,state,requested_by,total_estimated_cost,sys_created_on,approval&sysparm_limit=50&sysparm_display_value=true

# Invoices in pipeline
GET /api/now/table/sn_proc_invoice?sysparm_query=state!=cancelled^sys_created_on>=javascript:gs.beginningOfLast30Days()&sysparm_fields=sys_id,number,state,vendor,invoice_amount,due_date,po_number&sysparm_limit=50&sysparm_display_value=true

步骤 6：编制采购摘要

将数据整理成结构化报告：

=== PROCUREMENT OPERATIONS SUMMARY ===
Period: [start_date] to [end_date]

CASE WORKLOAD:
Total Active Cases: [count]
By State: New [n] | In Progress [n] | Pending Approval [n] | Resolved [n]
By Priority: P1 [n] | P2 [n] | P3 [n] | P4 [n]
Avg Case Age: [days] days

APPROVAL BOTTLENECKS:
Pending Approvals: [count]
Oldest Pending: [case_number] - waiting [days] days for [approver_name]
Top Delayed Approvers:
  1. [approver] - [count] pending, avg [days] days
  2. [approver] - [count] pending, avg [days] days

PIPELINE STATUS:
Requisitions: [count] open ($[total_value])
Purchase Orders: [count] open ($[total_value])
Invoices: [count] pending ($[total_value])

SPEND ANALYSIS (Last 90 Days):
Total PO Spend: $[amount]
Top Vendors:
  1. [vendor_name] - $[amount] ([count] POs)
  2. [vendor_name] - $[amount] ([count] POs)
  3. [vendor_name] - $[amount] ([count] POs)

KEY OBSERVATIONS:
- [bottleneck or risk identified]
- [trend noted]
- [action recommended]

工具用法

MCP 工具参考

工具	使用时机
SN-Query-Table	查询案例、PO、请购单、发票和审批
SN-Natural-Language-Search	使用自然语言搜索（例如，“显示上周的所有采购案例”）
SN-Get-Record	通过 sys_id 检索单个案例或 PO 记录

REST API 参考

端点	方法	用途
/api/now/table/sn_proc_case	GET	查询采购案例
/api/now/table/proc_po	GET	检索采购订单以分析支出
/api/now/table/sn_spo_requisition	GET	查询管道中的请购单
/api/now/table/sn_proc_invoice	GET	查询发票以跟踪付款
/api/now/table/sysapproval_approver	GET	检查审批状态
/api/now/table/sys_journal_field	GET	检索案例工作备注和评论
/api/now/table/core_company	GET	供应商详情

最佳实践

• 使用显示值： 在 REST 调用中始终添加 sysparm_display_value=true，以便读取供应商和用户名称
• 限定时间范围： 始终为查询设置日期范围，避免提取过多数据
• 按状态分组： 按状态总结案例和 PO，以便快速识别工作受阻之处
• 跟踪处理时长： 标记任何超过 SLA 阈值的案例或审批（例如，5 个工作日）
• 统一货币： 汇总不同供应商的支出时，确保所有金额使用相同货币
• 定期刷新： 采购管道变化迅速；应按固定间隔重新生成摘要

故障排除

“未找到采购案例”

原因： 如果组织使用自定义案例表，sn_proc_case 表可能尚未填充 解决方案： 请向管理员确认正确的表名；有些组织会直接扩展 task 表来记录采购案例

“支出总额似乎不正确”

原因： 可能包含已取消或重复的采购订单，也可能需要进行货币换算 解决方案： 确保查询排除 state=cancelled；检查 currency 字段，并在求和前换算为基础货币

“缺少审批记录”

原因： 审批可能通过工作流处理，而非使用 sysapproval_approver 表 解决方案： 检查 wf_context 和 wf_executing 表，查找与案例关联的工作流审批

“无法获取请购数据”

原因： com.sn_sourcing 插件可能尚未激活 解决方案： 确认插件已激活；请购数据需要 com.sn_sourcing 或 com.sn_procurement

示例

示例 1：每周采购仪表板

场景： 采购经理需要每周状态摘要。

步骤：

1. 查询所有未结案例：42 个未结案例，其中 8 个待审批
2. 查询最近 7 天的采购订单：新增 15 个采购订单，总计 $234,500
3. 检查待审批事项：3 项审批已等待 5 天以上
4. 查询发票：12 张发票待匹配，总计 $89,200

输出：

WEEKLY PROCUREMENT SUMMARY (Mar 12-19, 2026)

CASES: 42 active (8 new this week)
  Pending Approval: 8 | In Progress: 22 | Awaiting Vendor: 12

BOTTLENECK ALERT:
  3 approvals stalled 5+ days - Finance VP approval queue

PIPELINE:
  Requisitions: 18 open ($412,000 estimated)
  Purchase Orders: 15 new this week ($234,500)
  Invoices: 12 pending match ($89,200)

SPEND THIS WEEK: $234,500 across 6 vendors
  Top: TechSupply Inc - $98,000 (3 POs)

示例 2：供应商沟通摘要

场景： 分析师需要汇总某个供应商争议案例的所有沟通记录。

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sn_proc_case
  query: number=PROC0005678
  fields: sys_id,number,short_description,state,vendor,category,opened_at,assigned_to
  limit: 1

然后检索工作备注和评论：

Tool: SN-Query-Table
Parameters:
  table_name: sys_journal_field
  query: element_id=[case_sys_id]^element=work_notes^ORelement=comments^ORDERBYDESCsys_created_on
  fields: element,value,sys_created_on,sys_created_by
  limit: 50

输出：

CASE PROC0005678 - VENDOR COMMUNICATION SUMMARY
Vendor: Global Parts Ltd | Category: Price Dispute | State: In Progress

TIMELINE:
Mar 18 - [Analyst] Vendor agreed to credit $2,400 for overcharge
Mar 16 - [Vendor] Responded: pricing error on catalog item SKU-4421
Mar 14 - [Analyst] Sent formal dispute letter with PO and invoice evidence
Mar 12 - [System] Case created from invoice exception INVCASE0001234

RESOLUTION PATH: Credit memo expected by Mar 25

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